秘书实务见习报告

秘书实务见习报告（精选7篇）

秘书实务见习报告 第1篇

关于在延大附中工作的实习报告

我叫吴昆明，系西安思源学院人文学院10级汉语言文学（新闻）班的学生，我于2013年8月15日至8月30日在延安大学玉章实验中学进行秘书实务专业见习。见习期间，主要负责综合管理办文秘工作。通过见习，初步了解了文秘工作具体业务知识，结合所学专业知识和岗位培训开展相关工作，深化了文秘理论知识，提高了动手操作能力，为以后正常工作的开展奠定了坚实的基础。

现将见习的相关情况总结如下：

见习单位概述：

延安大学玉章实验中学即延安大学附中，她诞生于抗日战争时期。1941年9月，中共中央决定成立延安大学，同时筹建了延安大学中学部。1943年4月,延安大学中学部与自然科学院中学部合并，组成新的自然科学院中学部。1943年11月，自然科学院合并到延安大学后，中学部也随之并入延安大学。1944年4月,中共西北局作出决定，延安大学与行政学院合并，延安大学中学部与延安师范合并成延安中学。1947年10月，陕甘宁边区政府指示，行知中学、米脂中学、绥德师范三校在山西临县吴家湾合并成立延安大学附属中学。1948年7月上旬,延安大学附属中学随同延安大学返回延安办学。1949年1月,延安大学附属中学脱离延安大学改由陕甘宁边区政府教育厅直接领导。

见习目的：

巩固文秘专业的专业知识，提高实际操作技能，增强实际工作能力和丰富社会经验，掌握操作技能，将所学知识运用于实际工作。

见习时间：

2013年8月15日—2013年8月30日

见习单位：

延安大学玉章实验中学

见习过程：

我于2013年8月15日来到延安大学玉章实验中学，来到学校以后被分配到了校长办公室跟随校长秘书进行学习，主要根据学校的安排，参与学校的各种会

议，并做好相应的会议记录，然后进行整理，再交给校长，然后就是将校长的一些安排传达给各部门，同时，对下发到各部门的文件进行校对和打印，确保各项工作准确高效进行。还有就是根据校长的要求，进行一些办公自动化的基本操作，通过实践操作的学习，我已能熟练的操作word、excel、outlook、internet及office等办公软件。

一、见习主要内容：

（一）、根据学校安排，参与各种专题和办公会议筹备和组织，认真做好会前准备、会中记录、会后整理工作。

会议前，我还参加了会场的布置，刚开始什么都不会，通过老师们的悉心指导，到见习后期我已能够独立完成自己的工作，虽然不是会场的主要负责人，但通过观察，我还是学到了不少东西，增强了自己的动手能力。

最后按照领导安排对重要会议下达会议纪要，使得会议精神和要领能及时传达到各部门。同时，对下发到各部门的文件进行校对和打印，确保各项工作有序准确高效地进行。

（二）、信息收集和处理是秘书开展工作的主要手段。秘书辅助领导、处理事务都要处理和运用信息。通过调研、实地考察、与各部门人员融洽沟通等有效途径，获取对本单位有用的信息为领导工作提供帮助。

（三）、办公自动化操作。办公自动化是办公室人员开展工作的必备工具。文档、表格、ＰＰＴ、图文制作、多媒体运用等办公自动化用以传递信息、检索资料、编辑文稿等。通过实践操作，我已能熟练运用word、excel、outlook、internet及office等办公软件。

二、对专业知识的认识：

（一）成为一名合格的文秘工作人员，需要扎实的文化基础知识、专业理论知识和深厚的文字功底以及得体的礼仪素养。

（二）文字秘书作为领导的“笔杆子”，一是速记和抄写；二是文稿起草。速记包括领导的口头记录，接待来访者的记录、会议记录和电话记录等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誊写以便于继续修改或交付打印。起草文稿，是文字秘书的主要工作。因此文秘要具备较强的综合素养和广博的知识基础。秘书是“全能通用”型的高素质人才，秘书工作综合性、服务性要求秘书人员兼备各方面技能和知识。除了要具备语言文字表达能力、沟通协调能力、信息处理能力、会务接待能力、理解领悟能力等基本能力外，还要了解工作所涉及到的经济、政治、历史、法律、哲学等方面的知识。

（三）明确身份，了解岗位职责，懂得工作方法。

秘书人员要明确位置，忠于职守，善于合作，懂得工作方法，理顺与领导、同事及群众关系，对领导要尊重爱戴、尽职尽责，对同事也要互相支持配合、团结友爱。只有团结的群体才能提高工作效率。同时，秘书群体的每个成员都应该不断提高自己的修养和能力，更新自己的知识，使群体在不断实践、不断学习的过程中不断提高和优化。

（四）、谦虚谨慎、求真务实、脚踏实地的工作态度。

一名合格的秘书必须要对党对人民负责，密切联系群众。要谦虚谨慎、实事求是，工作要踏实细致、敏捷干练，要有创新精神。

（五）、积极、端正的态度决定秘书工作的成败。

秘书工作是以领导为核心，进行全方面的辅助工作，更多的表现为热情昂扬的工作态度，在工作中始终保持端正的态度，坚持把工作做的更好，取得更好的成绩。

总之，我在见习的这段日子里，我所学的文秘专业知识得到了巩固、增长了见识、拓展了视野。通过实践,我更深层掌握了本专业知识和技能操作,积累了宝贵的认识和工作经验，更加明确了我的就业方向，立志为文秘工作而努力奋斗，争做一名合格的现代文秘工作者。

秘书实务见习报告 第2篇

随着社会需求的不断变化，高职院校文秘专业的主干课程《秘书理论与秘书实务》，也在紧紧围绕市场需求不断调整，课程名称由《秘书学》发展到目前的《秘书理论与秘书实务》，下面是浅谈秘书理论与秘书实务课程。

《秘书学》突出了对学生动手能力的培养，适应了社会对技能型秘书人才的需求。并且，课时数在逐渐加大，大部分高职院校的课时数由以前的60课时增加到目前的.75课时或者更多，可见其主干课程地位在不断强化，课程建设逐步完善，形成了一门以办文、办会和办事为主要内容的实务性很强的课程。

在社会更强调学生实际应用能力的前提下，只是单纯增加课时数或改变名称并不能提高学生的实践操作能力，必须密切结合岗位所需，灵活运用各种教学模式，才能培养出高素质多技能的人才。在近的教学实践中，笔者在课堂教学中将课程重点定位在办会、办文、办事三大技能上，结合国家秘书职业资格鉴定的内容，围绕会服务、懂管理、多技能的目标，培养学生的服务意识、沟通能力和团队协作精神，并强化学生专业知识和技能。

教学模式的改革

为切实培养学生的实际操作技能，充分调动学生参与到教学过程中，我们在行为引导型教学法的基础上，参考现代教学理论，结合课程教学实践，探索出适应学生实际的任务驱动下的项目导向式的教学模式。即课堂教学活动以完成项目任务的过程为中心，学生在教师的启发引导下，通过参与任务解决过程，发现问题、提出问题，激发自主学习的热情，这种模式由传统的教师教学变为学生求学、索学。

环节一：案例引入 激发兴趣

教师首先向学生分别介绍一次成功和失败组会的案例，使学生对会议组织树立起一个感性认识，案例最好是教师的亲身经历，或是学生经历过的会议，这样学生会兴趣很浓。此时教师抛出第一个问题：请分析组会成功、失败的原因。在互动提问的过程中，引导学生总结归纳，组会的成败在于细节，细节决定成败，使学生加深印象。

环节二：任务提出 项目驱动

教师向学生提出组会任务。最好结合学院实际工作，如教师表彰会、年度总结会和教师培训会等，或根据专业情况组织公司客户恳谈会、新闻发布会等。然后教师利用多媒体放映会议视频，在学生观看视频前，提出观看的重点，让学生带着问题观看，并结合视频说明会议的目的、形式、组会人员、组会环节等。

观摩后，根据任务让学生虚拟一个组织进行人员分工，如可成立某某公司办公室或某某学院办公室，进行会务分工，下设会务组、材料组、会场组、后勤组、保障组、客户组和新闻组等。

环节三：任务分析 团队合作

秘书实务见习报告 第3篇

关键词：秘书实务,考试,制度,改革

《秘书实务》是秘书学专业的专业主干课程, 也是培养学生具备必要的秘书理论知识和业务技能的一门主要学科, 它围绕“办文”、“办会”、“办事”全面提高学生的专业知识和技能, 围绕“会服务”、“懂管理”培养学生的服务意识、有效沟通、团结协作及创新应变的关键能力。其教学质量的好坏, 将直接影响着学生未来承担秘书工作的能力和效果, 甚至影响着他们秘书专业化发展的进程。而考试作为检验课堂教学效果、衡量学生学习能力的重要手段, 其深化改革势必会推动课程建设朝着更高的目标迈进。

一、以往考试中存在的问题

(一) 考试形式单一, 不利于学生多方面能力的培养

以往此课程的考试形式以闭卷考试、理论考试居多, 对技能、操作、实践能力的考核较少, 考试绝大部分安排在每个学期末进行, 学生成绩的优劣主要取决于期末考试成绩, 一张试卷涵盖了一个学期的知识量, 只考察学生对所学知识的记忆力, 不利于培养学生的实务操作能力、独立思考能力和灵活运用知识的能力。

(二) 考试内容偏重理论知识, 忽视了对实践技能的考核

秘书实务是一门应用理论学科, 注重理论联系实际, 主要以培养学生秘书职业能力为核心, 把秘书专业理论知识的传授与实践技能训练结合起来, 不同于其他学科, 秘书实务课程的内容是由理解性知识和行动性知识构成的, 理解性知识往往靠死记硬背可以过关, 而行动性知识一般来说是内隐的、个性化的, 即它不可能被“教会”, 只能通过学习者的亲身实践, 逐渐被“意会”。而以往的考试内容多偏重于对理论知识习得效果的检查, 而忽视了对学生的实践技能的考核。

二、考试改进方案

(一) 针对课程特点, 丰富考试形式

根据秘书实务的课程特点, 选择合理的、科学的考试方式。除了传统的闭卷考试外, 还应相应增加操作技能考试和成果性考试。

1.操作技能考试:操作技能考试能够较好地考核学生的实践能力与业务素质, 如可以在每周的实务操练课上, 设置情景模拟、角色扮演、动作技能训练等环节, 让学生根据事先设置好的情景, 以小组为单位, 现场模拟, 教师根据学生的表现, 从处理问题的合理性、动作的规范性、决策的科学性及其组织协调能力等几个方面给予评价并给出成绩。通过“创设工作环境——扮演角色——执行任务——指导学习——评价成果”的考核模式, 创造机会把学生推向秘书位置, 让他们多实践, 多体验, 促进职业意识的生成。这样既能理论联系实际, 又培养了学生浓厚的学习兴趣。例如:秘书差旅工作的教学过程中, 可以让学生现场模拟秘书人员如何为上司预定机票和酒店;秘书接待工作的教学过程中可以让学生现场模拟如何亲切迎客, 如何热情待客以及如何礼貌送客;秘书值班工作的教学过程中可以让学生现场模拟如何处理节假日期间的突发事件。

2.成果性考试:成果性考试有利于考核学生对知识的理解和综合应用能力、实践和创新的能力。例如:秘书名片管理的教学过程中, 可以课堂上让学生为未来的自己制作一张名片, 通过亲手制作名片掌握公务名片、个人名片以及商务名片的区别, 教师根据学生名片格式的规范性、设计的合理性给出成绩;在秘书时间管理的教学过程中, 可以让学生设计一个合理的办公室布局, 制作成设计图纸, 教师根据学生空间布局的合理性给出成绩;秘书印信管理的教学过程中, 可以让学生制作一封带有印章的介绍信 (印章用笔画出即可) , 让学生掌握介绍信的书写格式以及印章加盖的位置, 教师根据介绍信格式的规范性和印章加盖的位置准确性给出成绩。

通过以上考核方式, 可以激发学生的兴趣, 增强学生综合应用所学知识解决实际问题的能力, 同时不再以一次性考试决定成绩, 减轻了学生考试压力, 最终将考试变成实现自我、体现自我的体验。

(二) 更新考试内容, 增强学生实践能力

根据课程特点, 在试卷命题中增加案例分析、实务操作题型, 突出实践能力考核。以往考试, 偏重于理论知识的考核, 综合性思考题、分析题等试题较少, 不利于学生思辨能力、分析能力、综合能力的提高。

1.案例分析题:案例分析是探索理论与实践、知识与能力、态度与习惯恰当结合的有效方法, 是秘书学教材与秘书实际经验相互联系的纽带, 是提高秘书能力的最有效的一个途径。一个案例是一个真实情境的描述, 在这个情境中, 包含有一个或多个疑难问题, 同时也可能包含有解决这些问题的方法。在考试中增设案例分析题, 可以让学生通过对一件真实发生的行政事件的分析, 总结经验教训, 提高治事能力, 学会在相应的情况下有效的解决问题, 从而提高自己的职业技能。

2.实务操作题:秘书实务课程有着鲜明的应用性、实用性的特点, 因此在考试内容的选择上应该以发展能力为主, 培养和考察学生的创新精神、实践能力和综合素质。例如:让学生根据背景要求, 按照业务资料、旅行相关资料、相关事务、办公用品和个人用品五项内容, 为即将要出差的上司拟写一份资料、物品及相关事务的准备详单, 使学生掌握差旅物品的准备和相关事务工作的办理;让学生拟写一份会议通知, 使学生掌握会议通知的格式和书写要求;让学生拟写一份带有存根的介绍信并要求加盖印章 (用笔画出) , 使学生掌握介绍信的写法以及落款章和骑缝章的用法。

三、预期效果

秘书实务见习报告 第4篇

关键词 秘书 工作悟性 能力培养

一、学情需求在基层管理层中，常用的是一般行政管理能力。这些能力，在工商管理系的专业基础平台课里，虽然有《管理学》这门课程，但《管理学》强调的是管理的总体能力，从计划、组织、指挥、协调、监控方面学习，这要求有大量的工作能力的积累，才会形成自己的心得体会及实践能力，学生不可能在学完专业课就很好地拥有这些管理能力。现实中的案例很多，09级工商管理专业的一个学生因对这种日常化事务的管理工作不会做辞去事业单位的管理工作；10级某学生在国企工作因对事情的轻重缓急不懂如何处理，每天都有处理不完紧急的事做不完而受领导的批评，这些都是缺乏工作悟性的典型表现。按11级行政管理专业的学生们反馈，除了《秘书实务》这课程，其他没有一门课程能让他们能这么真实的学到切合实际的基层管理工作知识。所以在能力的培养方面，建议如下：一是学好文秘知识，练好文秘基本功，打好秘书底；二是夯实专业技能知识，积累和掌握部门和企事业单位运作情况，熟悉岗位要求的知识结构；三是多参与如社团组织等其他的管理活动和策划；四是《秘书实务》这门课程，建议在工商管理系里大力推广。

二、能力要求秘书是个“高起点”的职业，位处领导中枢，定位“领导的左膀右臂”，辅助性参与领导的工作，围绕领导决策提供大量的有关的信息的收集、整理、筛选、传递工作，准确理解领导的意图及方针政策，熟悉相关法律法规，准确传递传达领导意图及向下级宣导贯彻落实方针政策，了解基层存在问题，及时沟通及汇报，帮领导从繁杂的事务工作中脱离出来，从而让领导得以处理一些重要的及总体性的大方向的问题。这里就涉及以下几个重要的悟性能力的提高：1.细致缜密。心思缜密，常想哪里会出问题，哪会出差错，如何处理和防范。于细微中见精神，做事稳妥，“言之有据，行之有序，动之有规”，这是秘书在做大量的事务管理中防止出错出问题出漏洞的最好把关。2.沟通协调。要求秘书要有一般的經营管理思想及能力，很多时候，秘书所说的，是代表他所服务的领导说的；他所做的，代表领导的意图及观点立场。所以要求他在综合协调时候，须要“有坚定的政治头脑”，审时度势，有大局观，把握好全局与局部的关系，于大处着眼，这没在领导身边工作一定年限，没一定的工作经验及资历，没领导的点拨，一般管理岗位是很难快速学习到的。3.对政策的解读。学会解读政策，才能把握好未来发展的态势，走在行业的前面，工作才会顺藤摸瓜，顺理成章的提前为企业的发展做出有前瞻性的或战略性的建议与策略。以下谈谈悟性能力培养实训心得：1.细致缜密的培养。通过对一些应用文挑错的练习，来培养秘书从业人员的细心习惯。可以在学习完秘书的三大实务“办会、办事、办文”后利用秘书考证视频来进一步进行综合实训，以挑错为题目来培养学生缜密的思维习惯及各技能的运用。2.政策解读的学习。培养学生对宏观政策的理解，可通过查阅政策及资料一些行业规划，分析判断，小组研讨，课堂交流，来培养学生对政策的灵敏度，培养敏锐的触角。3.上传下达的写作能力。写作能力是秘书的基本功，通过对《请示》《批复》《报告》《总结》《通知》《嘉奖令》函等文件的拟写及转发、印发文件的流程，来提高学生对公文的写作能力及公文处理能力。但写作能力需要学生出于自身文学的喜爱与持之以恒的读写积累，才可以文思泉涌，胸中有丘壑，下笔如有神。4.领导意图的准确把握。这是起草讲话及拟文的关键，也是处理各项工作力度的把握，要求学生把握好领导的站位，“正确领会领导的意图，工作才会少走弯路，才会办出让领导满意的工作”。对领导意图的准确把握，基本要领：一要从把握领导工作的热点上领会领导意图；二要从把握领导思想的闪光点上领会领导意图；三要从上头文件及基层实际情况来领会领导意图；四要从把握领导个性特点中领会领导意图；五要从把握领导意图的实质上领会领导意图。但在实训方面很有难度，毕竟这方面在很多期刊或学习资料方面都比较小，仅以“只可意会，不可言传”一言概之，所以在教学方面需要继续探索研究。5.综合协调能力的培养。协调不是靠热心、热情就够的，还要懂得方法和技巧、艺术。协调的关键一在于有大局观、全局观和统率意识；二在于把握好领导授权原则、可行性原则；三是要主动商量，不急不躁，以解决问题为出发点，有理有节，营造良好且高效的工作氛围。沟通协调的学习，可通过情景模拟及案例演练来提升学生的左右沟通、综合协调的能力，这方面的案例很多，在这里就不再详述了。6.通过拟写调研报告来学习了解基层情况。“调查研究是做好领导工作的一项基本功”，“调查研究的过程，是领导干部提高认识能力、判断能力和工作能力的过程”（摘自习近平撰文谈调查研究：“身入”层更要“心到”基层）。通过调研深入基层，理清思路，才可以在解决问题上更能有的放矢。调研的关键在于调研课题的确定，调查问卷的精心设定，从被访者的角度换位思考，才可以再保调研过程中能获得真实的资料。这在我们的实训里进行明确的要求。7.通过案例分析培养学生对轻重缓急的判断能力。通过罗列一系列的工作项目来让学生判断事情的轻重，来提高学生对事情处理的把握。判断轻重的原则在于要判断事件的目标、性质、后果及预测事件过程需要能否受掌控或在掌控中。这个实训可以参考人力资源管理公文筐的处理或公务员考试的一些试题做参考。但这对老师的管理经验、工作背景、管理理念、能力素质有很高的要求。

三、秘书的未来发展方向以悟性工作，定会四两拨千斤，有活力有灵性。在“知人善任”下，由秘书这些一般管理人员到办公室主任或其他领导岗位的跳跃，指日可待。所以，秘书的工作能力，张弛有度；秘书的工作悟性，要求很高；秘书的职业未来，前景无限广阔。

参考文献：

[1]罗素平.社会需求型秘书人才培养探析.办公自动化杂志，2011，（2）.

[2]王育.秘书实务（第二版）.高等教育出版社.

秘书实务综合实训总结报告 第5篇

转眼之间，为期一周的秘书实务实训已经接近尾声。刚开始我以为这次的实训会和上学期的实训一样，轻松简单。结果出乎意料，老师出的题目难度还真不是一点两点，不过正好趁这次机会好好锻炼一下自己的实际动手能力。

这次的秘书实务综合实训主要是从，办文、办会、办事三个方面进行的。总的来说，通过这轮的实习，我懂得了秘书工作所必须要具有的谨慎性。所有的工作必须要做到秩序井然，需要注意的细节也有很多很多。

在实训开始之前，老师把全班分成9组，一个组是一个团队，由组长带领合作完成老师说布置的任务。很荣幸我作为了我们组的组长。首先我们实训的是关于办文的任务，通过一个案例背景来了解了一个空调公司的企业文化背景和销售业绩方面的信息。然后老师布置了三个方面的作业：1.公司投标签约仪式的活动计划。2.设计空调的选场广告。3.公司竞标书的PPT展示。我们小组对此次任务进行了分工，我制作了PPT。在第二天的老师评讲中，我们懂得我们在办文方面的不足，也对办文的具体细节，有了深刻的了解。随后老师给我们布置了办会的任务。此次的作业是关于两则公司宴会行程安排表的，说真的这次任务我们完成的并不好，相比其他组，准备的相当不够充分，这很大一部分责任是在于我的分配不是很均匀，也没对组员的结果做认真审核，在以后的工作中我需要努力改进。最后我们进行了办事的实习，通过对视频中出现的案例，找出其中秘书在实际工作中的错误。通过这种训练，使得我们加深了对秘书实际工作中需要注意事项的记忆，也更适合我们学习。

其实，这一次秘书实务实训也是对我们将来的工作环境的模拟，至少它和我们以后需要接触的东西有几分相似。从中我们可以感受将来的工作氛围，体会一下办公生活。我感觉作为以为秘书，我们真的需要学会很多东西，虽然谈不上样样精通，但最起码每个方面都要有所涉足。

秘书实务来源于秘书实践 第6篇

秘书实务是秘书实践经验的概括和总结，秘书实务来源于秘书实践，从秘书的产生、演进、发展以及秘书职能分工、定位、作用大小等，均对秘书实务提出了不同的内容要求和实际需要。秘书实务对秘书实践起着总结和指导作用，是秘书工作的业务技术指导，做好秘书工作，需要秘书实务的理论研究和指导，同时，秘书实务还要随着秘书实践的发展而丰富和发展，比如在中外秘书文化的结合、秘书职业的晋升方向、秘书的工作艺术、秘书的职业技能等方面加强理论总结和技术指导，丰富、拓展和创新秘书实务，使秘书实务更好的结合服务秘书实践、指导秘书人员成为现代合格的职业秘书。

秘书礼仪实务方法 第7篇

通话准备

任何形式的人际交流能否取得最后的成功，往往取决于交流各方是否在交流前做了准备、所做准备是否充分，接打电话也是如此。只有在通话前做好充分的准备，才能使通话得以顺利进行，观点得以准确阐明，信息得以及时传递，分歧得以有效消减。

(一)内容准备

在拨打电话之前，基层公务员首先必须明确自己所要找的受话人的一般情况，包括受话人姓名、性别、职务、年龄等，以免发生尴尬。同时须明确受话人的电话号码，仔细核实、谨慎拨打。

更为重要的是，基层公务员在通话前应当对自己所要传达的信息和阐述的要点有明确的把握。最佳办法是事先把这些内容写在便笺上，预备一个条理清晰的提纲。这样，电话一通，发话人就可以依照提纲有条不紊地进行阐述了，不至于遗漏要点或者语无依次，甚至因一时想不起来该说什么而尴尬地僵住。

有鉴于此，国家行政机关或基层公务员个人可制作统一的发话记录表，以便通话顺利进行和日后查阅。

(二)仪态准备

在一般情况下，基层公务员不论是拨打电话还是接听电话，都必须全神贯注。首先应当暂时放下自己手头的一切工作，端坐或端立于电话前，然后从容地拿起电话，微笑通话。

通话时，通话人除了必须执笔做些适当、简短的记录，以及可以利用一些与通话内容相关的书面资料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否则既不尊重通话对象，也不利于交流沟通。

应当注意的是，通话虽然只是一个“口闻其声，不见其人”的交流过程，但通话人的神情举止完全可以通过声音的变化为对方清晰地洞察。通话人可以根据声音来判断对方到底是全神贯注还是心不在焉，到底是和蔼可亲还是麻木呆板，进而推断对方对自己尊重与否，从而微妙地影响交流的进程与效果。

有些公务员为了方便，喜欢使用免提通话，以便腾出手来做其他事。这同样有违全神贯注的基本要求，是不尊重对方的表现，不仅不能提高工作效率，反而有可能引起对方的误会和不满，进而影响工作。

(三)记录准备

国家行政机关内任何一次公务来电都有可能是一次重要的信息传递。因此，基层公务员都应当在自己或公用的电话旁配备好完整的记录工具，要养成一听到电话铃就拿起纸笔的习惯。

为了避免因记不住或记不清发话人所传递的信息而一再要求发话人重述，甚至遗漏信息要点的情况，受话人应在接听电话时进行适当的要点记录，避免反复，节约时间。各级行政机关或公务员同样可以制作统一的来电记录表。

值得注意的是，任何一份来电记录都相当于机关内的一份文件，必要时须给有关领导传阅或批示，有的还要存档备查。因此记录应力求完整准确，机密性内容要妥善保管。

(四)补缺准备

由于种.种原因，基层公务员往往会在办公时间暂时离开自己办公桌处理其他要事，以致自己无法接听他人来电。此时，一般可采取如下两种应对措施。

1.委托他人代为接听自己的电话。让受托之人属托来电者留下其姓名、单位及电话号码，转告他自己会在回办公室后即刻复电，并致歉意。一般不宜要求对方隔时再来电，以免给人以“摆架子”之嫌;也可请受托之人在对方同意的情况下，代为记录来电内容，但须确保记录准确，以免误事。