办公室工作分析范文

办公室工作分析范文第1篇

一、办公室档案管理常见问题

(一) 档案管理工作人员意识薄弱。具体到企业日常工作中, 由于传统思想的影响, 一些企业的管理者还没能意识到档案管理工作的重要性, 而负责具体档案管理工作的人员也未能将其视为重要工作, 从而造成档案管理工作的实效性缺失。因此, 企业的相关管理层和档案管理层要更深层面意识到档案管理工作对于整体工作的重要性。

(二) 档案管理人员水平不能满足实际工作要求。由于企业领导层管理人员不够重视此项工作, 以至于相关内部档案管理人员没有足够重视, 而且很多情况下, 此项工作只是一些相关人员作为兼职工作, 缺乏档案管理工作人员的职位。加之相关兼职人员没有经过专门的学习和培训, 以至于专业管理水平不足, 导致其工作效率明显降低。

(三) 档案管理工作缺乏创新。虽然档案管理工作作为办公室工作的一项重要组成部分, 但是, 并没有随着其他工作的方法进步有改善, 仍然是采用传统手写的方法。这种传统的档案管理工作模式不仅造成办公成本趋高, 而且也导致档案的信息存储工作不完善, 极易丢失信息, 不便查找和合理的运用, 使得工作效率较低。

(四) 规章制度不够健全。档案管理的实质性工作较为繁琐和复杂, 对于各项工作的开展有着重要的作用。因此, 这项工作不仅需要专业工作人员的开展和维持, 而且还需要多个部门的配合, 而人员的管理需要具体的制度来制约, 没有合适的制度, 档案管理工作的实际工作就很难得到有效开展。

二、加强办公室档案管理的方法

(一) 管理者需要增加对办公室档案管理的重视度。具体到企业实际工作中, 相关管理者可以邀请专业的档案管理人员定期进行指导工作, 以提升档案管理人员对于自身工作的认识。设立专门的档案管理工作岗, 具体工作责任落实到人, 以加强工作人员自身的责任感。同时, 要加强档案管理的监督工作, 形成良好的档案管理工作氛围, 促进档案管理工作的健康开展, 进而促进各项工作的顺利进行。

(二) 招聘专业档案管理人才, 并对员工进行专业知识培训。邀请档案管理的专业技术人员对管理工作进行专业技术指导, 定期开展针对于档案工作人员的讲座, 从而及时发现问题, 并采用合适的方法加以解决。此外, 档案管理人员对于档案机密要件, 要根据《档案法》进行合适的保密工作, 注意档案的安全性。同时, 企业为员工进行专业的学习和培训工作, 以此来提高档案管理工作的实际操作水平, 并且相应提升档案保密法等观念, 为企业档案的管理工作培育一批比较专业的高素质人才。

(三) 与高科技信息技术相结合, 实现电子化管理。在实际工作中, 对于档案管理工作的要求比较高, 而人员管理的过程中容易出现失误。因此, 面对信息化发展的时代, 计算机可以替代人工避免实际工作中出现的问题。将档案管理工作信息化, 这就要求档案管理操作软件适合于本企业, 这样可以减少纸质资料出现的占用空间不方便查找等问题。因此, 为了有效地进行档案管理工作, 企业应该加强档案管理的信息化建设。

(四) 完善档案管理制度。为确保档案管理工作能够有效开展, 就要求企事业单位有完善的档案管理制度作为依据。它不仅可以为档案程序化顺利进行提供了可靠保障, 也为档案的收集、整理、归档和保存等做到有据可依。此外, 对于档案的收集的时间和人员也要做相应的规定, 以保证办公室档案管理的实际工作效率。所以健全的档案管理制度, 能够使得档案管理人员工作顺利开展, 也可以保证档案管理工作的顺序性。

三、结论

办公室档案管理工作, 作为一项重要管理工作, 它不是独立存在的, 而是与多个部门之间都有着比较重要的联系。因此, 加强办公室档案管理工作的合理化利用, 有利于提升企业整体的办公效率。一是提高企业工作人员对于档案管理工作重要性的认识。二是对于档案管理人员进行相关专业的培训, 以提高其专业技能和相关的知识。三是对于高科技信息技术加以充分利用, 减少传统工作中出现的问题, 避免不必要的失误, 使得因浪费所造成的损失达到最小化;四是进一步完善档案管理制度, 确保档案管理制度得以规范化发展。

摘要：办公室管理的各项工作中, 档案管理作为其中一项重要工作, 起着极其重要的作用, 其管理效率的高低, 也在一定程度上影响到各项工作的顺利开展。因此, 在实际工作中将档案管理工作与网络信息技术相结合, 强化档案管理工作的职能, 创新办公室档案管理工作, 对于资料的保存和管理等有着重要的意义, 下面通过目前办公室管理工作中存在的问题做下简要分析, 并提出相关的措施, 以加强办公室档案管理的实际工作质量。

关键词：办公室管理,存在问题,解决方法

参考文献

[1] 于宁宁.创新办公室档案管理工作提高单位内部工作效率谈如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务, 2013 (13) :71.

[2] 杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务, 2014 (05) :171-172.

办公室工作分析范文第2篇

一、提高办公室档案管理工作效率的重要意义

对于办公室档案管理工作而言, 其工作在一个企事业单位当中具有十分重要的作用。在新的形式下提高办公室档案管理不仅仅可以提高办公室自身的档案管理效率, 同时也可以对提高企事业单位的管理工作的水平和竞争力具有促进作用, 具有十分重要的意义。首先, 在信息化的时代对办公室的档案管理进行数字化改革提高档案管理工作效率是社会和企事业单位发展的必然要求。其次, 档案管理实质上就是信息采集和编制的过程, 是企事业单位和个人进行信息查询的一个重要途径和来源。办公室作为档案管理和编辑的重要部门, 其工作效率的高低将会直接影响着企事业单位的管理水平。众所周知, 21世纪是信息时代, 信息无论对企事业单位还是对个人而言都具有十分重要的作用, 因此办公室档案管理工作的重要性进一步突出。再次, 对于档案管理工作而言, 其是一个持续的不断的过程具有连贯性、持续性与不间断性等特点。而正是这些档案管理工作的特点就需要档案管理具有更高的要求, 来保证后期的档案管理工作能够持续不断的进行。最后, 在社会的各行各业当中都具有档案管理工作, 我国近年来社会的快速发展离不开档案工作所作出的重要贡献, 因此提高办公室档案管理工作效率还可以促进档案事业发展, 同时也能够极大的促进国民经济和社会的协调发展。做好档案管理工作, 有助于推动社会的发展。与此同时, 档案管理也能够将社会和历史的发展完整的记录下来, 具有十分重要的历史价值[1]。

二、当前办公室档案管理中存在的主要问题

(一) 档案管理管理工作信息化水平有待提高

众所周知21世纪为信息化时代, 信息化已经席卷全球各行各业每个领域。办公室档案管理工作, 也不可避免的会信息化的冲击下发生了些许的改变。近年来, 我国的办公室档案工作在信息化程度上已经具有了一定程度的改变和提升。传统式的纸质档案管理模式已经开始逐渐转变为数字化、信息化的档案管理模式。显然信息化的档案管理具有较高的工作效率, 同时也能够极大的保障档案的保存和后期的管理工作。但是在目前我国的办公室档案管理工作当中, 信息化成度并不高, 信息化水平也很有限, 不仅仅没能够做到提高档案管理效率还在一定程度上造成了资源的浪费。

(二) 办公室档案编研工作较为滞后

一般而言在目前整个办公室档案管理工作当中普遍存在着一些问题和不足, 主要表现为缺乏整体性、系统性、科学规划等问题。另外, 在目前的办公室档案管理工作当中, 现有的人员只是单纯的注重眼前的管理工作, 而忽略了档案管理的长期性从而使得档案管理工作当中的积极性不高。正是由于这种情形, 长久之下就会导致一些单位的办公室档案管理人员在长期的档案管理工作当中容易出现消极怠慢的工作情绪的发生, 这就会导致办公室管理工作的编研工作经常会出现工作滞后, 管理不及时以及档案管理混乱的情况发生。

(三) 档案管理制度有待健全

通过相关部门的调查表明, 在目前我国众多企事业单位的办公室管理当中, 普遍没有形成一套科学合理且行之可效的档案管理制度和系统, 这主要是由于在众多的企事业单位当中普遍存在着对档案管理工作的重视度不够的问题存在, 因此就导致了办公室档案管理工作当中人员配备不够齐全, 专业知识薄弱, 对档案管理无法进行科学有序的管理。最终就导致了在进行档案管理过程中, 不能形成有效的科学管理方法并将之制度化, 也正是由于办公室档案管理人员专业知识的缺乏, 经常会导致在进行档案管理过程当中出现了许多纰漏, 例如整理不规范甚至出现了收集不全以及信息错误等严重的过错[2]。

三、提高办公室档案管理工作效率的策略

通过上文的研究我们可以知道, 办公室的档案管理工作对企事业单位和社会都具有十分很重要的作用, 具有不可替代的作用。就目前办公室档案管理工作当中存在的众多问题, 笔者通过自身多年的工作经验以及参考国内外的先进工作经验, 总结分析出了以下几个具体的改进措施和建议来提高办公室档案管理的工作效率[3]。

(一) 实现办公室档案管理的现代化

通过上文我们可以知道, 造成目前办公室档案管理工作效率低下主要是由于档案管理现代化程度低造成的, 根据目前的科技技术的最新发展趋势来看, 实现办公室档案管理的工作效率首先就是需要实现办公室档案管理的现代化程度。对档案管理工作的现代化的改造就是对传统的档案管理方式进行改造, 采用现代化的管理方法和模式。实现办公室档案管理现代化不仅仅可以促进进办公室档案管理工作和现代化的社会相接轨, 也可以帮助档案管理人员摒弃以往的传统落后的管理思维提高工作效率。需要指出的是, 对档案管理工作的现代化升级不仅仅是对管理模式和管理方法的现代升级, 而是要实现全方位的现代化。首先就硬件上面来说, 我们需要利用现代化的硬件设备如计算机技术, 音响技术、缩微技术、静电复印技术以及激光光盘技术等技术来进行档案的收集, 编制。保存等工作, 另一方面还需要利用现代的管理模式和思维对工作人员进行培训, 制定出现代化的档案管理制度, 来确保档案管理工作效率的确实的提高。

(二) 加强人工智能技术的应用

以往传统的档案管理过程当中, 虽然也在一定程度上应用了计算机和数字化技术。但是都是基于人工操作, 虽然在一定程度上提高了工作效率, 但是基本不会具备现代的智能人工的自动化管理, 这已经无法满足现代化的发展需求。通过研究表明, 现代化的人工智能技术不仅仅可以大量的降低档案管理工作人员的工作强度提高工作效率, 也可以体现出人性化的服务, 有助于促进人类智力的发展。

(三) 规范和构建起科学合理的管理制度

规范行政事业单位的档案管理工作制度, 首先需要从根本上转变企事业单位相关部门和领导人员的观念, 加强档案管理专业知识的培训工作, 使所有相关人员都能够充分认识到档案管理的重要性, 逐步推进行政事业单位的办公室档案管理工作规范化、科学化。科学合理的档案管理管理的控制制度, 对行政事业单位的办公室档案管理行为具有明显的控制制度约束作用, 对规范档案管理的工作具有十分重要的作用和意义。在制定内部控制制度时, 需要根据本单位的自身情况对薄弱环节和重要岗位要加强控制, 最终实现制度管人, 责任到人[4]。

四、结束语

在目前我国的行政事业单位当中, 办公室档案管理工作出现了一定程度的落后以及制度不健全的情况, 严重制约了档案管理事业的提升以及行政事业党委管理水平的提升。因此本文对如何提高办公室档案管理工作效率进行了一定的讨论和分析, 并根据笔者自身多年来的工作经验以及国内外的先进经验提出了一些参考性建议和方案。

摘要：众所周知, 办公室作为一个企事业单位承上启下的重要部门, 在整个单位当中都具有十分重要的作用。办公室的管理效率的高低将直接影响着单位的运行状态能否顺畅, 管理良好的办公室不仅仅可以提高企事业单位的竞争力也可以降低单位的运行成本。近年来, 信息化的技术得到了快速的发展, 办公室的档案管理工作虽然已经得到了一定的进步和提升, 但是仍然存在着信息化程度不够、很难满足实际需求, 存在工作效率低等缺陷。本文针对目前在我国的企事业单位中办公室档案管理工作的现状进行了分析和讨论, 指出了加强办公室档案管理工作的重要性和必要性, 并指出了目前存在的问题和不足, 最后提出具体建议和措施。

关键词：办公室,档案管理,工作效率

参考文献

[1] 谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务, 2016 (3) :109.

[2] 宋胜华.提高办公室档案管理工作效率的策略探索[J].产业与科技论坛, 2015 (20) :225-226.

[3] 吴滢溪.提高办公室档案管理工作效率的研究[J].现代企事业单位文化, 2015 (17) :84.

办公室工作分析范文第3篇

一、具备高尚的政治素养

地方高校二级学院办公室工作服务性强。这里面的很多工作是任务重、琐事杂, 且头绪众多, 与学校的各个职能部门息息相关, 还得同时完成几项任务, 或任务还很急, 得须加班加点, 连周末甚或节假日也得不到休息, 可以说是“两眼一睁忙到熄灯”。这种高负荷的工作需要高超的政治修养, 因为高尚的政治素养是一种精神驱动力, 能激发一个人的潜在工作能力, 勇敢面对各种挑战, 缓解来自各方面的压力, 以及化解各方面的矛盾, 等等。而二级学院办公室的工作人员若要具备一定层次的高尚的政治素养, 得须升格自己的价值观及人生观, 具体而言, 就是要仔细认真地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表、科学发展观以及习近平总书记提出的新时代中国特色社会主义思想, 特别是新时代中国特色社会主义思想。习近平思想中提出新时代的矛盾就是人民对美好生活的向往与发展不充分、不平衡, 而作为办公室的工作人员, 也需为解决这一矛盾做出自己应有的贡献。简言之, 这些思想能够源源不断地激发我们的工作积极性, 保持我们饱满的工作热情, 保持自我的先进性;能够使我们拥有吃苦耐劳、任劳任怨的牺牲精神, 做好办公室工作。

二、具备高超的服务意识

服务指的是为集体 (或别人的) 利益或为某种事业而不断工作[2]。对于地方高校二级学院办公室的工作人员而言, 所谓服务就是为领导、普通教师、普通行政人员以及学生提供良好的服务。许多地方高校在升本之前 (即专科型高校) , 主要以教学为主, 培养的毕业生绝大多数都往山区走, 比如, 笔者所在的高校遵义师范学院, 其服务宗旨就是为西部山乡培养“留得住、下的去、用得上”的基础教育师资, 从事农村初中教学, 这样, 其管理业务比较单纯, 关切的几乎都是教学, 比较随意, 长官意识比较强, 规章制度不怎么规范。升本之后, 由于各方面要求规范, 业务所涉足的范围远远超过单纯的教学, 工作走向“杂”、“繁”、“细”, 这样, 办公室的工作人员就忙了起来, 工作头绪多, 内容繁杂, 服务面广:既要为二级学院的领导服好务、当好助手, 又要为二级学院的各职能部门 (如学生科、科研科、各教研室等) 服好务, 起好桥梁沟通作用, 还要为二级学院的师生服好务, 落实好各项具体工作事项。为此, 办公室的工作人员一定要有很强的服务意识, 能吃苦耐劳、乐于奉献。就二级学院办公室的具体工作而言, 就是要做到“五个一”:即完成院领导交代的每一项任务, 做好每一个记录, 处理好每一份文件, 接待好每一个外来办事人员以及接好每一个电话[3]。

三、具备一定学科专业知识, 提升业务素养

如前所述, 地方高校在“升本”之前, 办公室所牵涉的工作都是比较单一的, 其涉及面也窄, 没有什么繁琐复杂之事。“升本”之后, 事情不仅多了起来, 还要走向规范化:既要整理好教师的档案资料, 也好管理好学生的学习档案资料, 必要时, 还要与师生进行专业性的交流, 例如, 笔者所在的二级学院为遵义师范学院外国语学院, 由于工作的原因, 要与外籍教师进行简单的英语交流:一是使外教更好地了解本学院以及她们的业务工作;其次, 还要就调课、放假或考试等事项与外籍教师进行英语沟通。除了与外籍教师沟通外, 有时还需与本院教师进行专业沟通, 对人才培养方案、学科专业教学计划、学科建设等用专业化的视角进行审订, 便于发现问题、提出合理化建议, 帮助相关人员修正问题。这样的话, 就需要一定的学科专业知识;否则, 就会给本学院的工作开展带来一定的不便甚或障碍。职是之故, 二级学院办公室的工作人员仅仅具备一定的教学管理知识还不够, 还需了解、熟知甚至掌握一定的学科专业知识。

四、具备良好的协调沟通能力

很多地方高校在“专升本”之前, 规模比较小, 其职能部门也不多, 院或系设置不多, 且存在不合理之处, 学生及教职员工也不多;这样, 人与人之间的接触、相处比较少、单纯, 有些院校没有设置专门的办公室, 或只有一个教学秘书, 且身兼多职。然而, 学校升本之后, 情况就大不一样了, 事情多、繁杂, 既存在教务处与所在院或系之间的关系, 也有着院、系与教研室、实验室之间的关系;此外, 由于毕业论文、学期论文以及指导学生考研等因素的存在, 任课教师与学生之间的关系也复杂多了, 换言之, 办公室的工作人员, 对内要针对本二级学院的教学、科研、图书资料、师生以及各职能部门等做好组织、协调、服务以及管理工作;而对外, 要负责本二级学院与省内外兄弟院系的沟通和协调等具体工作。

可见, 在二级学院的各种管理工作中, 办公室工作人员既是学院各职能部门 (如学生科、教学科、各教研室等) 之间的枢纽, 是院系领导的帮手, 也是师生沟通的纽带, 处在教学以及行政管理事务的关键地位, 起着不可替代的中心作用。这就要求办公室工作人员具有较强沟通协调能力。

五、具备一定的办公自动化能力

地方高校在“升本”之前, 教学事务和行政管理工作不多, 且单一;多数工作的运作 (比如文件发送、开会通知等) 都是人为的 (要么通过电话, 要么通过“大家通知大家”) , 还有一些事务, 只需直接跑腿就可以办成。而“升本”之后的新时代, 地方高校的行政管理及教学事务要繁杂的多, 任务也重, 单靠原初的简单的人工运作或跑跑腿是远远不够的;在此境况下, 具备现代化的办公知识就日益显得重要, 理由是:许多日常的教学管理和行政事务的办理 (如文字的编辑、信息收集、数据处理、资料统计工作等) , 需要用电子文档处理, 由此, 办公室工作人员必须娴熟地使用电脑, 较为熟悉地操作扫描仪、传真机、复印机等现代办公手段。此外, 二级学院的办公室工作人员还应娴熟使用多种现代交际平台或软件 (如微信、陌陌、E-mail、手机短信等) 来收发文件, 或处理手头工作。简言之, 就是要走善于利用先进的技术办公, 走信息化办公道路。

总之, 鉴于种种原因, 二级学院办公室不仅需要一定数量的工作人员, 而且还需要“多面手”或“专业人士”的工作人员, 具备多种技能、有着较高的专业素养以及业务素养。此外, 二级学院办公室的工作人员有时还可以向领导就教学中或行政管理中出现的问题提出具有建设性的建议, 还敢于用新的视角突破领导的智慧和意图, 使其得以延展和升华, 达到进一步完善领导决策之效应。

摘要：二级学院办公室的工作人员是高校教学管理的重要力量, 在教学和管理事务中起着纽带和桥梁作用。本文分析了新时代地方高校二级学院办公室工作人员应具备的基本素养。

关键词：地方高校,办公室工作人员,素养

参考文献

[1] 刘立霞, 陈洪芳, 刘美荣.高校二级学院办公室工作的新思考[J].黑龙江高教研究, 2015 (1) :64-66.

[2] 中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典 (修订本) [Z].北京:商务印书馆, 1998.90.

办公室工作分析范文第4篇

一、煤炭企业办公室秘书的综合素质

(一) 素质方面。办公室秘书本身属于一个重要的工作岗位, 在煤矿企业中, 办公室秘书经常会接触企业内部的一些核心机密文件。身为办公室秘书, 其自身必须要具有足够的思想道德素质, 严格秉承职业操守。办公室秘书自身要有高度的思想政治觉悟素质, 思想意识上保持足够的先进性, 可以深入地贯彻执行党中央的工作方针路线。从思想意识层面上, 办公室秘书要重视保护企业自身的利益, 实事求是、忠实可靠地保护企业的内部机密。办公室的工作相对于其他部门的工作来说更加琐碎, 工作的内容繁多。办公室秘书应该以高度的眼光来看待自身的各项工作, 在各项工作进行的过程中不因自身的情绪态度问题而对各项工作造成影响。煤矿企业生产任务紧张, 内部管理工作的开展也具有较大的压力。对于办公室工作来说, 很多时候需要办公室秘书自身增加额外的工作时间。办公室秘书自身要具有较好的身体素质, 可以应对高强度的办公室工作需求。与此同时, 办公室的工作对象是企业领导和不同的工作部门。办公室秘书本身要具有良好的心理素质, 在面对一些特殊问题时可以积极地进行解决, 及时请教各项问题, 并且具有较强的沟通能力, 确保各项工作的有效开展落实。写作能力也是办公室秘书所不可或缺的一部分能力素质, 办公室秘书要积极提升自身写作素质, 掌握各类文书的写作。另外, 对于办公室秘书来说, 其自身也要具有良好的组织协调能力、语言交际能力、问题分析解决能力等, 能对煤炭企业中的各类问题进行汇总整合, 为企业领导的决策提供依据。

(二) 服务方面。办公室工作具有较强的服务属性, 办公室秘书自身要具有较高的职业素质能力, 可以为企业提供主动、多样、协同等多种服务。企业内部各部门之间有着不同的工作需求, 并且基层员工的各类需求也存在很大的差异。作为秘书岗位, 其自身应积极主动地深入企业的各部门当中, 对于日常工作开展中存在的问题进行积极主动地汇总研究, 为企业领导提供有效的解决方案, 以前瞻性的眼光来应对各项服务工作。同时, 秘书本身也要给自己定好位, 由于秘书是领导身边的人, 经常会有很多工作是需要代替领导执行的, 这就要求秘书人员要给自己做好准确定位, 工作中不能越位。办公室秘书要在日常的文字类工作与事务类工作的基础上, 可以为办公室提供更加全面完善的业务服务, 让领导的需求得到有效的满足, 可以第一时间对于企业领导的工作生活习惯进行熟悉掌握, 帮助领导更好地完成各项工作。秘书的工作是一个综合型的, 这就要求秘书要有比一般人更为宽广的知识面, 要经常涉猎群书, 拓宽自己的知识面。办公室工作本身具有较强的综合性, 很多工作任务仅仅依靠秘书自身来说很难完成。办公室秘书要有足够的团队合作意识, 可以积极发挥团队作用, 提高对各类协同任务的完成效果。另外, 秘书工作涉及企业核心机密的工作, 秘书人员在纪律意识上应更加严格, 做好企业的保密工作。

二、煤炭企业办公室秘书工作开展的思路

(一) 强化工作态度。好的工作态度是各项工作开展落实的关键前提, 办公室工作也是如此。办公室秘书身处于这个特殊的岗位上, 其自身要具有正确的工作态度观念, 可以立足于本职的工作岗位, 把握正确的思想路线方针, 实事求是, 有原则地开展各项工作, 并且能够积极主动地提高自身的工作水平。在办公室工作开展中, 要树立效率化、质量化、法制化、大局化的工作意识, 准确定位自身工作, 真正地做到深入却不越界。在日常工作开展中, 办公室秘书也要从人性化的角度来开展各项工作, 从细节工作入手, 为广大煤炭企业的员工谋求更多的服务, 深入基层队伍当中, 了解基层职工队伍的诉求。办公室秘书要具有高度的责任感, 在日常工作中坚决地服务企业领导的工作安排, 在面对工作失误时, 要积极地进行改进, 确保办公室各项工作的有效开展。另外, 秘书要有和企业发展同步的创新意识, 要用发展创新的眼光看待事物, 跟上时代发展的步伐。现代企业都是以高效发展为基础, 秘书人员需要改变过去一贯的守旧思维, 在保持以往任劳任怨、勤勤恳恳的作风上追求高效率。

(二) 明确工作目标。办公室秘书自身肩负着繁多的工作, 各类不同的工作任务较为艰巨。针对于综合性较强的办公室工作, 办公室秘书在开展各项工作的过程中, 要重视提高整体工作效率, 明确整体工作目标。对于轻重缓解不同的任务, 要合理安排工作顺序, 兼顾自如地完成, 保证整体的工作效率, 又快又好地完成各项工作内容。细节工作的把握也是办公室工作开展中所不可忽视的内容, 秘书本身要以高标准来严格要求自己, 做好细节, 提高细节工作的落实开展效果。在各项会议召开的过程中, 办公室秘书对于会议活动要做好充分的准备, 并且在会议召开过程中抓住重点, 提高对会议现场气氛的把握能力, 并做好相关的会议记录。在制定相关管理制度的过程中, 要积极地为企业领导提供相应的参考依据, 保证制度可以对广大员工的工作热情进行调动, 具有良好的可行性。

(三) 完善工作制度。一个完善的工作制度, 是办公室各项工作有序开展的基础前提。在煤炭企业中, 办公室规章制度需要被不断地完善和调整, 从而更好地提高办公室各项制度的开展执行效果。对于企业来说, 办公室的管理制度应反映新时期办公室工作的规律、特点和要求, 具有一定的权威性, 进而要求办公室每位工作人员必须遵守规章制度, 切实履行岗位职责, 适当行使自己的权利。只有建立起长久的办公室规章制度, 才能将办公室的作用发挥到最大, 才能提高工作效率。

(四) 加强学习提高。煤炭企业一直处于不断改革发展的过程中, 办公室工作的开展也要与时俱进地进行创新和调整。在开展各项工作的过程中, 秘书人员要深入地对自身的工作进行分析和钻研, 提高综合协调和决策服务的能力, 通过创新内容、理念与手段, 真正让自身的工作水平提高一个台阶。针对于各项具体工作的落实上, 办公室秘书要对于企业的实际运行情况有着深入的了解, 可以从多个层面对企业所面临的问题进行分析, 结合全面的调研, 科学、客观、有效地为领导提供相应的解决方案, 最大限度地帮助领导缓解工作负担和压力。办公室秘书要对自身的知识面进行不断地丰富, 在工作中积极总结经验与教训, 不断地积累工作经验, “以业务带成长, 以成长促业务”, 提高服务能力, 从更高的角度对工作进行预见和思考, 提高整体工作能力。

三、结束语

煤炭企业在不断改革发展的过程中, 其内部形式较为复杂, 各项工作的开展对于办公室秘书这个岗位提出了更多的挑战和需求。在新的发展形势下, 煤炭企业办公室工作的开展需要放眼未来, 与时俱进地进行创新和改进, 并且明确自身的工作需求和岗位特点, 树立正确的服务理念, 做好局部工作, 保证企业大局稳定。

摘要：煤炭企业内部事务种类复杂, 工作任务较高, 对于办公室秘书自身的综合素质与能力有着较高的要求。一名优秀的办公室秘书, 本身已经成为了企业发展中的重要人才。

关键词：煤炭企业,办公室秘书,综合素质

参考文献

[1] 张龙.对企业办公室工作创新的思考[J].秘书之友, 2011 (03) .

[2] 王晓阳.煤矿企业办公室管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务, 2013 (10) .

[3] 张亮.小议怎样提升办公室管理水平[J].新闻天地 (下半月) , 2010 (03) .

[4] 尤秋实, 宋立昌, 徐浩然.关于办公室管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息, 2012 (03) .

办公室工作分析范文第5篇

一、行政管理的概念和意义

(一) 行政管理的概念

企事业单位的行政管理的概念主要包含两个部分, 一方面, 就广义上来讲, 主要包括了行政事务上管理、财会管理、人力资源管理以及其他办公事务的管理。另一方面, 就狭义上来讲, 主要是指以行政部门为主, 负责日常工作中的行政事务以及办公事物。

(二) 企事业单位行政管理的意义

企事业单位行政管理工作的重要任务是按照单位的各种章程制定出来的规章制度。通过单位内部工作人员的共同努力, 有效地加强各个部门之间的联系与合作, 把单位建设成一个高效运作的整体。规定员工按照相关的章程办事, 用资金奖励政策来鼓励员工提升办事效率。进而在规定期间内完成本单位的规划目标。

二、企事业单位办公室行政管理存在的问题

(一) 企事业单位行政管理责任体系不健全

目前, 影响我国企事业单位办公室行政管理工作质量的主要因素是管理工作划分的界限不明确。如果出现问题, 没有人愿意及时站出来承担相应的责任, 这就会导致企事业单位的管理工作效率低, 影响其它部门工作的正常实施, 如果情况严重, 可能会致使整个行程管理系统甚至是整个综合管理系统的瘫痪, 这会给企事业单位和企事业单位的员工带来较大的损失。因此, 健全共有行政管理责任体系, 可以有效地保证企事业单位行政管理工作的正常进行。

(二) 办公室行政工作人员综合水平较低

在企事业单位发展的过程中, 办公室人员素质不高是办公室行政管理过程中需要解决的主要问题。目前, 我国大部分企事业单位办公室人员都存在素质不高的现象, 这些人员缺乏系统的专业知识体系, 职业道德相对较低。主要是因为企事业单位的领导不重视对单位办公人员的技能培训。同时, 相应的考核与监督机制不健全, 导致部分企事业单位的办公人员工作时无法按时完成办公室的行政任务。进而出现办公室行政效率不高的现象。

(三) 企事业单位办公室的协调组织能力偏低

由于企事业单位管理制度的不健全, 在具体落实的时候就会出现偏差。大部分单位办公室的管理人员都无法快速高效的解决工作中出现的矛盾与冲突。问题得到解决都是通过各种复杂的过程, 工作效率极其低下。总而言之, 无论是企事业单位的管理者还是普通员工, 在相应的企事业单位的制度背景下, 表现得总是差强人意。因此, 作为企事业单位要从制度上和行为上不断地作出相应的调整, 进而提高办公室人员的组织协调能力。

三、企事业单位办公室行政管理的策略探讨

(一) 提升自身的人事工作质量, 协调办公室的人际关系

在管理工作中, 最简单的一项任务就是确定要做什么工作、怎样开展相关工作, 但是最主要的工作就是人事方面的工作。特别是办公室工作中, 方方面面的工作都有着专人负责, 这也是行政管理中的共性问题。归根结底就是“人”的问题, 要处理“人”的问题, 就要做到公正、耐心、信任才可以切实的解决人的问题, 满足人的基本需要。首先, 办公室的领导, 想要获得下属的尊重, 使各种工作可以顺利进行, 就要严格要求自身, 做到“严于律己, 宽以待人”。在日常工作中要将下属当作是自己的朋友, 这样不会损失自身的尊严, 也可以给予下属应有的尊重。需要注意的是, 办公室的领导又不可与下属过于的亲近, 一旦过于亲近就会造成过于宽厚的问题, 这样反而会失去下属的尊重和信任。但是, 过于冷淡或者过于严格也是不可取的。这就需要领导可以掌握好其中的“度”, 在日常工作中要做到坦率、公正, 才能够最大限度的提升工作质量。其次, 办公室的工作人员也要尊重领导, 积极的服从领导的指挥, 与同事之间也要团结友爱, 做好办公室的相关工作。

(二) 提升自身的服务意识, 积极开展主动服务

企事业单位办公室每天最主要的日常工作就是综合协调内外、督促检查工作、贯彻领导的决策以及及时的反馈群众的意见。所以, 办公室工作人员需要拥有良好的服务意识, 才可以切实干好相关工作。首先, 在工作中工作人员要做到化被动为主动, 要站在发展和改革的角度上, 根据自身工作的核心关键, 提升自己工作的主动性, 要拥有良好的预见性, 并使工作有计划性, 遇到各种事情都要有一定的远见, 并对其进行深入的思考。要做到可以深刻的理解单位领导的意图, 还要想到领导没有想到的, 从而可以为领导的决策提供有用的参考意见。其次, 要使相关工作由过去的事物型服务, 积极的转化为政务型服务。这就要围绕着最主要的办会、办事、办文三个工作任务展开, 要做到为领导把好文件质量关、依法行政关。同时, 将改革服务牢牢的贯彻到实际工作中, 要有意识的强化自身的创新意识, 要可以做到勇于创新、锐意进取, 从而可以结合现在的新形势的任务要求, 不再是一味的“服从命令听指挥”, 而要自发的谋思路、想问题, 要做到可以发现问题、提出问题, 并采取有效的手段解决出现的各种问题。

(三) 重视团队协作, 建立管理“团队”

办公室工作质量的优劣, 和工作人员配合、协调的好坏有着十分密切的联系, 只有工作人员之间能够经常进行良好的沟通, 才能在工作上进行良好的配合, 这样就可以形成一个思想、一个目标、一个工作, 真正的团结合作, 使办公室工作的质量大幅提升, 充分发挥整体的优势, 成为一个有战斗力的“团队”。这就需要领导要可以实施人性化的管理, 根据办公室工作人员的特点, 让每一个人都可以发挥自己的特长, 从而使每一个人都可以发挥出自己的作用。还要让每一个工作人员都要做到爱岗敬业, 拥有良好的责任心, 可以保持良好的精神面貌, 完成上级领导下达的各种任务。

(四) 提升自身的综合协调能力, 保证政令通畅

最能够体现办公室工作人员职业素质的一项工作就是综合协调工作, 只有做好综合协调工作, 才能够使其他工作可以顺利进行。并且, 综合协调工作也与办公室工作有着十分密切的关系, 只有做好综合协调工作, 才能够保证其他工作可以有序进行。首先, 办公室工作有着承上启下的关键作用, 要根据各个部门领导的意见和要求, 安排、思考、策划以及处理相关的各种问题, 还要可以协调各个部门之间的关系, 让各个部门可以“心往一处想, 劲往一处使”。同时, 还要帮助领导做好工作部署, 制定更加科学合理的决策, 并将其严格的落实下去, 要和领导保持高度的一致, 必须要保证政令畅通, 做好相关的协调工作。

要想更好的实现这些, 就需要办公室的工作人员可以对全局有着十分充分的了解, 严格遵循相关的规章制度办事, 切实的增强办事效率。围绕着机关单位的工作重点, 不仅要按部就班、踏实工作, 还要积极的创新日常工作, 做到献计献策、未雨绸缪。特别是在处理一些重大问题时, 要有一定的政治敏感性, 起到“领头羊”的作用。在安排一些重要活动、关键会议的时候, 要制定好相关的计划, 同时还要具有一定的灵活性。总而言之, 办公室工作没有什么是小事, 对每一项工作都要认认真真、踏踏实实的完成, 还要做到不能怕变、怕乱、不一味的求稳, 要落实创新精神, 积极的发现存在的各种问题, 并解决这些问题。

四、结束语

总而言之, 在目前的新形势下, 现在的办公室工作人员需要拥有良好的政治责任感、优秀的事业责任心, 积极的解放自己的思想, 创新自己的工作, 做到与时俱进, 切实的提升自身的职业素质, 要有良好的大局观, 才可以更好的开展办公室工作, 做好机关单位的协调员、服务员以及联络员。为单位的领导做好助手和参谋的工作, 树立优秀的工作作风, 将敬业奉献的精神牢牢印刻在自己的心中, 一定要完成好领导交代的各种任务。

摘要：现代社会行政事务管理工作与企事业单位的正常运转有着十分密切的联系, 所以就需要加强行政事务管理工作的质量。办公室作为行政管理的基层单位, 有着承上启下的关键作用, 同时还有着协调内外联系的功能。本文详细阐述了办公室行政事务管理中的现状以及需要重视的几个环节, 希望可以为相关工作人员提供有用参考, 增强其工作质量。

关键词：办公室,行政事务管理,问题,改进措施

参考文献

[1] 王云.浅谈做好国有企业办公室行政事务管理[J].中国经贸, 2016 (10) :80-81.

[2] 史建军.浅析高校办公室行政管理的思路与对策[J].人才资源开发, 2017 (6) :63-64.

[3] 向晶.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].低碳世界, 2018 (5) :261-262.

办公室工作分析范文第6篇

1 系统分析

1.1 需求分析

通过调查, 要求系统需要有以下功能: (1) 由于操作人员的计算机知识普遍较差, 要求有良好的人机界面。 (2) 管理系统用户, 由于该系统的使用对象多, 要求有较好的权限管理。 (3) 管理企业的会议信息, 发文信息、公共信息。 (4) 提供个人办公服务。 (5) 对企业员工基本情况进行全面管理。 (6) 设置生产数据统计、打印功能。 (7) 对企业制定的采购计划进行管理。 (8) 对库存信息进行管理。 (9) 发布企业的生产指标, 对其进行管理。 (10) 强大的生产数据统计功能。 (11) 当外界环境 (停电、网络病毒) 干扰本系统时, 系统可以自动保护原始数据的安全。 (12) 在相应的权限下, 删除数据方便简单, 数据稳定性好。 (13) 数据计算自动完成, 尽量减少人工干预。 (14) 系统退出。

1.2 可行性分析

1.2.1 经济性

通过网站对企业内部信息进行全面的自动化的管理, 大大提高了企业的办公效率。通过系统对企业生产经营过程中的数据进行全面的管理和统计, 避免人为处理各类数据时所产生的各种问题, 提高了企业的经济效益, 为企业经营决策提供了大量的、权威的数据, 使企业的管理进行到科学化、系统化的范畴。

1.2.2 技术性

网络化的办公管理, 使企业管理更加规范, 实现了通过网络对信息进行发布、传递、接收等一系列功能。系统中设置的个人办公管理模块, 为个人办公提供了一个更为方便的管理平台, 大大提高个人办公的工作效率, 进而提高整个企业的办公效率。

2 总体设计

2.1 项目规划

办公自动化管理系统是一个典型的数据库开发应用程序, 由日常管理模块、业务管理模块、用户管理模块组成, 规划系统功能模块如下。

日常管理模块:该模块包括收文管理模块、发文管理模块、批示管理模块、会议管理模块、公共信息管理模块、个人办公管理模块、人事管理模块。

业务管理模块:该模块包括生产报表模块、采购计划模块、库存管理模块、指标情况模块。

用户管理模块:该模块主要包括用户添加模块、用户管理模块、用户注销模块。

3 系统设计

3.1 设计目标

本系统是针对中小型企业内部办公自动化管理的要求进行设计的, 主要实现如下目标: (1) 系统采用人机对话方式, 界面清晰、信息查询灵活、方便、快捷、准确、数据存储安全可靠。 (2) 利用系统快速的统计生产的数据报表, 并对报表信息进行打印。 (3) 键盘操作, 快速响应。 (4) 实现了各类发文信息、公共信息的强大的管理能力。 (5) 实现对员工基础信息 (人事管理) 的管理功能等。 (6) 实现了个人办公的信息自动化管理功能。 (7) 对企业的采购计划、库存信息进行管理。 (8) 发布生产指标, 对企业生产指标信息进行管理。 (9) 发布会议信息, 并对会议信息进行管理。 (10) 对系统用户进行管理。 (11) 为了加强数据保密性, 为每个用户设置权限级别。 (12) 系统最大限度地实现了易安装性、易维护性和易操作性。 (13) 系统运行稳定、安全可靠。

3.2 开发及运行环境

3.2.1 硬件平台

CPU:P41.8GHz;内存:256MB以上。

3.2.2 软件平台

操作系统:Windowsxp/Windows2000。数据库:SQL Server 2000。浏览器:IE5.0, 推荐使用IE6.0。Web服务器:IIS5.0。分辨率:最佳效果1024×768像素。

3.3 逻辑结构设计

系统数据库采用SQL Server 2000数据库, 系统数据库名称为db_office。数据库db_office中包含13张表。

4 网站总体架构

系统主要模块功能介绍。

4.1 系统登录模块

主要用于用户登录管理。验证用户登录系统时输入的用户名、密码、验证码是否正确, 如果正确用户进入系统, 否则将不能进入此系统。

4.2 日常管理模块

主要包括收文管理、发文管理、批示管理、会议管理、公共信息管理等部分。

收文管理:主要用于显示发文人、审批人、发文日期、发文标题, 通过单击“发文标题”超链接, 可以打开收文的详细信息页面。收文信息以分页形式进行显示。

发文管理:主要包括发布发文、发文删除两部分。

批示管理:主要包括发文批示、发文修改、发文删除, 只有当用户是超级用户才有权限进行批示管理, 普通用户没有此权限。

会议管理:主要包括会议修改、会议删除、会议发布3部分。当用户单击会议标题超链接时, 进入相关的会议信息详细页面, 可对会议的详细信息进行浏览。在会议管理页面, 单击“修改”超链接, 进入会议信息修改页面后, 用户可以对会议的标题、内容进行修改。只有当用户有修改权限时, 才可以对会议的相关信息进行修改。

4.3 业务管理模块

主要包括生产报表管理、采购计划管理、库存管理、指标情况管理4部分。

4.4 用户管理模块

主要包括超级用户、普通用户两种登录情况。超级用户包括用户添加、用户修改 (所有用户) 、用户注销3部分;普通用户包括用户修改 (个人信息进行修改) 、用户注销2部分。

摘要：随着信息技术的飞速发展和日趋激烈的商业竞争, 企业已不再满足于独立、零散的办公自动化应用, 企业需要的是协同工作、综合、集成化的解决方案。而网络是解决由于物理距离造成的信息交流不畅、协商沟通不便的办公瓶颈问题的最佳方式。企业网上办公自动化将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务, 整体提高了单位办事效率和对信息的可控性, 降低办公成本, 提高执行力, 使管理趋于完善。

关键词：办公自动化管理,ADO连接,数据源

参考文献

[1] 李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究, 2000 (7) .

[2] 徐前, 赵晨.办公自动化系统简介[J].林业资源管理, 2000 (3) .