秘书接待工作的原则范文

秘书接待工作的原则范文第1篇

原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志，是行为主体用来规范、约束自己言行的：而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件.是外界(对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等)希望行为主体做到的。秘书工作作为一项专业化的社会职业，它具有秘书工作特有的原则与基本要求。



1、准确原则

准确原则，是对秘书工作的质量要求。

秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误。遵循这一原则，就可以在很大程度上确保领导工作和机关工作的正确性，维护了领导工作和机关工作的权威性。

坚持秘书工作的准确原则，必须做到：要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策;要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料;要准确地判断和贯彻领导意图;要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项;要准确地进行文字表达和口头表达。



2、及时原则

及时原则，是对秘书工作的效率要求。

坚持秘书工作的及时原则，必须做到：要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中;要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果;要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下功夫去做，直到取得满意的成果;要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。

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3、严谨原则

严谨原则，是对秘书工作的作风要求。 秘书工作属于事务性工作。由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。 坚持秘书工作的严谨原则，必须做到：要严密地思考，尽量做到没有疏漏;要周详地运作，尽量做到万无一失;要谨慎地行事，尽量做到谦虚而又谨慎。



4、同步原则

同步原则，是对秘书工作的态势要求。秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。保持秘书工作与领导工作同步运行的态势，理应成为秘书工作的原则之一。

坚持秘书工作的同步原则，必须做到：要同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思路，既有对当前和今后工作的宏观思考，又有对具体工作的微观思考，一位合格的秘书，应尽量做到与领导者同步思维;要同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领导行动，对此，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到招之即来，挥之即去;要同步提高，秘书人员必须努力提高自己的综合素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步，否则，秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。 

5、保密原则

保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都必须严守党和国家的秘密，不得有失泄密的行为发生。 坚持秘书工作的保密原则，必须做到：要强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识、深刻的了解，以保持高度的警惕性;要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保密法规，明确国家秘密的定义、范围和等级，以及保密工作的方针、制度和法律责任;要严守保密纪律，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。

一、机要性与群众性相统一

秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语“秘书”一词，就包含有“秘密”的意思。英语中的“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”，俄语中的“ceKpemapB”(秘书)一词中的词干“cekpem”，它们的意思都是“秘密”。这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机 密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。革命战争年代，我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部，担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央的安全，夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个核心要害部门，秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争，实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现;在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。正因为如此，古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格的保密纪律，严守各种机密。我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的，专门制定颁发了机要秘书工作的规定，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观需要。因为办公厅是一个要害部门，是一个核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，机密知道的比较多。所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。

但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的，也是为群众服务的。这种服务既有间接性，也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的，因为领导是为人民群众服务的。秘书人员处理群众来信，接待群众来访，进行调查研究，协调机关工作就是直接面对群众的工作。人们常说，秘书部门是机关的“窗口“和“门户”，也是从这个意义上说的。因此，秘书人员必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众的疾苦，及时向领导反映群众的心声，成为领导联系群众的桥梁，而不是横在领导与群众之间的一堵墙。

秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，二者相互依存，相互结合，不可分割。如果只看到秘书工作的机要性，而忽视秘书工作的群众性，把自己完全封闭起来，拒群众于干里之外，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明，滋生官僚主义和衙门作风，损害领导机关的形象和威信;反之，如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系，既要始终坚持密切联系群众，又要时刻注意保守机密。但是，就秘书工作的个性特征而言，机要性是它的主要方面，因而，当保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。

二、综合性与专业性相统一

秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。各级秘书部门和秘书人员，作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政;必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要;必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书工作。

另一方面，秘书工作又具有很强的思想性。这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据;在决策形成过程中起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实;在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。所有这些工作，都渗透着极强的思想性。我们说“秘书是领导的参谋”，正是从这个意义上说的。在改革开放的新形势下，领导决策科学化、民主化进程不断加快，秘书工作在领导决策过程中的地位和作用越来越重要，秘书工作的思想性更加突出。这一特点要求秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高思想理论水平;必须认真学习党的基本路线和各项方针政策，努力提高政策水平;必须学习和研究秘书参谋理论和方法，培养宏观思维能力，“议大事，想全局，懂本行”，努力提高谋略水平，紧紧围绕领导重大决策和单位中心工作，搞好秘书服务，坚决防止和克服“忙忙碌碌的事务主义”倾向。

秘书工作是事务性与思想性的对立统一。首先，二者是相互渗透的。一方面，秘书工作在整体上具有极强的思想性，但就局部而言，即使是思想性很强的工作，也或多或少地带有事务性。另一方面，秘书部门日常平凡的事务工作，又无不具有内在的思想性。其次，二者是相互影响的。事务性是秘书工作的基础性工作，思想性主要是在处理事务中体现出来的，离开事务性工作，秘书工作的思想性就失去存在的基础和本体;思想性是秘书工作的灵魂和“内核”，是做好事务工作的关键所在，离开思想性，秘书工作就失去方向和目标，办事效率不可能高。第三，二者是有主从关系的。在秘书工作中，思想性是主导方面，事务性是从属方面，但我们决不能因此而忽视事务工作。一个优秀的秘书工作者，必须对事务工作有这样的思想准备：不怕繁杂，不嫌琐碎;又要充分认识事务工作中蕴含的思想性，在具体的事务工作中突出思想性。只有这样，才能充分发挥参谋和助手作用。

四、被动性与主动性相统一

秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：第一，作为领导者的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行事，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处于被动地位的。第二。秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。

我们承认秘书工作中的确存在着被动性的一面，但并不是说被动性就是秘书工作的一个特点。事实上，许多工作都存在着被动性的一面，被动性并非秘书工作所独有。被动性与主动性，是指秘书工作主体自由度的大小而言的，因而把被动性作为秘书工作的特点之一是不科学的。秘书人员在工作中尽管要受到领导意图的制约，但他们仍然具有发挥主观能动性的广阔天地。例如，秘书人员应当善于领会领导意图，紧紧围绕中心工作寻找主动出击的方向;应当具有超前意识，增强工作的预见性和计划性;应当勤于动脑，多思善想，积极主动向领导提出工作建议;应当注意各种情况和资料的积累，随时掌握准确、全面、有用的信息，等等，所有这些，都离不开秘书人员的主动性。秘书工作实践反复证明：哪个单位的秘书人员积极主动，工作活跃，哪个单位秘书工作的职能作用就发挥得好，就能得到领导的褒奖和机关的信赖;反之，哪个单位的秘书人员消极被动，疲于应付，哪个单位的秘书工作的职能作用就不能得到有效发挥，就不能适应领导工作的需求。“有作为，才能有地位”，这句话道出了秘书工作的真谛。马克思主义认为，人类区别于其它动物最根本的特征，就是人具有主观能动性。人类不但能动地认识世界，而且能动地改造世界。作为秘书工作主体的人，只有充分发挥主观能动性，才能适应领导工作的辅助需要，产生重要的影响。例如，秘书人员在纷繁的信息中筛选出重要信息，常常成为领导决策的重要依据;秘书及时收集、分析反馈信息，可以帮助领导纠正工作偏差;领导决策后，秘书要提出实施方案经领导批准后下达，整个机关才开始行动，从这一点上说，秘书的行动往往是机关一系列行动的开始，因而是主动的。

综上所述，秘书工作既有被动性的一面，更有主动性的一面，是被动性与主动性的辩证统一，秘书人员必须正确认识和处理被动性与主动性的关系。只看到秘书工作的被动性，看不到秘书工作的主动性，是一种片面的认识，这种错误认识必然导致秘书人员把自己完全置于被动应付的地位，满足于领导叫干什么就干什么，工作中遇到什么就办什么，没有半点主动性，是肯定做不好秘书工作的。另一方面，如果不承认秘书工作有被动性，无限夸大秘书工作的主动性，秘书人员就有可能离开自己的辅佐位置，摆脱领导意图的控制，产生越权行为，同样会导致秘书工作的失败。正确的方法是，秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。只有这样，才能适应领导工作的辅助需求。在被动性与主动性这对矛盾体中，主动性是它的主导方面，是决定秘书工作成败的关键因素。因此，秘书人员必须充分发挥主动性。

五、经常性与突击性相统一

秘书工作既有经常的常规性工作，又有临时的突击性工作，形成了秘书工作经常性与突击性的对立统一。

所谓常规性工作，既包括经常出现、反复进行的工作，如办文、办事、办会、办信、接访等;又包括周期性的工作，如年初的计划，半年和年终总结，重大节日领导活动安排等。常规性工作往往事先有预见，有计划，执行有依据，秘书部门内部分工较明确，秘书人员只要各司其职，各负其责，按章办事，就能保证机关工作正常运转。秘书做好常规性工作，有利于提高领导机关的整体工作效能，使整个机关像一部机器有效运转。秘书部门应注意各项常规性工作的连续性，作好妥善安排，定期向领导汇报情况。还应注意在常规工作中总结经验，积累资料，探索特点和规律。特别应保持对新事物的敏感，善于从常规工作中发现新情况，研究新问题，提出新办法，切忌因循守旧，固步自封。

所谓突击性工作，一方面是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书突击处理的事项，如重大灾情、社情、重大事故等偶发事件，必须刻不容缓地突击处理;另一方面，也指秘书临时完成某项突击性任务，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料，等等。所有这些，秘书必须按照领导要求突击完成，不得延误。处理重大突发事件，要求秘书人员胆识兼备，善于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静;完成突击性任务，要求秘书人员具有过硬的素质，吃苦的精神，顽强的作风，快速的时效。总之，做好突击性工作是对秘书人员素质与能力的全面检验。

秘书接待工作的原则范文第2篇

(一)接待规格及接待计划的主要内容

1.接待规格划分

接待规格有3种：(1)高规格接待;(2)对等接待;(3)低规格接待。

2.影响接待规格的因素

影响接待规格的因素有：(1)对方与我方的关系;(2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格;(3)对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

3.接待计划的主要内容

接待计划的内容有4项：(1)确定接待规格;(2)日程安排;(3)经费运算;(4)工作人员。

(二)制定接待工作计划的程序

制定接待计划的程序是：了解背景资料草拟接待计划与本单位相关部门沟通情况与来访者沟通情况报请上司申批。

(三)制定接待工作计划的注意事项

秘书接待工作的原则范文第3篇

职务：行政前台

上级主管：行政人事部经理

工作对象：全司人员

主要职责：

1.

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5.

6.

7.

8.

9. 日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。 公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档。 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。 对设备遥控板、个人办公区域的管理。 公司办公用品、日用品的日常管理工作(采购、发放、管理)。 日常的打印、复印以及相关设备的检查。(日后涉及“使用管理”) 行政前台 行政人事专员 信息技术专员

10. 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排;

11. 非长期性预订车辆的管理和费用结算;

12. 公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位，如保洁公司、

物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通;

13. 库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。

14. 档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。

15. 本人工作管理。按日提报工作写实，按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结，按年提报工作报告;通过定期对本职工作

的总结，以完善和提高现有工作水平;

16. 公司负责人及部门经理交办的其他工作。

工作流程和工作要求：

1. 接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。

工作流程：

1) 客户进门起身迎接并询问来访事由，登记《客户来访登记簿》，了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司

领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人;若有事宜，尽量选用转告方式。

2) 如有必要，安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻;

3) 准备招待茶水饮料;

4) 通知相关工作人员有人来访;

5) 每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别;

6) 客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;

7) 若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访

者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明;

8) 及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复;

9) 及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。

注意事项：

1)

2)

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2. 接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室; 《客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录归档; 及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复; 不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。

工作流程：

1) 电话响铃一声后，立即接听，“您好，捷时特物流”，同时注意礼貌和商务用语;

2) 接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作;但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和;

3) 对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话;

4) 通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

5) 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的;

6) 将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上;

7) 记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

8) 及时将用完的《来电记录表》归档。

注意事项：

1) 来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和;

2) 了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相

关工作人员;

3) 如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，(通知方法详见“通知流程”);

严禁事项：

1)

2)

3)

3. 来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁; 未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误; 《来电记录表》按不及时归档。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 工作流程(邮件签发及费用结算)：

1) 总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在《LPL邮件发送登记表》上登记后，交行政前台统一寄出。

2) 合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《LPL邮件发送登记表》的备注相关规定，填写详细的信息，以备日后跟踪核查。

3) 需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写《LPL邮件发送登记表》，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托

运，自行寄出”。

4) 根据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。

5) 对未按期收到邮件的情况做以记录，了解原因;月度超过2次事件后应汇报部门经理，提出解决办法。 工作流程(邮件签收)：

1)

2)

3) 公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台在《LPL邮件签收登记表》(附件2)上签收登记后，再分发至各收件人处。 收件人在收到行政前台分发的邮件后，应在《LPL邮件签收登记表》上签字确认。 邮件、物品一经签收，签收人即对公司邮件、物品承担保管责任;如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的，签收人

承担相应责任。

4)

5)

6)

7) 如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作。 如收件人不在公司，行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收;如本部门其他同事也无人在司时，行政人事部应电话告知收件人，按其要求保管邮件、物品或转交他人。 代收文件后，签收人应第一时间通知收件人，及时处理邮件、物品。否则，签收人应承担因此延误的相关责任。 对公司丢失文件情况做以记录，了解原因，马上汇报部门经理，提出解决办法。

严禁事项：

1) 收件人未在《LPL邮件签收登记表》签收文件，就擅自领走文件。

2) 行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前，擅自将文件放置在办公桌上。

3) 不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。

4. 公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档。

工作流程(非电子邮件类)

1) 前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字，

发文中还需要求收件人签字;

2) 前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字，如需本部保存的，需要及时归档;

3) 前台应(电话确认或网络查询等方式)确保本人经办的文件对方已收到;

4) 将《收文明细》/《发文明细》分别按项目分类归档。

注意事项：

1) 详细填写《收文明细》/《发文明细》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容;

2) 及时转交给相关人员;

3) 按项目分类归档。

工作流程(电子邮件类)

1) 前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等;

2) 在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件

夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹;

3) 将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》/《发文明细》中记录，收/发方式在备注中注明;

4) 及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到;

5) 当天工作结束后，将接收/发送的文件归档。(日后需要整理后存至服务器相应项目文件夹中。)

注意事项：

1) 了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找;

2) 及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到;

3) 按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

5. 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。

工作流程：

1) 每天早上9：00、中午13：20和下午17：55检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)的卫生和办

公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物;下班后，保证门、窗的关闭，电脑、空调等电源的切断;

2) 保证办公家具、装修墙面、地面等的完好，每日检查并做记录《办公区检查表》，如出现问题，立刻予以修复;重大问题需要上报部

门经理审批。

3) 总经理办公室的环境保持及检查;

4) 保持办公区空气清新，公共办公区域和总经理办公室及各办公室开窗，以便空气流动;

5) 报刊整理整洁有序，废旧报刊、家具等处理及时(处理费用定期上交财务部门)，计入《备用金流水帐簿》;

6) 做好《消耗品领用登记》;

6. 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查

工作流程：

1) 了解外用保洁、植物租摆租赁的服务内容;

2) 对每次相关服务做好检查和监督工作，并做好相关记录;

3) 及时对检查问题与相应单位沟通解决，并作出记录，定期归档。

注意事项：

1) 对外用单位相关服务进行审核;

2) 做好相关记录，并及时上交存档。

3) 相关记录：《植物租摆维养记录》、《植物租摆更换记录》、《保洁情况记录表》

7. 对设备遥控板、个人办公区域的管理

工作流程：

1) 空调、投影等遥控板集中管理;

2) 上、下班时检查所有的电源开关;

3) 检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。

注意事项：

1) 遥控板是否在各办公室使用后没有归还;

2) 人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开;

3) 人员下班后，图纸、重要文件不得随意铺在办公桌上没有收捡。

8. 公司办公用品、日用品的日常管理工作。(采购、发放、管理)(主要内部发放、属于必备品)

工作流程：

1) 保证公司办公用品(办公文具、打印纸、门卡、钥匙等)、日用品(茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等)的充足，定期、及时补给;

2) 购买物品及时填写《入库单》

3) 保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给，保证正常办公供应;

4) 依据《办公用品领用表》核发员工办公用品;

5) 按季度，与行政人事专员共同盘查办公用品、日用品库存，并签署库存盘查单，及时归档。

6) 严禁铺张浪费。

9. 日常的打印、复印以及相关设备的检查。

工作流程：

1)

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4) 每天早上上班时间检查打印机、复印机、考勤机、电话机等设备，如出现异常，第一时间要求信息技术专员予以维修。 保证办公区打印纸的及时补充; 做好各类纸张(财务单据、白纸、再生纸、废纸、红头文件)的分类工作; 及时做好废纸的销毁和处理;(带有财务数据和公司重要内容的纸张必须通过碎纸机销毁)。

注意事项：

1. 熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸;

2. 完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源;

3. 打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修;

4. 节约资源，爱惜纸张;

10. 公司领导、员工、客户的住宿、车辆、用餐的预定和安排;临时性用车的车辆管理和费用结算。

工作流程：

1) A 住宿预定：预定前，需要了解住宿人员的住房要求，内容涉及：酒店星级、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是

否24小时热水、是否能够上网、是否配备电脑、是否含早餐;客人是否需要无烟房，床大小的要求等;费用支付方式(仅预定或挂账或代垫等);酒店是否需要现金或刷卡等。

2) 酒店预定后确认：最好有纸质(盖章签字)的传真确认，以保证预定成功;

3) 酒店预定完毕后，需要短信或邮件告知预定信息：A内容参见第1条;B告知赴前台后报的信息;C如何抵达酒店路线及酒店电话。

4) 酒店预订单应及时归档。《酒店预订单》文件夹。

5) B 车辆预定：预定前，需要了解：坐车人数、天数、车型要求、司机要求;预定时，要保证车况良好、司机驾驶技术娴熟、职业习惯

良好;

6) 车辆使用前确认：必须拿到租赁公司的《派车单》，方可使用车辆。否则，车辆出现任何事故及引起的一切责任将无法确保承担责任

单位。

7) 车辆使用后，需要双方补充《车辆使用费用表》。

8) 租赁费用结算以双方签字确认的《派车单》和《车辆使用费用表》

9) C 餐厅预订。日常中，多了解当地特色的酒店和餐厅，按酒店级别和菜系等进行分类。预定前，需要了解预订要求，内容涉及：酒店

消费水平、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是否带卫生间、是否有最低消费;酒店是否需要现金或刷卡等。

11. 非长期性预订车辆的管理和费用结算;

工作流程：

1) 建立《非长期性预订车辆管理档案》;

2) 根据《派车单》《车辆使用费用表》，按月度与车辆租赁公司结算相应费用;

3) 通过使用人，记录使用车辆的车况、司机驾驶技术和服务水平，按月度作出评估;同时向公司提出是否进一步与车辆租赁公司合作的

意见和建议。

12. 公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位，如保洁公

司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通。

工作流程：

1) 后勤管理。

2) 了解公司与各对应单位的合同规定，对方的职责范围;是否出现提供的服务与合同不符的地方;通过日常工作记录，对各对应单位进

行评估，为公司选择服务单位意见和建议;

3) 了解各类费用结算周期和支付标准;

4) 按期支付，不得因延迟支付影响办公区的正常办公;严禁出现因个人原因，出现公司停水、电，或电话、网络无法使用的情况;

5) 结算时，核对实际使用费用和结算费用是否相符。

6) 对于需要改进的方面，应及时回报反馈意见，并提出改进意见和方案，上报部门经理审批。

7) 对各对应单位进行评估，为公司次年选择服务单位提供意见和建议。

13. 库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。

工作流程：

1) 每季度末(月度20日-30日)，本人作为盘点人，行政人事专员作为监盘人，进行库存盘点，签署库存盘点确认表，备行政人事部

经理处。

2) 每年末(月度20日-30日)，本人作为盘点人，行政人事专员作为监盘人，部门经理作为审核人，进行库存盘点，签署库存盘点确

认表，备行政人事部经理处。

3)

4) 盘点合格标准：库存剩余=购买总数-领用总数所需文件：《入库单》、《领用单》

14. 档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。

工作流程：

1)

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2) 每季度末(月度20日-30日)，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表，提报审核; 文档列表交予部门经理，需要与实际文档进行核对; 审核通过后，电子文档备存部门经理处。 审核合格标准：工作要求中的各类签署表格齐全，且项目内容符合公司要求。

15. 本人工作管理。按日提报工作写实，按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结，按年提报工作报告;通过定期对本职工

作的总结，以完善和提高现有工作水平;