房产档案的数字化建设

房产档案的数字化建设（精选8篇）

房产档案的数字化建设 第1篇

关键词：房产档案,数字化建设,建议

房产档案的产生是在房屋登记的基础上产生的。房产档案的特点包括: (1) 专业性; (2) 动态性; (3) 真实性; (4) 完整性。另外, 房产档案因为其产生的社会因素, 所以具有独特的社会作用。房产档案的数字化建设是符合国家现代化建设发展需求的, 是提升社会服务质量、加强管理规范化、保障档案安全的重要项目。

1房产档案数字化的含义

房产档案数字化主要体现在数字化上, 主要是指通过各种现代化高新技术, 比如, 计算机、摄影、多媒体等技术, 将通过多种载体存储下来的房产档案以数字化的形式存储下来, 并通过互联网络进行连接。这种数字化的房产档案经由计算机的统一管理, 形成了档案信息库, 充分地发挥了档案资料的利用价值, 实现了资源共享。

2房产档案数字化的意义

2.1实现房产档案数字化管理是时代发展的要求、服务民生的需要

经济的发展、城市的建设, 使得房地产行业越来越活跃, 人们购买房屋的热情也逐渐高涨。大量的房屋销售使得每日房屋登记的数量逐渐提升。再加上, 国家对房价的宏观调控、房产税的调整、司法部门针对房产纠纷的调查等, 都离不开房产信息的查询。由此可见, 房产档案面临着前所未有的重要挑战。在这样的背景下, 建立科学完善的数字化房产档案是符合时代发展的需要的。只有在科学完善的数字化房产档案平台上, 才能通过互联网络快速查找所需要的房产档案信息, 提高查找速度, 保障查找内容的真实可靠性, 并跟上时代发展的步法, 解决因档案的服务部门无法跟上社会信息需要而产生的重大矛盾, 从而进一步为服务民生做出贡献。

2.2房产档案数字化是改善管理模式、服务社会的需要

传统手工记录的房产档案无法满足现在社会信息的需要, 传统的档案管理模式因其管理上的不规范是很多房屋产权管理部门所需要面对的难题。购买房屋的人员逐年增加, 致使房产档案管理人员的工作量加大, 传统的档案管理模式很容易导致失误, 产生不必要的损失, 为购房人带来麻烦。为了解决这种情况, 房产相关部门大力推行房产档案数字化建设, 将房产业务的各项内容有机结合起来, 构成系统的房产档案, 有效地解决传统房产档案管理模式带来的问题, 更好地为社会服务。

2.3房产档案数字化管理是档案安全保护的需要

传统的房产档案是以纸质档案为主的, 这就不可避免的面临因频繁查找档案导致的破损或丢失。另外, 纸质档案也不容易保存, 尤其是在出现灾害时, 很容易导致档案损坏。而建立房产档案数字化就可以避免这些问题。房产档案数字化就是将房产档案的内容借助计算机进行存储, 并将纸质的档案转变成以磁盘为载体的形式。这样在查找时直接通过计算机查询即可, 避免出现磨损。另外, 电子档案还可以通过异地备份的形式避免灾害发生时房产档案的丢失。

3房产档案数字化建设的几点建议

3.1理清思路、制定房产档案数字化建设发展规划

近些年来, 一些重点城市投入了大量资金, 组织了大量专业人员, 建设一整套功能强大、覆盖面广的市场信息系统, 包括GIS系统、高标准的中控机房、通过飞机或卫星拍摄的三维立体城市房屋地图资料等等, 如此大规模的人力、物力、财力投入, 放在中小城市是“不可能完成的任务”。因此, 理清思路、制定房产档案数字化建设的长远发展规划是非常必要的。各地要根据当地实际情况, 量力而行, 切不可盲目求大求全。另一方面, 也要积极与有关部门沟通协调, 寻求政府支持, 以保障人力、财力投入。

3.2全面部署、建立完善的房产档案信息管理系统

信息归集系统能促使房产档案数据库的工作系统得以形成, 它能准确、全面地对房产登记业务环节出现的静态、动态的文字、数字、图像、视频等信息进行收集。健全的信息归集系统务必要确保房产档案信息资料的准确性、全面性, 并要对库存数据及时进行更新, 确保产权状况与档案信息之间同步变动。信息检索系统是房产档案信息输出利用的系统。实现房产档案数字化主要是为了检索方便、管理方便、利用方便。由于房产登记业务涉及面广、专业性强, 初始登记、转移登记、变更登记、抵押登记、限制登记等不同业务又有着各自不同的特点, 对所需房产档案信息要求也有所差异, 因此, 必须建立一个多功能、多角度、方便、快捷的检索系统, 将产权人姓名、身份证号、房屋坐落、产权证号、登记时间、业务编号、档案号等要素作为检索点, 编制各种检索工具, 实现多方位检索, 从而提供高效、快捷的查询服务。信息咨询系统也是房产档案信息利用的系统。它基于检索系统, 具有更详尽的查询功能。为了提高房产档案的利用价值, 应建立满足多层次、多方位需求的房产档案咨询系统, 可设立电子触摸屏、语音查询、手机短信、房产档案网站等, 从而为客户提供有偿的房产信息便捷查询服务, 但信息的保密性与公开性之间的关系一定要处理好。

3.3保证质量、处理好新档案资料的扫描、录入

房产档案数字化建立还需要保证好新生成的房产档案扫描与录入的质量。设计研发可储存大量信息的高性能数据库系统, 在每一个房产管理部门建立一个完善的局域网。与此同时, 将照相机、扫描仪等相关设备直接配备到服务窗口和档案管理相关部门, 建立起一个从房产登记就开始扫描记录档案的意识, 确保新的房产档案在最短时间完成数字化, 保证档案的质量, 为后续房产档案的查找利用工作提供了便捷的条件。

3.4将历史纸质档案转化为数字化的档案

历史房产档案存放时间越久越不爱保存, 为了防止档案在保存过程中出现问题需要尽快的将历史档案转化为数字档案。房产档案相关部门可以通过自行扫描或者委托专业人员进行纸质档案数字化转化工作。同时, 转化后的数字化档案信息应并入到房产部门所应用的数据库中, 是相关人员可以通过房产部门的局域网络平台就能查找到相应的信息。历史房产档案的数字化转化有效避免了纸质档案的破损, 加快了档案的利用效率。

3.5做好房产档案数字化系统的维护和备份工作

数字化的房产档案避免了纸质档案在存储和查找期间造成的损失, 在保障档案安全性的同时, 也会因为计算机系统或网络安全等因素导致数字化档案的安全性问题。为了避免问题的发生, 需要定期对数据库系统进行相应的维护, 并加设相应的密钥, 保障档案信息的安全。另外, 为了避免因系统造成的信息缺失, 需要及时对档案进行异地的备份, 采取数字化档案与纸质档案共同保存的策略。

参考文献

[1]苏绍芝.档案工作实践与理论研究[M].济南:山东省地图出版社, 2009.

[2]徐健冬.浅论房地产权属档案的数字化管理[J].管理论坛, 2010 (9) .

[3]姚帅.浅议新时期如何加强房产档案管理[J].兰台世界, 2012 (z4) .

[4]朱以洲, 李永树, 江禹.GIS时空数据模型在房产档案管理中的应用[J].兰台世界, 2013 (20) .

房产档案的数字化建设 第2篇

近年来随着房产档案的数字化进程的不断加快，将纸质档案扫描转化为电子档案提供利用，实现房产档案数字化管理，使档案利用效果更高效更便捷。由于对数字化档案利用率的不断提高，对房产档案的数字化、信息化的网络环境的安全相应也提出了更高的要求。维护数字化档案数据的真实完整有效已成为新时期房产档案管理的难点和重点。由于投入不足和传统管理观念的局限，房产数字化档案的管理现状滞后于实际管理的需求，有许多不尽如人意的地方需要不断改进，这就需要加大投入，搞好调查研究，逐步满足现代化房产管理的需要。

一、在房产档案查询中存在的问题

1、登记簿中因身份证号码升位而造成身份证信息前后差异无法互查。一代身份证换二代身份证升位后加数字和字符的变化计算机系统不能有效自动增位，只能用新身份证推断旧身份证号码，如老档案中身份证信息不完全，有些档案内容缺项，使用现行电子登记簿无法全面反映个人信息，造成查询困难。

2、个人身份多元化造成身份信息不唯一，给查询带来难度。如产权人以军官证等证件办理房屋所有权证，后用身份证号码就查询不到对应信息。

3、姓名中有生僻字出现时，受理人员往往用空格或符号代替，而没有一个统一的解决方法。依个人习惯操作随意性很大，也造成查询页面有许多个王空格、许多个李？，信息混乱难以区分。

4、由于街道名称更改，房屋座落信息发生较大变化，街道名称多一字少一字、前后顺序变更都使得房屋座落信息产生差异。如南建国路改为建国南路，胜利路改为胜利大道等等，往往一条路的名称变化了，沿路居民的房产证信息就都要被动地做更正登记。

5、电子登记簿信息输入时全角和半角没有从程序上做严格限定，使得操作者在输入完文字后输入数字时仍然能用全角状态输入数字或字符，造成相关项目被调用时字符混乱，甚至查询不到，给查询工作带来难度。

6、在程序设计时没有严格规范空格的使用，使得不该出现空格的连续信息如人名或身份证号码中间有空格，给查询造成困难。

二、改进数字化房产档案中出现问题的对策

1、制定可操作性的标准规范。针对电子登记簿落后于管理需要的实际情况，加强各个环节的监督力度。任何环节严格按标准进行规范操作，发现问题及时退卷，杜绝差错的产生。

2、加大房产档案数字化建设的力度，完善数据库的建设，从软件开发制作方面着手，规避不规范的操作对数据安全带来的冲击，用技术手段迫使工作人员认真仔细地完成电子登记簿的准确输入。

3、完善查档流程。查询档案流程要充分考虑有可能的情形，如遇利用人办完产权证后又改名即有曾用名的情况，查询档案时应出具更名过程的户口本方可查询。

4、关注新兴技术，借鉴并应用到档案工作管理中来。目前出具的查询结果证明仅仅是普通复印纸上打印的扫描图像，档案的安全性没有保障，应该采用先进的水印技术解决这一难题，在输出结果的同时在相应的位置设置水印防伪标志，并且每个有查询、打印权限的工作人员电脑中都有后台统计工作流量的电子日志。

5、档案管理软件要统一，不能因不同业务而用不同的软件。由于历史原因，有些新增业务不能在已有的程序中添加而另外新设计一个软件，这使得业务衔接不紧密，数据分散，同一个业务办完得需要在两个软件来回切换，甚至造成超时，因此在研发软件时应充分考虑登记部门的所有业务，提高权属档案的管理水平。

6、因房屋权属档案涉及产权人的一些基本信息属于个人隐私，因此要尊重产权人及保护信息的保密问题，不得以姓名为搜索条件查房，这在程序中就应严格控制。

7、从事档案查询工作的人员业务水平参差不齐，并且人员流动频繁，造成工作人员不能在短时间内体现工作成效，因此必须加强在岗人员培训，提高管理人员的能力与素质，包括专业知识、技术知识、管理能力，提升工作人员规范、保密意识，培养高端专业人才，构建科学的管理体系，提高服务水平和服务效率。

8、加强同行业之间的交流与沟通，追踪收集反馈信息，避免关起门来搞信息化，为个人住房信息系统实现全国联网，为更广范围的资源共享创造条件，作好准备。

无可置疑，目前房产档案数字化正以飞快的速度融入现代信息网络化发展中，必将迎来房产档案工作的巨大进步。房产档案现代化管理工作任重路远，作为房产档案的管理人员一定要与时俱进，用发展的眼光，精益求精的态度，科学合理的手段把房产档案工作作细作好。有效加强档案管理职能，坚持做好房产档案管理的各项基本工作。加强主动服务意识，使房产档案工作有序开展，为房产登记服务，发挥房产档案的作用。

如何推进房产档案管理的数字化进程 第3篇

一、房产档案管理数字化的内容

所谓房产档案管理的数字化是指通过网络技术、大数据技术、信息储存技术,将各种房产资源积极转化为数字化档案信息,以数字化形式收集、整理、筛选、储存房产档案,进而实现房产档案数字化、信息化,辅之以计算机系统进行智能管理,形成一个运转高效合理的房产档案管理体系,实现信息适时传递、数据分析、信息共享的目标。随着房地产行业不断发展以及信息化建设的不断深化,对房产档案管理数字化提出了新的要求,比如:档案管理软件必须具有数字化加工的辅助管理功能;需要档案管理软件与网络办公房产档案管理系统、业务管理房产档案管理系统衔接,接收办结的文件数据或处理完的业务数据,实现文档一体化。

二、房产档案管理数字化的原则

(一)安全性原则。

房产档案管理数字化过程中最为关键的一个问题就是如何保证房产档案管理系统的安全性,否则一切工作努力都会付诸东流。这就需要我们使用过硬的信息技术手段,采用多层加密技术保障房产档案管理系统的安全性以及信息收集、整理分析、传递过程中不被泄露,否则后果不堪设想。

(二)开放性原则。

房产档案管理系统的设计和建设必须具有开放性,遵循业界规范及相关标准,选用成熟、先进、标准的软、硬件产品,不依赖某一厂家的房产档案管理系统平台和操作房产档案管理系统或应用环境。支持标准XML、通用文本、DBF等数据交换格式,支持第三方开发工具和软件;充分考虑异构网络、硬件、软件房产档案管理系统之间的集成、兼容、信息交换和扩展,还应具有操作房产档案管理系统无关性,保证与其他厂家的应用房产档案管理系统进行数据交换。

(三)可扩充性原则。

房产档案管理系统应具有灵活可靠的可扩展性,所有产品(包括软硬件)的选型及配置应充分考虑到整体房产档案管理系统的可扩展性。满足随着业务的不断发展而随时增加的数据量和用户及软硬件产品升级的需求;特别要加强房产档案管理系统设计的前瞻性、预留房产档案管理系统扩充和扩展能力,根据设计预留房产档案管理系统接口,将来在不影响办公业务运行的情况下,可进行房产档案管理系统的平滑升级。

三、推进房产档案管理数字化的建议

(一)建立完善的房产档案信息管理系统。

信息归集系统能促使房产档案数据库的工作系统得以形成,它能准确、全面地对房产登记业务环节形成的静态、动态的文字、数字、图像、视频等信息进行收集。健全的信息归集系统务必要确保房产档案信息资料的准确性、全面性,并要对库存数据及时进行更新,确保产权状况与档案信息之间同步变动。实现房产档案数字化主要是为了检索方便、管理方便、利用方便。由于房产登记业务涉及面广、专业性强,初始登记、转移登记、变更登记、抵押登记、限制登记等不同业务又有着各自不同的特点,对所需房产档案信息要求也有所差异,因此,必须建立一个多功能、多角度、方便、快捷的检索系统,将产权人姓名、身份证号、房屋坐落、产权证号、登记时间、业务编号、档案号等要素作为检索点,编制各种检索工具,实现多方位检索,从而提供高效、快捷的查询服务。

(二)处理好新档案资料的扫描、录入。

房产档案管理数字化建立还需要保证好新生成的房产档案扫描与录入的质量。设计研发可储存大量信息的高性能数据库系统,在每一个房产管理部门建立一个完善的局域网。与此同时,将照相机、扫描仪等相关设备直接配备到服务窗口和档案管理相关部门,建立起一个从房产登记就开始扫描记录档案的意识,确保新的房产档案在最短时间完成数字化,保证档案的质量,为后续房产档案的查找利用工作提供了便捷的条件。

(三)将馆室藏纸质档案转化为数字化的档案。

馆室藏房产纸质档案存放时间越久越不易保存,为了防止档案在保存过程中出现问题需要尽快地将纸质档案转化为数字档案。房产档案相关部门可以通过自行扫描或者委托专业人员进行纸质档案数字化转化工作。同时,转化后的数字化档案信息应并入到房产部门所应用的数据库中,使相关人员可以通过房产部门的局域网络平台就能查找到相应的信息。馆室藏房产纸质档案的数字化转化有效避免了纸质档案的破损,提高了档案的利用效率。

(四)做好房产档案数字化系统的维护和备份工作。

数字化的房产档案避免了纸质档案在存储和查找期间造成的损失,在保障档案安全性的同时,也会因为计算机系统或网络安全等因素出现数字化档案的安全性问题。为了避免问题的发生,需要定期对数据库系统进行相应的维护,并加设相应的密钥,保障档案信息的安全。另外,为了避免因系统造成的信息缺失,需要及时对档案进行异地的备份,采取数字化档案与纸质档案共同保存的策略。

参考文献

[1].刘耀丽.加强基层房产档案管理更好的为职工提供优质服务[J].电子制作,2014.21

房产档案的数字化建设 第4篇

1 房产档案管理的范围

房地产行政管理部门, 在房地产管理活动中主要对以下历史记录进行档案管理。包括房产权属人、各类房产的权属登记、房屋的结构、房屋的面积、房屋的产权处理、房产交易记录、是否租赁担保抵押、离婚产权分析、房屋继承、房屋拆迁补偿、司法部门的查封等内容。

2 房产档案数字化的含义

房产档案数字化是指将网络技术、扫描技术、多媒体技术、存储技术、数据库技术等技术结合起来, 把房产档案信息转化为数字化的形式存储起来, 然后通过计算机进行联结, 利用网落进行统一化、系统化的管理, 形成一个利用率较高的档案信息数据库, 从而实现资源的共享。房产档案数字化管理主要两个方面:档案原件的管理、档案数据的管理。数字化的档案以档案原件、档案扫描件、档案数据三种形式存在。

3 当前房产档案管理的主要特征

3.1 日常网络化管理

对房产档案进行网络化管理, 可以节省收集、整理、移交的时间, 档案一旦受理, 网络上就可以综合利用, 这样既确保了信息价值有效利用, 也使日常的统计、检索工作变得简单易操作且节省时间。通过网络将房产的文本信息和图像信息有机思维结合起来, 所有的工作利用网络完成, 提高了工作效率。

3.2 管理内容的数字化

对房产档案进行数字化管理, 不会改变房产档案的内容。传统的房产档案管理的主要是纸质的档案, 它的内容和载体是不可分割的。而数字化管理就是通过计算机网络设备、多媒体技术、数据库存储等信息技术将档案实际载体和日常的档案使用相分离, 档案实际载体作为原始凭证保存起来。日常的管理只要查阅存储于计算机中的数字化信息。

3.3 服务社会化

数字化技术应用于房产档案管理中, 解决了传统管理模式下所形成的弊端, 实现了资源的共享, 使用者只需要通过计算机网络就可以查阅和下载自己关注的问题, 简单、高效, 这种服务具有社会化的特征, 是社会进步的象征。

3.4 全方位的服务

房产数字化档案将文本和图像信息存储于计算机中, 便于人们以通过互联网经进行身份的确认和查询, 所有信息在网络上都可以找到, 以房产网站为载体, 使得房产档案的服务成为多元化、全方位的服务模式。

4 房产档案数字化管理的主要原则

4.1 安全性原则

安全性是数字化档案管理中最重要的原则。如果需要保密的房产档案信息泄露或者房产信息资源被破坏, 就使房产权利人的合法权益得不到保障, 甚至产生一定的经济损失, 所以作为档案管理人员一定要注意保护房产档案的安全。不断更新软件系统, 使电子档案能够安全、永久的保存。

4.2 便捷性原则

数字化档案所具有的优点就是为了方便查阅, 所以档案经过处理后, 不受时间和地点的限制, 用户能够很快的查阅到信息, 并且可以做到一份档案多人同时查询的方便快捷。

4.3 真实性原则

真实性是电子档案的基本要求。房产档案经过数字化归档以后, 在内容和结构上就应该保持与原始信息一致, 在使用后要保持不变, 这样才能保证信息的真实可靠。对于虚假和错误的信息要予以及时的纠正, 以免日后造成纠纷。

5 房产档案管理数字化建设易出现的问题

5.1 档案资料收集与记载的漏洞

《城市房地产权属档案管理办法》于近几年才开始出台, 所以出台前的房产档案资料收集的就不全面。另外, 也有档案信息的记载与房屋实际的面积、结构、用途不符的情况发生。

5.2 缺乏服务创新理念

长期以来房产档案管理工作只是为客户只提供证明或咨询的服务, 缺少对实际利用效果的深入分析, 也缺少对信息资料的上网服务可行性研究。所以档案管理部门很难开展档案开发利用的工作。

5.3 条件限制

原有的房产档案数字化管理模式, 主要是手工管理, 运用计算机辅助人工来管理房产档案的原始载体, 而不是对房产档案信息的处理。计算机数据存档信息, 无法显示纸质材料的的全部内容, 这样就使得查询不全面。

6 加强房产档案数字化管理的措施

6.1 注重档案人才的培养

档案管理人才需要具备的素质之一就是创新。需要使档案向开放、多元化的方向发展。档案人才要更新观念, 不断开拓创新。数字化房产档案管理相关人才的培养也十分重要。档案人才还应该具备熟练的计算机技能, 包括熟练运用办公自动化软件, 同时要熟练掌握现代通信及网络技术以及计算机设备的维护技术。档案人才还必须了解房地产档案专业领域的基本知识。掌握当代科研发展的全新的理念和技术不断更新观念、拓宽知识, 提高业务能力。树立工作人员的服务理念, 加大人才的培训和建设力度。

6.2 加强档案资料的规范化

房产档案进行数字化管理是为了满足社会的需求, 如果档案资料信息不规范、不完整就失去了管理的意义, 同时给客户带来不便, 因此要确保房产档案资料的完整、真实、符合规范。

6.3 加强房产档案标准体系建设

房产档案管理如果没有统一的标准和规范, 就无法发挥数字化档案的利用价值, 现在个别房产部门档案管理标准化、规范化滞后不重视房产档案的数字化的管理, 这样就阻碍了房产档案管理工作的创新与发展。

6.4 建立房产档案信息数据系统

目前, 房产档案实体主要还是纸质档案, 纸质档案数字化制作方式主要是通过计算机进行人工录入或者通过扫描仪扫描。这种方式占用的空间小, 真正意义上实现了档案全文的数字化。但是档案记录方式多样这就使得计算机识别的真实性减弱, 如果人工录入又降低了工作效率而且影响了信息的使用价值。还有一种是用扫描仪按页扫描, 并制成图形, 实现了档案原文件的信息数字化。这种方式优于第一种方式, 它可以缩短文献信息的录入的时间, 提高了工作效率而且差错率低, 所以建议使用第二种。

6.5 建立房产档案信息传输平台

要使数据库被有效的利用, 就应该建立档案信息传输平台, 档案信息只有在传递过程中才能体现出它的真正价值。数字化档案信息以数字的形式存在, 这样就使得数字网络系统成为其主要的传输平台, 这一平台的建立, 使远程传输不受时间、地点的限制, 这样就有利于档案信息的加快流动, 同时使核心数据库的功能得以充分实现。

7 总结

房屋档案的数字化管理已成为一种趋势, 虽然会数字化管理过程中还存在着很多弊端, 但与传统的管理模式相比还是有其积极地作用, 并且随着国家的法律法规的不断健全与发展, 数字化档案管理也将不断创新, 解决存在的不足, 提高数字化技术的利用率和使用价值, 从而提升行政管理部门的工作效率, 更好地服务大众。

参考文献

[1]康宏等著.在探索中成长壮大的数字房管[J].网络与房地产.2005 (74) .[1]康宏等著.在探索中成长壮大的数字房管[J].网络与房地产.2005 (74) .

[2]王荣娜.浅议房产档案的数字化管理[J].黑龙江科技信息.2010 (18) .[2]王荣娜.浅议房产档案的数字化管理[J].黑龙江科技信息.2010 (18) .

[3]王丽萍, 王红.浅谈房产档案数字化管理[J].黑龙江档案.2009 (04) .[3]王丽萍, 王红.浅谈房产档案数字化管理[J].黑龙江档案.2009 (04) .

[4]王恩江.房地产权属档案电子化的设计与实施[J].城建档案.2006 (10) .[4]王恩江.房地产权属档案电子化的设计与实施[J].城建档案.2006 (10) .

浅谈房产档案数字化管理 第5篇

一、房产档案数字化的表现特征

房产档案数字化管理是指利用计算机扫描数据、多媒体存储等高新技术, 把房产档案信息资源转化为数字化的档案信息, 以数字化的形式进行管理, 形成系统有序的档案数据库, 及时提供利用, 实现资源共享。随着时代的进步和发展, 房产档案数字化在管理和应用中比传统的管理具备更多的优势, 并体现出新的时代特征。

1. 房产档案日常管理网络化。

传统的房产档案管理主要依靠手工完成, 仅能满足日常查档服务的要求, 不能做到随时收集随时入库, 也不能进行深层次的开发利用。而网络技术可以使档案管理工作所有环节都在计算机网络里完成, 利用计算机进行日常的统计、检索等工作, 有利于快捷方便地完成产籍登记、修改、统计、编目、查询、打印等程序, 显著提高档案管理工作效率。

2. 房产档案信息管理数字化。

数字化管理不会改变房产档案的内容, 其变化主要表现在管理对象、载体形式等方面。传统的房产档案管理对象以纸质档案为主, 其内容和载体密不可分。而数字化管理就是通过计算机网络设备、系统管理软件、数据库等信息技术将档案实体和日常服务分离, 档案实体作为原始凭证入库保存, 日常服务只要利用存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的数字化信息即可。

3. 房产档案利用服务社会化。

数字化管理改变了传统管理模式下各类信息资源各为门户、分而治之的状态, 形成了一个信息资源集成系统, 实现信息资源共享, 具有典型的社会化特征。以往利用者必须来到档案室才能查阅利用档案, 而现在只需利用计算机就可以实现异地查询、下载, 极大地提高了利用效率。

4. 房产档案服务方式多元化。

房产档案网络化服务就是通过档案信息数字化, 使人们可以通过互联网经过相应的身份确认查看房产档案信息。目前, 部分房产网站仍然停留在信息公布阶段, 还不能有效实现交互性利用, 从真正意义上发挥其应有的作用。房产档案服务应采取全方位、多元化的服务模式, 房产档案网站作为一种纽带和桥梁, 是实现这一多元化服务的有效手段。一方面, 房产部门可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落以及平面图等无条件公布在网上, 对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案;另一方面, 利用者可将自身的相关问题留在网页上, 房产档案管理人员可以及时了解利用者需求, 解答问题, 形成管理者与使用者的良性互动。

二、实现房产档案数字化管理的有效对策

1. 加强房产档案标准体系建设。

房产档案数字化管理的前提基础是房产档案工作的规范化和标准化, 这也是对房产档案自身管理行为现代化的确定, 而这种现代化则是建立在数字化管理基础上的。现在个别房产部门存在重产权、轻产籍的现象, 档案管理标准化、规范化滞后, 忽视房产档案的数字化管理, 如档案自动编目和自动检索、档案业务工作辅助管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节, 也是档案管理自动化的具体体现, 更是档案管理数字化全面实现的基础。因此, 要推进房产档案数字化建设, 必须抓好档案工作的标准化、规范化。

2. 建立房产档案信息数据系统。

目前, 房产档案载体仍然以纸质为主, 纸质档案数字化制作方式一般有两种:一是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件 (OCR) 识别, 制成文本文件;二是由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件, 实现原文件信息数字化。第一种方式占据空间小, 是一种真正意义上的全文数字化, 但纸质档案信息的记录方式是多种多样的, 有的是手写体、繁体字, 有的字迹褪化及非文字形式等, 如果用OCR字符识别输入技术, 对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是个弱点;若采用人工录入, 不但需要大量的录入人员, 而且工作效率低、差错率大且核对困难, 投入大, 收效慢, 严重影响了档案信息的应用价值。而第二种方式实现容易, 可以大大缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性, 差错率也相对较低。至于图形文件占空间大的问题, 在计算机技术日新月异的今天, 无论是硬件还是软件都已能使问题得以解决。另外, 图像扫描保持了档案原件的本来面目, 可以使利用者在看到文字内容的同时, 也能看到纸质档案的其它特征, 如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌, 使利用者可以获得更多的利用价值。

3. 建立房产档案信息传输平台。

房产档案的数字化建设 第6篇

房产档案的数字化扫描工作千头万绪, 比较繁琐。有时几件工作需要同时集中处理, 如果每项工作没有一定的规范性, 那么就比较容易在具体操作时变得混乱、没有头绪。通过对最近提出的有关规范化工作流程的思考, 笔者将平常的工作归纳总结为以下几点。

1 挂失和查封等资料的接收与扫描

(1) 挂失和注销挂失的资料是由接待部移交的。其中挂失资料需要扫描, 注销挂失的资料一般情况下不扫描, 只有特殊情况 (如有遗失补证异议申请书等等) 才扫描。扫描挂失资料时要做到3点: (1) 要仔细核对被挂失房屋的丘权号、产权人姓名及所有权证号这些基本信息; (2) 在扫描时要保证资料的完整性和图像的清晰准确; (3) 有部分挂失房屋的档案是比较老的案子, 这些老案子在过去扫描中, 由于客观原因会出现电子档案丢失的情况, 发生这种情况要及时补扫描。接收的挂失和注销挂失资料都要进行记录, 以便于以后的查询和检查。 (2) 查封、解封、协助执行通知书及注销权证的资料, 是由法规科移交过来的。这些不同的资料都有不同的操作规范, 在工作中要注意总结归纳。扫描时要严格按照规范的要求来执行。笔者将其归纳为4点: (1) 所有的资料在扫描时都要核对房屋的产权人姓名、所有权证号及房屋坐落四项信息, 确保扫描的准确无误及完整清晰。 (2) 有关法院行政判决书的规定, 这些资料的除了要扫描存档, 还要在审核表 (一) 上加盖销字章, 进行电子档案的覆盖。 (3) 先查封许可证, 后允许发证。解封是产权案的, 把相关资料扫描至产权案。装订时, 要装在许可证内, 并在产权案中注明。 (4) 和挂失一样, 如果在查封中发现没有图像的档案要及时补扫描。法院查封、解封及协助执行的资料相当重要, 对于其在扫描和装档的过程中要仔细核对, 按照上面的规范认真地去完成。

2 修改案的接收与扫描规范

已经归档的档案, 在一般情况下是不能修改的。但由于房产档案的复杂性, 在前期的各个环节中难免会出现一些问题。这就涉及到可能会对已归档的案子进行修改。为了保证档案管理的严格性和保密性, 对档案修改这块进行了规范化的要求。

档案的修改在方式上分为2类:一种是只在原档案基础上进行修改, 这种修改是对电子档案进行覆盖;另一种是对原档案进行替换、添加和抽出等操作, 就需要对电子档案与实物档案都进行修改。

针对上述的2种情况, 镇江市房产登记管理中心专门设计了档案信息维护联系单, 内容包括各业务科室对某些档案资料信息的修改, 和对资料的添加以及替换等 (见表1) 。采用规范化的工作要求, 对修改档案的原因与时间可以有直观的了解。有利于提高工作效率, 也有利于发现工作中的问题, 通过不断的总结和归纳, 减少及避免问题, 保证工作在规范化的流程中有序的进行。

3 工作中的疑难问题, 用规范化方式解决

每项工作中都会出现棘手的问题, 这些疑难问题需要工作人员凭经验去分析, 找到解决的方法。当然, 解决问题也是需要一套规范化的方法, 有步骤的进行。而不是毫无章法的胡乱去想, 那样既解决不了问题, 还耽误了时间, 影响了工作。

在工作中笔者发现, 少数案子会出现调阅不到电子档案的情况。而这些案子可按扫描时间分为2类:一类是扫描时间在2004年以前的;另一类是2004年以后的扫描的。2004年以前的是还未分户立卷的档案, 称为老案子。老案子出现没有电子档案的情况较多, 因为当时的扫描采用的是自己录入的方式, 难免会出现缺失的情况, 对于这些老案子只要补扫描就行了。2004年后分户立卷的新案子是通过点击信息条目进行扫描的, 出现这种情况的较少。但只要发现了问题, 都应该不断分析总结, 用规范化的方式解决问题。

通过对新案子没有电子档案的情况进行分析, 总结出以下几种可能: (1) 电子信息条目有误, 造成档案无信息的现象。有些信息的权证号会出现一些错误, 从而调不到电子档案, 可以用坐落或产权人姓名进行调阅, 并把错误的丘权号改正过来既可。 (2) 如果用坐落和姓名仍未调阅到信息, 就在扫描的流程中检查该信息是否没被点击, 就是未对信息条目进行保存, 也会造成调不到电子信息。这种情况只要将此信息条目进行点击保存就行了。 (3) 信息丢失现象, 致使无法调阅电子档, 这是由系统原因造成的, 目前由向信息中心提供此类档案的案件编号、丘号等相关内容, 由信息中心查明原因, 从根本上解决这类问题。 (4) 信息被移到拆除系统中, 此情况是近期才发现的。对没有电子档案的, 都会调阅实物档案查看, 发现整幢楼房中某一户的电子信息发生丢失, 最有可能被移到拆除库中。会与其他部门进行沟通, 确认此房屋是否已被拆除, 如果没有就需从拆除库中恢复。用规范化的方法解决工作中的问题, 条分缕析、既有利于发现新的情况, 也能对工作有全面性的了解, 增加了解决问题的能力。

4 权限使用的规范化管理

工作权限的使用, 需要严格的规范化管理。房产档案不同于其他档案, 是一项保密性很强的档案。在档案中心工作会经常接触到档案, 不管是电子档案还是实物档案, 在利用时都要做到合法、合理。

每个人的电脑都要设置用户名和密码, 个人的权限、工号和密码都要自己保管好, 不要随意泄露。房产档案是重要的资料, 对产权人而言也具有隐私性, 所以在工作中一定要对每一份案子负责, 严格按规定操作。在扫描时, 要保证每份档案资料的完整性, 不遗留一张纸片在手上。在调阅档案时要有相应的记录, 谁在何时调阅了那一份档案, 都要有详细的记录, 并且能够查的到。

同时, 要提高自身的觉悟。工作时打开的程序和系统, 当人离开电脑时一定要随时关闭。自觉主动的遵守权限使用的规定, 在有效地利用档案的同时, 做好档案的保密工作。

上面提到的几点, 是在工作中采用规范化方法的部分总结。当然, 还有很多方面没有提到。必须认识到, 工作中如果没有一套规范标准, 会比较容易混乱, 不便于管理。规范化的工作流程, 可以使各项工作条理分明, 大大提高了工作效率, 减少错误的发生。

摘要：文章讨论了挂失和查封等资料的接收与扫描, 研究了房产档案的数字化扫描工作中的疑难问题, 并提出了如何用规范化方式解决工作中的问题。

房产档案信息化建设探讨 第7篇

一、房产档案信息化建设的实施步骤

第一阶段是单机单用户模式阶段。这一阶段的特征是:在单独的计算机上, 将已经整理立卷的房产档案案卷目录录入档案管理系统, 实行案卷级条目管理。第二阶段是联机多用户模式阶段。这一阶段采用客户或服务器模式, 将各计算机终端与服务器连成网络, 实现多人协同工作, 房产档案信息在局域网内流动起来, 查询、统计得到进一步加强。第三阶段是广义用户模式阶段。这一阶段将涉及到的房产管理的权属登记、房地产市场、房屋拆迁、物业监管、房改、白蚁防治、房屋安全鉴定、房产测绘、房产档案等各个部门的业务都集成到综合信息管理系统, 实现了业务一体化、系统一体化和数据一体化。

二、房产档案信息化建设的应用效能

1. 提高房管工作效率。

房管部门是房产档案最大的利用者, 在房产档案信息管理系统内, 利用扫描图片查阅、打印, 一次性办结, 不需再到档案库房调取原始档案复印, 大大提高了工作效率;业务部门通过网络远程调阅一卷电子档案只需不到一分钟的时间, 方便了权属情况调查, 大大缩短了审批时间。如我单位业务部门适时推出了预售商品房和个人存量房抵押注销、商品房买卖、个人存量房抵押、夫妻共有财产变更、房改购房、个人存量房买卖六项房产办证“立等可取”业务, 使原来的平均办证时间从5～11个工作日缩短到40分钟, 受到广大市民的欢迎。

2. 保证住房保障措施落实。

温家宝总理在2008年政府工作报告中提出要抓紧建立住房保障体系。为使保障性住房分配按照国家和省市政策规定有序地进行, 要核实申请人的实际住房情况, 就需调阅大量房产档案。如我市主城区经济适用房和廉租房申请者住房情况的核查工作, 这项工作牵涉面广, 市民关注度高, 完成任务时间紧, 核查质量要求高。通过补建转让方与受让方的信息, 了解房屋产权历史演变情况, 有效清理产权库中的假信息, 杜绝了房产档案查询错误的发生, 让各方信服, 受到主管部门的高度评价。

3. 强化房产信息处理能力。

近年来, 房地产在国民经济中的作用日益重要, 已经成为国民经济的支柱产业。判断房地产业是否良性发展, 需要进行数据分析, 而房产档案记录了大量房屋的原始信息, 如房屋的成交价、面积、户型、抵押状况等。对这些数据进行汇总统计后, 就可对房地产发展状况进行合理分析。例如, 通过对商品房价格、涨幅等进行统计, 并与居民可支配收入进行对比, 可得出房地产市场是否存在泡沫等。

三、推进房产档案信息化建设的几点措施

1. 转变观念、提高认识。

目前, 国内绝大部分城市的房产管理部门都采用计算机系统进行登记发证, 并采用局域网、数据库技术对登记信息进行管理, 但距离实现房产档案信息化仍有较大差距。其原因虽是多方面的, 但首先要解决的是思想认识问题。为了实现房产档案信息化管理, 必须在思想上充分认识房产档案信息资源是区域、国家乃至全球信息的一个重要组成部分, 而且信息量与日俱增, 利用频率不断提高, 利用范围和对象也在逐步扩大, 要使其利用价值充分发挥出来, 必须推进信息化建设, 逐步实现房产档案管理利用模式的转变。

2. 合理规划、分步实施。

房产档案信息化是一项系统工程, 需要一定的资金和高新技术作保障, 配置相适应的软、硬件。所以这项工作要根据实际情况和条件统一规划, 分步实施, 量力而行。在人员少、经费不足的情况下, 可以采用单机对房产档案目录进行数字化, 建立相关数据库, 以实现在较短的时间内查找到所需的档案资料。当具备一定经济、技术条件以后, 可建立房屋管理部门内部的局域网, 在服务窗口和档案馆配备数码相机和扫描仪等设备, 从房屋权属登记开始就对房产档案资料进行扫描录入, 使新增档案在归档的同时, 完成数字化录入工作, 对存量房产档案有计划、有重点地进行电子信息化处理, 形成档案信息管理系统和数字化信息库。在有很强的经济、技术支持的情况下, 则考虑进一步深化档案信息资源的开发利用, 选择建立合理、科学、完备的信息网络, 加大房产档案信息化建设步伐。

3. 建立档案信息化建设标准。

国家档案局已就电子文档管理工作做出明确要求, 为我国档案信息化管理提供了规范。房地产管理部门应结合行业特点制定一套相关的业务规范、技术标准、保密级别和管理规则, 形成包括管理、业务、技术三个层面的房产档案信息化标准规范体系, 使房产档案信息化建设从开始就在法制化、标准化的轨道上进行。

4. 引进和培养人才。

房产档案的数字化建设 第8篇

一、高校房产资源管理信息化建设的作用

1、房产资源信息明晰化

从目前发展和建设的总体情况来看,我国高校的规模已经非常大了,学校一般都会有2-3个校区,有的甚至会有4个以上的校区,校园房产资源的总量是可想而知的,这些房产资源的种种信息总量更是大的惊人。一个优秀的房产管理工作人员可能可以清楚说出学校房产资源的总量或者某一栋建筑的主要用途,但是他是不可能把所有的信息都熟记于心的。通过传统的统计和登记方式并不能很好地把学校所有的房产信息都全面、详细的呈现出来。但是,房产资源的信息化建设就能很好地解决这一问题,通过专业的数据管理平台我们完全可以实现校园房产资源的普查登记,在建立数据库信息之初就可以将所有信息一并录入,在管理系统中就可以很清楚的了解到学校任何一处房产资源的具体情况。

2、房产资源配置动态化

高校房产资源的总量大是一个特点,房产资源配置的频繁变更是另外一个主要特点。因为学校始终处于一个发展变化的过程中,学生入校毕业、教职工入职离职、新部门的成立等等。为了更好地保证学校教学、科研工作的顺利进行,房产资源的配置必须实现动态化配置。传统的静态房产资源配置管理并不能很好地适应这一变化,而房产资源的信息化建设实现了动态的管理模式,它就能很好地解决这一问题。

3、房产资源管理效能化

提高政府职能部门的效能已经成为行政改革中最为重要的环节,不断提高管理部门的效能已经是大势所趋,我们必须实现自身的改革。高校房产管理部门通过优化房产资源管理方式是提高管理效能最有效、最直接的途径。通过数据管理平台实现房产资源的数据管理不但能够大大提高管理效率,还能减少或避免繁杂工作中的疏漏。

二、高校房产资源管理信息化建设的内容

管理内容高校房产资源管理信息化建设的内容是整个管理系统建设的核心部分,内容建设主要还是要根据高校房产资源管理的主体、管理方式或途径、管理方式或途径的实现三个方面着手。

1、房产资源管理的主体

房产资源管理的主体是指房产管理管的房屋、场馆等固定资产,主要包括:公用房、学生公寓和教职工住宅等三部分。房产资源各种属性信息的收集是管理工作的重要环节,工作量也是十分巨大的,数据库一旦完成建设,房产资源管理工作也就会步入新的一页。

(1)公用房

学校公用房主要包括学校办公用房、教学用房、实验室用房、图书馆、体育馆、学生公寓以及其他各类后勤保障用房等。对公用房的管理主要包括基本信息的管理和使用情况的管理,其中使用情况的管理主要是指公用房的分配、使用变更以及维护等的管理。基本信息管理的主要任务是建立起较为完备的房产信息库,主要包括校园各类房产的多种基本信息统计和监控。公用房基本信息的统计和使用情况的监控是公用房信息化建设中最为重要的环节。

(2)学生公寓

学生公寓相关的房产管理是房产管理中最为活跃的一类管理内容。每年都有大量的学生毕业走出校门,同时又有大量的新生入校,学生宿舍总是处于变化中。对于房产管理来说除了做好学生公寓这类房产基本信息的登记外还要做好学生公寓的统一规划工作。学生公寓房产的基本信息以及使用情况的变更对接是信息化建设中最为关键的环节。

(3)教职工住宅

教职工住宅相关的房产管理是高校房产管理中最为复杂和敏感的管理部分。由于学校教职工住宅比较紧缺,一方面很多教师在校内还没住房,另一方面也存在多占的情况;另外在高校实施住房改革之后,许多校园住宅房产的所有权和性质发生了变化;还有就是新建教职工住宅的性质等这些问题都是教职工住宅房产管理中需要改进的环节。通过信息化技术平台完全可以实现教职工住宅房产的透明管理,可以杜绝很多不正常的事情发生。

2、数据平台建设

房产资源信息管理系统虽然已有很多高校自行研发或者聘请专人研发,但房产管理系统在高校中的普及程度远远不及教务、财务、人事等系统。

采用什么样的平台构建高校房产管理只是技术层面上的问题,这需要优秀的房产管理人员和计算机软件设计专业的专门人才共同开发完成,同时可以按照学校的实际情况和具体要求融入个性化的设计。从目前的实际情况来看,高校主要采用的是基于GIS平台进行开发的系统,主要有Arcgis/Mapinfo、Walkgis/Mapgis/Geostar/Supermap、Arcgis等等。通过调查了解到荣昌URMS系统就是一款质优价廉的管理平台,Walkgis平台投资相对较少,管理方便有利于学校构建完备的房产信息管理体系。根据高校房产管理工作的实际需求设计出管理平台一定要方便使用,便于管理者管理,便于学校教职工查询;同时数据平台要拥有学校全面的房产数据,每一处房产资源的各种属性信息清楚明了。

3、数据平台的维护和延伸

高校房产资源管理数据平台应该是一个开放式的工作平台,房产数据的更新十分方便,学校所有的房产数据可以通过相应的端口导入或者导出。在校园局域网内可以比较轻松地通过各种终端查询相应的信息。这一数据平台必须预留出与校园其它管理平台对接的端口,比如说学校的警报监控系统,电力控制系统,水电缴费系统等等,这种对接有利于提升学校整体管理水平。

三、结束语