化肥采购合同范文

化肥采购合同范文（精选8篇）

化肥采购合同 第1篇

检验不符合附件一质量标准的，视为全部采购物资不符合质量标准。甲方有权拒收采购物资，并要求乙方重新生产或采取其他补救措施并赔偿甲方因此遭受一切损失(包括但不限于甲方另行采购肥料而支付的货款差价、运输费、劳务费，以及因施肥延迟而造成的生产损失等)，若乙方不能或不愿重新生产或采取其他补救措施，甲方有权单方解除本合同并追究乙方的违约责任。

(二)抽检

总体质量验收合格后，乙方在到每批次采购物资后进行抽检，货款，抽检不合格的，甲方有权拒收该批采购物资，乙方对此有异议的，可按照本条第一款规定的方法再次检验，若仍不合格，甲方有权拒收该批采购物资及剩余批次的采购物资，并要求乙方重新生产或采取其他补救措施并赔偿甲方因此遭受一切损失(规定同上)，若乙方不能或不愿重新生产或采取其他补救措施，甲方有权单方解除本合同并追究乙方的违约责任。

(三)数量验收

甲方应于收到乙方交付的采购物资后及时组织验收并由甲方指定的接货人在交货单据上签字确认。

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化肥采购合同 第2篇

一、产品名称、商标含量规格、数量、金额、供货时间及数量┌──┬──┬──┬──┬─┬─┬─┬───────────────┐│商品│商标│含量│计量│数│单│金│送取货时间及数量││名称│牌号│规格│单位│量│价│额├──┬──┬──┬──┬─┬─┤│││││　│　│　│合计││││　│　│├──┼──┼──┼──┼─┼─┼─┼──┼──┼──┼──┼─┼─┤│││││　│　│　│││││　│　│├──┼──┼──┼──┼─┼─┼─┼──┼──┼──┼──┼─┼─┤│││││　│　│　│││││　│　│├──┼──┼──┼──┼─┼─┼─┼──┼──┼──┼──┼─┼─┤│││││　│　│　│││││　│　│├──┼──┼──┼──┼─┼─┼─┼──┼──┼──┼──┼─┼─┤│││││　│　│　│││││　│　│├──┼──┼──┼──┼─┼─┼─┼──┼──┼──┼──┼─┼─┤│││││　│　│　│││││　│　│├──┴──┴──┴──┴─┴─┴─┴──┴──┴──┴──┴─┴─┤│合计金额（大写）│└─────────────────────────────────┘

二、质量标准及要求：_________。

三、供方对质量负责的期限：_________。

四、送（取）货方式：_________。

五、运输方式及到达站（港）和费用负担：_________。

六、合理损耗计算方法：_________。

七、包装标准及费用负担：_________。

八、验收方式及提出异议期限：_________。

九、结算方式及期限：_________。

十、违约责任：_________。

十一、解决合同纠纷的方式：_________。

加强合同管理降低采购成本 第3篇

一、合同管理

(一) 合同管理的重要性

1. 合同管理关系到企业效益。

实行市场经济体制后, 整个社会生产靠市场调节, 但单个企业的生产则是有计划进行的, 要随时根据市场供求变化做出调节。为此, 企业必须科学制定阶段性生产计划、合理组织调度流动资金、适量竞标采购原燃料等。如果不对此实行严格的合同管理, 最终会影响企业的经济效益。

2. 合同管理关系到企业的信誉。

良好的信誉是企业的无形资产, 是企业竞争力的重要体现, 它会给企业带来商机与财富。由此可以看出合同管理在企业的生产经营中具有不可替代的重要地位, 加强合同管理是加强企业各项管理, 提高企业效益水平的一个有效手段和突破口。市场经济越发展, 现代企业制度越成熟, 对企业经济活动的契约化水平要求就越高。

3. 合同关系到产品质量。

企业产品质量好坏, 很大程度上取决于生产设备的质量和原燃料的质量, 如果签约把关不严或履约验收不严, 甚至根本没有合同约定, 就会严重影响产品质量, 使企业蒙受经济损失和信誉危害。

合同管理的好坏直接影响着企业的经济效益乃至生存, 因此实施有效的合同管理, 是现代企业管理的重要内容。只有认真从合同洽谈、草拟、签订、生效开始, 直至合同失效为止, 对合同进行全过程、系统性、动态性的管理, 才能维护企业自身权益, 防止由于合同管理不善给企业带来的经济损失。

(二) 企业合同管理中存在的问题

1. 合同前期调查工作不细致。企业在签约前不注重依法调查合同订立当事人的资信和资质情况。

2. 合同审验不严格。

合同审验环节是开展合同管理工作的重点, 是关系到合同签订成败的关键。主要体现在以下几点: (1) 条款审验不严格; (2) 缺少合同后续管理。

(三) 解决合同管理中相关问题采取的有效途径

1. 建立健全合同管理制度。

企业应当根据实际情况, 制定切实可行的合同管理制度, 使合同管理工作有章可循, 更加规范化、科学化。其主要内容包括:合同管理机构及其职责, 合同前期调查和谈判、合同签订和审查、法人授权委托办法、合同专用章管理、合同履行与纠纷处理、合同档案管理、合同管理人员培训、合同管理奖惩考核等。

2. 加强对合同管理人员的培训和考核。

企业可通过定期为合同管理人员提供外出培训和进修的机会, 提高合同管理人员的法律意识, 使其掌握相应的合同法律知识和签约技巧, 提高业务素质和工作能力。

3. 加强对合同履行的监督管理。

签订合同的目的是为了保障合同的履行, 防止纠纷发生, 实现合同权益, 并及时分析合同履行中的不利因素, 适时运用法律手段制定应对措施, 指导和帮助业务部门, 防止违约行为的发生。具体体现在以下几个方面:加强调查管理、预审、重视洽谈环节、建立信息反馈制度、收集整理统计合同资料。

4. 加强合同管理, 把好合同结算关。

对合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段进行严格履行监督, 采购部门结算人员同财务部门密切配合;把好合同的结算关至关重要, 这既是对合同签订的审查, 也是对合同履行的监督。

二、原燃料采购结算

(一) 合同与采购结算的关系

原燃料结算是采购合同执行中的一个重要环节, 也是供需双方履行合同规定的要约和承诺的最终体现。采购结算价格是构成企业采购成本的重要因素, 采购结算对于合同的履行起着审查和监督的作用, 企业的利润最终在结算中完成。在钢铁企业, 原燃料的采购结算一般都是采取优质优价结算, 结算标准和结算条款是合同中不可缺少的部分。

(二) 合同条款与采购结算

钢铁企业原燃料合同条款一般分为:发货人、收货人名称、发站、到站、具体品种、规格、数量、质量标准、价款及交货时间, 验收标准、质量考核标准、运输方式、结算方式及违约责任等内容。其中数、质量验收标准、合同价格、质量考核标准是结算的重要依据。

1. 数、质量验收标准。

(1) 数量、质量均以出卖人为准结算。 (2) 数量以出卖人为准, 质量以买受人为准结算。 (3) 数量以买受人为准, 质量以出卖人为准结算。 (4) 数量、质量均以买受人为准, 但数量参考出卖人, 超出合理途耗, 双方各承担百分比。

2. 合同价格。

即合同的的基价, 其他有效成份的加减价都在此基础上进行。通常合同的基价有三种:车板不含税价、车板含税价、含税包干到厂价。

3. 质量考核标准。

通常在结算当中按合同加减价方式的不同, 我们把结算类型分为 (1) 简单计算类型, 只计算水份; (2) 有效成分加减类型, 既计算水份, 又考核其它标准。这一部分条款是优质优价结算的核心内容。

4. 运输方式。火车运输 (主要运输工具) 或汽车运输。

5. 结算方式。分为一票、两票或三票结算。

6. 违约责任及合同争议解决方式。

当合同双方发生争议时, 双方协商解决, 协商不成时, 在需 (供) 方所在地人民法院诉讼解决。

7. 其它约定事项。

(1) 合同履行有效期限。 (2) 其他未尽事宜, 双方协商解决。

(三) 采购结算员的工作程序

1. 合同审核。

结算员必须认真审核采购合同手续是否齐全, 是否有相关领导签字并仔细推敲合同条款是否规范、完整、严密、公正, 如有毗漏应及时反馈、尽早纠正。随时了解掌握原燃料调价及合同条款变更信息以及异议处理情况。

2. 审查原始票据。

审查交库员转交的交库单、化验单、磅单等原始票据是否齐全, 物料品种是否一致, 数据计算是否正确, 票据是否有涂改, 如有涂改应退回重新办理, 或加盖印章。票据、手续齐全方可结算。

3. 结算。

按照ERP系统结算的流程, 根据合同条款维护物料结算模板, 导入合同条款, 将合同条款与采购订单相匹配, 在系统内计算结果, 出具结算单。

三、完善合同条款, 有效降低采购成本

(一) 发挥河钢集团整合优势, 统一合同文本, 规范合同流程

在借鉴原有合同的基础上, 根据各子公司的具体情况, 按照国家法律规定, 规范了地方合同文本:统一合同条款、统一价格、统一指标要求, 统一考核条款;规范了票据传递和结算管理办法, 合同传递管理办法。

(二) 合理磅差, 严谨供货合同, 有效降低成本

2009年, 钢铁企业发展势头强劲, 原燃料价格一直上扬, 在大宗原燃料采购过程中, 采购双方对检斤化验结果存在异议。例如:在煤的采购中矿务局煤炭结算以对方为准是全国惯例, 但我公司承担着较大的途耗及化验结果不符带来的经济损失。为此, 我们对各大矿务局所进的每一车煤作统计, 对比双方进厂量, 各项化验指标, 经过大量的数据统计分析研究, 对双方差距较大的, 提出异议并及时与供方沟通协商决定, 我们在合同中增加“磅差超过1.2%的合理途耗部分, 双方各承担一半损失”的条款。合同生效后, 呈现双方量差逐渐下降趋势, 为公司挽回部分经济损失。

以此为基础, 我们认真分析市场变化, 把握市场价格走向, 掌握各钢铁企业的采购信息, 从2010年5月开始, 部分大矿焦煤的检斤、化验结算方式已改成以买受方为准, 降低因供方检斤、化验为准可能在途耗、化验误差方面带来的“潜在”经济损失, 把握了市场采购的主动权。

四、结论

化肥采购合同 第4篇

关键词：化肥企业；原料采购；内部控制的缺陷；对策

内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施。因此只有建立完善原料采购、结算管理的内部控制制度，将其落到实处。并强化会计监督，才能提高原料采购、结算的可控性，保证会计资料的正确性和可靠性，防止错误和舞弊，增强竞争力，确保企业资产的安全、完整。

一、某化肥企业原料采购、结算内部控制存在的问题

1对内部控制的重要性认识不足

主要表现为企业部分员工认为，采购结算的内部控制制度束缚了自己的手脚和办事效率，是对自己的不信任，如果严格执行容易得罪人，相关部门容易发生冲突，况且内部控制制度执行得好坏，与自己的经济利益无多大关系，所以很多人抱着事不关己高高挂起的思想。

2采购合同不规范、缺乏统一的采购结算标准

由于缺乏统一的采购、结算标准，在原料采购合同的签订上，存在较大的随意性，同一原料，对不同的供货商在合同上对质量的要求不一至，而相同质量的原料价格不相同，即同质不同价的现象较为严重。如有的采购合同规定：磷矿石按五氧化二磷30％计算、杂质按7％计算，到厂价300元/吨，以含磷30％为基数，磷每上升1％，每吨磷矿石奖10元，磷每下降1％，每吨磷矿石扣8元，杂质每上升1％，每吨磷矿石扣15元……，而有的采购合同规定：磷矿石按五氧化二磷29％计算、杂质按8％计算，到厂价310元/吨，以含磷29％为基数，磷每上升1％，每吨磷矿石奖11元，磷每下降1％，每吨磷矿石扣6元，杂质每上升1％，每吨磷矿石扣13元……，由于多种结算标准的同时并存，不但供应商怨声载道，反映合同不公平，造成供应商的经常变动，因而增加企业采购成本，更为严重的是一但某种原料供应紧张，采购部门往往找出各种理由要求生产单位降低采购原料质量指标，而影响产品质量的事时有发生。

3原材料采购、结算的内部控制失控

主要表现为，有章不循、执法不严的现象较为突出。使原材料采购、结算内部控制制度失去了应有的刚性和严肃性。收货、计量、质量检验、结算等环节基础工作不规范，相关部门之间缺少制衡，部份从业人员法制观念淡薄，实际工作中存在随意性和舞弊行为。如：公司规定对购进原料必须车车除皮计量，而有的汽车衡计量人员为了图方便，对当天所运同种原料的同一车辆，只对其空车进行一次计量，全天，有时几天都用这个数据去计算该空车重量。严重违反公司内部控制度规定，给不法人员损害公司利益造成可乘之机，有的从业人员与不法商人内外勾结，采取重复过磅计量、重复收货、质检作假等手段损害公司利益的事时有发生。又如：按合同规定质量不合格不能结算的货款的磷矿石，有时领导一纸批条，会计便给予结算。

二、完善企业采购、结算内部控制制度的对策

为了让原材料采购内部控制制度的实施达到预期的内控效果，实现内控制度的目标，真正起到保证企业业务活动的有序进行、确保资产的安全完整、会计信息真实可靠、防止欺诈和舞弊行为、实现经营管理目标的作用，就必须在坚持实事求是，“因企制宜”，的基本原则下，进一步完善企业内部控制制度：

1规范采购结算标准

针对采购合同不规范，缺乏统一的采购、结算标准问题，制定统一的采购结算标准，具体做法为设立一个由技术、生产、质量检验、财务、采购等部门人员组的公司标准化委员会，由其统一制定企业原料采购的质量和结算标准，采购、结算标准一经标准化委员会批准，采购部门必须按此标准进行招标。如：对磷矿石的采购标准为：五氧化二磷>30％，每增加0.1％，加价1.00元/吨磷矿石；28≤五氧化二磷<30％，以30％为期准每降0.1％；降0.6元，同时考核杂质……

2完善原料采购、结算内部控制制度

内部控制制度要严密具体，有可操作性。使人一看就明白。主要完善以下内部控制制度

(1)过磅计量内部控制制度

过磅计量内控制度，主要应采用建立岗位责任制的办法进行内部控制。主内容应包括：“计量过磅时，计量人员不得少于2人，计量监控设备必须打开，过磅单必须联号，所有货物必须过磅计量、空车必须车车除皮计量……”。

(2)收货(存货)内部控制制度

收货(存货)内部控制制度，主内容应包括：“收货时保管人员必须根据原材料过磅单上载明的供货名称，供货数量、供货单位等要素作好记录，并与实物进行核对，在每天交班时与过磅人员、质检取样人员对帐，发现差错及时查明原因进行处理。并应规定每十天与财务部对账一次，每季进行一次盘存。对于盘(盈)亏的部份，应查明原因，如是人为因素造成的亏损应由责任人负责赔偿……”。从而有效地保证存货的安全完整。

(3)原材料采购质量检验内部控制制度

原材料采购质量检验内控制度，主要内容应包括：“质量检验人员取样时，必须多人一组，采用等距布点取样并有收货人员、供货人员在现场方能进行，所采样品必须现场制取，一式三份，分装密封，供应商、公司分析人员各一份，并留一份作仲裁样备查。采样人员应每天临时分组，以防止舞弊的发生……”。

(4)会计结算和应付款项的内部控制制度

会计结算和应付款项的内部控制制度，主要内容应包括：“结算会计应根据采购合同、收货单据、质检分析报告单等结算所必须的单据进行结算。结算后，经专人复核会计方能作帐，预付帐款的支付必须要有合同，应付、预付款的支付须有付款申请单，申请单上必须要有经办人、主管会计人员和财务主管人员的审核签名以及公司授权的付款审批人的签名，出纳人员才能付款。如违反规定进行结算或付款的，要追究相关责任人的责任，造成损失的要由相关责任人负责赔偿。同时建立应付款、预付款项的定期分析制度，每月一次报告，进行动态管理，保证资金的全安完整”。

(5)完善内部审计制度

为了，保证企业原材料采购、结算的内部控制制度能有效地发挥作用，应成立一个直接归董事会管理并独立于审计对象的审计部门，审计部门定期对原材料采购、结算内部控制制度的执行情况进行检查与考核，检查企业原材料采购、结算的内部控制制度是否得到有效遵守，执行中有什么问题，估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执采购、结算内部控制制度的要给予精神鼓励和物质奖励；对于违规违章的，给予处罚。

三、结束语

化肥销售合同 第5篇

甲方：河南省花丹肥业有限公司

乙方：河北省临漳县农丰种植专业合作社

一、产品名称：玉米高产肥

商标：乐旺特

含量：N 25%数量：40㎏/袋

二、价格：出厂价980元/吨，中途不得随意调价。

三、需求数量：500吨（暂）

四、甲方负责发货至乙方指定地点，运费50元/吨由乙方负责。

五、甲方负责质量保证，由于产品质量给农民造成的经济损失，甲方负责全部责任。

六、乙方按规定一次性结算清全部货款，款到发货。

七、以上合同为甲、乙两方协商订立。

本合同一式两份，各交甲乙双方收执，并由双方签字盖章生效。

甲方签字：乙方签字：

化肥(农药)买卖合同 第6篇

合同编号：_____________

买方：______________________________

卖方：______________________________

签订地点：__________________________

签订时间：__________________________

提示：本合同适用于化肥（农药）生产商与销售商之间，或经销商与种植户之间进行的大额交易。

根据《中华人民共和国合同法》及相关法规的规定，为明确双方的权利义务，经双方协商一致，签订本合同。

一、标的、数量、价款及交（提）货时间 品种名称 商标或品牌 规格

生产厂家（产地）计量单位 数量（吨）

有效成份（含量）单价（元/吨）金额（元）

合计人民币金额（大写）：万仟佰拾元角分

二、质量标准：□国家标准□行业标准□企业标准

三、卖方应出示的相关证件：《营业执照》复印件、《肥料（农药）登记证》复印件、《生产许可证》或批准文件复印件、《代理销售授权书》复印件、《备案登记号》、《经营许可证》复印件。

四、交（提）货时间、地点：交（提）货时间为_______年_______月_______日，交货地点为________________________

五、发运方式、运费负担：用_______运输，运费由_______方负担。

六、付款方式及期限：买方应在_______年_______月_______日前以______________（汇款或汇票、现金）向卖方支付（□定金/□预付款）______________元，剩余价款应在_______年_______月_______日前付清。

七、验收：买方应在卖方交货后_______日内进行验收。产品包装和标签内容应符合产品标准和国家有关规定。

八、违约责任

1．化肥（农药）经验收不符合第一条或第七条要求的，买方有权要求补足、换货或退货。

2．化肥（农药）不符合第二条质量标准的，买方有权要求退货，并要求卖方赔偿损失。

3．一方迟延交货或迟延支付价款的，应每日按照迟延部分价款_______%的标准向对方支付违约金。

九、合同争议的解决方式

本合同在履行中发生纠纷，由当事人协商解决；协商不成的，按下列第_______条方式解决：

1．提交______________仲裁委员会仲裁：

2．依法向人民法院起诉。

十、本合同自双方签字盖章之日起生效。

十一、其他约定

农药化肥订购合同 第7篇

甲方：（以下简称甲方）乙方：（以下简称乙方）

甲、乙双方本着诚信、自愿、合作互利的原则，经共同协商，签订如下合同，并共同遵守。

一、产品品种、货款

甲方提供种子、农药、化肥共计销售金额 元整（￥： 元）。

二、甲方供货时间： 年 月 日至 年 月 日止。

三、乙方必须在甲方交货后一个月内付清货款。

四、产品质量按国家规定执行，若产品不合格，乙方有权退回，若有争议，应按检测部门的结论执行。

五、若甲方不能交货，按15%违约金，延期交货支付5%的违约金，乙方不依法或不按合同要求而终止合同，乙方应按总额15%支付违约金。

六、本合同一式两份，甲、乙双方各执一份，签字后生效。

甲方（签字）： 乙方（签字）：

开户行： 账 号： 户 名：

物资采购合同管理问题探讨 第8篇

1.1 对物资采购合同进行分类对重要的合同要做重点审核和管理

根据工作中的实际情况, 物资采购金额在50万元以上的合同可视为重大合同。由于这些合同涉及企业的重要经济利益, 对企业的发展有着至关重要的影响。因此, 在审核和管理合同过程中, 应把这些合同作为重点审核和管理对象。要对合同的项目论证、对方当事人资信调查、合同示范文本使用、合同条款内容, 严格合同审核和管理, 预防合同纠纷的发生。

1.2 物资采购合同审核的主要内容

(1) 对合同当事人主体资格的审核。

这是首要确认的问题, 也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证, 还要对企业的生产资格进行审查。比如采购雷管、炸药等火工品, 对方须有国防科工委颁发的《民用爆破器材生产企业凭照》和国家煤矿安全生产监督管理总局颁发的《煤矿矿用产品安全标志证书》。采购煤矿专用机电设备、支护产品、通风材料、输送皮带等井下矿用产品, 对方须有煤安标志证书。

(2) 对合同标的物、数量、质量条款的审核。

审查标的条款时, 不仅要有货物名称, 还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点, 有些还需注明标的正负误差、合理磅差等。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的, 要写明标准名称、代号或编号。

(3) 合同标的物交 (提) 货方式条款的审核。

我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义, 即交付之前由出卖人承担, 交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式, 那么货物在途中的风险由出卖人承担;如果采用自提方式, 那么货物回途的风险由买受人承担。所以, 交 (提) 货方式条款中, 作为产品买受方来说, 尽量约定由对方送货的方式。

(4) 价款的支付审核。

对价款的如何有效地约定, 会直接关系到合同是否会顺利履行。对于产品买受方来说, 应要求价款的支付应与产品的供应量和供应时间相应, 尽可能避免出现“预付款”之类的条款。

(5) 违约责任的审核。

合同对违约条款的约定简单, 则会对守约方追究违约方的违约责任造成很大的障碍。比如合同中这么约定关于违约责任:如一方违约, 则另一方根据法律规定追究其违约责任。这样的约定, 对于保障合同的履行是起不了任何积极意义的。违约方承担违约责任, 这是法定义务, 无须当事人在合同中约定。如果守约方想对违约方索赔, 首先要证明自己受到了经济损失;其次还应证明自己的经济损失是因为对方的违约而导致的;再次还应计算出自己受到经济损害的具体数额, 并且必须用货币价值来反映。

(6) 合同争议解决方式条款的审核。

解决争议方式主要是仲裁或诉讼。选择仲裁, 必须写明仲裁地点和仲裁机构全称。选择诉讼, 约定由己方所在地法院管辖更为有利。但这两种方式只能选择其中之一。与诉讼相比仲裁的优势在于, 仲裁的程序简便、方式灵活、一裁终局, 而且有些合同纠纷的事实判别强于法律判断, 需要相当丰富的专业知识, 而这正是仲裁机构专家仲裁人员的优势。所以, 合同专业性比较强、涉及商业秘密、希望尽快解决争议的合同纠纷可以选择仲裁。

2 物资采购合同管理的第二阶段履约管理

2.1 建造企业内部物资采购合同履行流程

履行流程中有两个重要环节。①货物验收环节:验收环节可以检验标的物是否存在瑕疵;标的物质量是否符合约定的质量标准;标的物的实际交付数量是多少, 都要经过使用单位的实际验收后方可得之。②价款支付复核程序:财务部门多付价款则我方遭受损失, 少付价款则会引起纠纷, 所以财务部门应当依据经办部门提供的合同和使用单位出具的入库验收单, 复核付款文件资料, 办理物资采购资金的付款手续。

2.2 合同纠纷法律救济制度

如果发生纠纷或者出现不能正常履行的情况, 面临着如何进行合同救济的问题。若出卖人未按期交货或货物不符合约定, 使用单位将违约情况反映给合同经办部门, 经办部门及时将情况反馈给合同管理部门并负责提供证据材料, 积极配合合同管理部门与对方协商解决, 行使履行中的抗辩权、合同解除权等权利。

2.3 利用信息网络技术进行管理

企业合同的风险由管理层控制, 合同的日常管理主要由合同经办部门进行, 可能造成资源分割, 管理层无法掌握具体的业务情况。因此, 将合同管理和信息网络技术整合, 让管理层可以通过合同管理模块, 迅速掌握本企业与合同有关的工作进展, 这将是企业继财务信息化系统建立后的又一个管理上的里程碑。

3 物资采购合同管理的第三个阶段结果管理

3.1 合同文本档案管理

合同的原件保管是非常重要的, 它是合同履行的必要条件, 更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件弄丢, 则会给企业索赔造成非常被动的局面。再者, 一些合同的内容是企业不愿意公开的, 合同内容会涉及商业秘密。因此, 合同管理人员必须对生效的合同按照类别进行分类整理、归档, 并在保管期限内妥善保管合同档案。

3.2 合同登记台账统计

合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计, 准确掌握合同业务量的基本信息, 分析相关统计数据。从而, 针对性地开展履行监督和检查工作, 及时总结合同管理中的经验, 提高合同管理水平。

4 合同管理的具体步骤

4.1 制订合同管理计划

合同管理计划中必须要有相应的资料, 如供应商的详细资料 (如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石化电子商务网络供应商会员证等) , 以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。

制定合同进度表, 此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定, 当要求交货期非常重要时, 还要注明各类“作业活动”的完成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。“作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作, 例如, 设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行, 而且需要使用资源。

合同预算, 在支出较高的时候, 你可能期望供应目标的实现应保持在一个合适的成本范围内, 即使没有这样一个目标存在, 采购专业人员也有责任来保证适当地控制成本, 这就要保证成本在批准的预算范围内。被批准的预算包括根据合同支付给供应商的款项、应急费用和工时预算, 这几项是必须的财务支出。

合同质量计划, 它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时, 如当采用新技术或使用新供应商时, 购买方希望能够对质量管理施加影响。这样, 大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中, 成为合同项下的完成目标。

4.2 制定风险登记表

风险评估工作是合同管理的重中之重, 只有意识到风险的存在, 才能更好地去预防。风险主要包括供应商所处的特定市场相关的风险, 以及与供应商本身相关的风险, 还有就是已经写进了合同的条款和条件中的风险。

进度风险, 评估进度风险的基础是合同进度表。造成进度延迟的重要原因有以下几方面:需求描述不完整或不正确;任何一方的必要投入的延迟;采购方与供应商缺乏有效沟通;供应商没有充足的资源;供应商的生产问题;供应商的失误;质量问题;装运问题。

成本风险, 评估成本风险的基础是合同预算。常见的成本风险如下:需求描述不完整或不正确;供应商的成本增加;汇率不利的波动;通货膨胀。

质量风险, 评估质量风险的基础是质量计划。常见的质量风险如下:需求描述不完整或不正确;采取不充分的或不正确的测试和检查;运输过程的损坏。

商业及其他方面的风险, 常见的如下:缺乏商业上的警觉;供应商发生财务问题;采购方发生财务问题;供应商的所有权的改变或其关键人事变动;在采购方的工厂里安装或调试设备发生问题时, 供应商方面缺乏响应;不可抗力。

4.3 监督和管理绩效

合同绩效考核要花费时间和精力, 因此, 应该对那些真正重要的进行考核, 应该把精力放在那些风险最大的地方。评估每个合同实施关键三要素 (时间、成本、质量) 的重要也就是应该着重于投入、过程和结果这三个方面。

在大多数情况下, 把考核的重点单单集中在结果上是远远不够的, 你必须在考核结果的同时考核过程。例如, 仅仅在合同后期考核某一设备的零部件实际上是否准时交付 (结果) , 对于确保交付的准时性是没有什么用处的, 因为当结果出现了你再想去改变它已经太晚了。所以除了考核预期的结果外, 对于交付这种结果的过程也需要进行考核。考核这些“过程”中的事务, 可以帮助你尽早地发现任何在计划上出现的偏差, 以便于你采取措施来加以恢复与计划保持一致。

5 结 论

合同管理工作是与业务工作既平行又交叉的一项综合管理工作, 涉及因素很多。合同管理人员和业务人员应紧密配合。合同管理人员要关注合同业务运作的变化, 业务人员应及时将各种非正常业务现象提交合同管理人员论证。这样, 才能使物资采购合同对企业的各项生产经营活动发挥积极有效的作用。

摘要：本文从课题研究的相关背景入手, 首先详细的阐述了合同管理的必要性, 然后重点论述了物资采购合同管理的第一阶段——签约管理, 接着探讨了物资采购合同管理的第二阶段——履约管理, 最后分析了物资采购合同管理的第三个阶段——结果管理。