会计电算化档案管理制度答案

会计电算化档案管理制度答案（精选9篇）

会计电算化档案管理制度答案 第1篇

ＸＸ公司会计电算化档案管理制度

会计电算化档案定义

主要指存储在硬盘、软磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序等，并包括打印输出的各种凭证、帐簿、报表等核算数据及系统开发运行 中的全套文档资料。

档案管理任务

1、收集和整理应存档的会计资料；

2、保管和利用好会计档案；

3、遵守会计档案的保存期限。

档案管理内容

一、会计凭证的收集、整理和存档

1、收集齐全应存档的会计凭证，按凭证顺序号和本号检查有无短缺，原

始凭证是否齐全，清理出不属于会计档案范围和无须存档的一些资料，补充可能被遗留的一些必不可少的核算资料；

2、与负责凭证打印、装订、暂时保管的操作人员办理好档案入存手续；

3、应每月装订一次凭证，为便于翻阅凭证，避免凭证散失，装订凭证时

应按适当厚度统一装订；

4、认真填列会计凭证封面，封面各记事栏都应填列完整清晰，以便于查

阅。

二、会计帐簿的收集、整理和存档

1、各业务日或各月的会计帐簿可由业务经办人在当期打印输出并保管，日常系统数据由系统管理人员和业务经办人负责维护；

2、会计终了，必须将全年的所有帐簿，包括总帐、明细帐、辅助帐

等都统一打印输出，并整理装订；

3、档案管理人员在与业务经办人办理帐簿交接手续时，应认真检查帐簿

是否有残缺、遗漏，确定无误后，应对所有帐簿进行归类、编号，妥善保存；

4、会计帐簿封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。

三、会计报表的收集、整理和存档1、2、3、4、各会计期的会计报表可由各业务经办打印输出，并负责保管； 会计终了，各业务经办人将全年会计报表整理装订后交档案管理人员； 档案管理人员对会计报表检查无误后，应对会计报表分类编号归档； 会计报表封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。

四、软硬盘数据的收集、整理和存档

1、每月结帐前，各会计主管都应对会计数据做一次硬盘备份和软盘备

份；结帐后，再重新做一次硬盘备份和两次软盘备份，以确保数据的安全；备份软盘应由档案管理人员统一集中管理；

2、备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；

3、备份软盘应装在包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份的软盘应存放于不同的地点。

档案的保管和使用

1、只有由系统“打印”功能打印出的会计凭证、帐簿、报表等核算资料，经财务经理、会计主管、系统管理人员和业务经办人签字认可后，才能作为正式的书面档案资料保存。带有“查询”字样的会计核算资料不能作为正式的书面档案资料保存；

2、会计电算化档案发生缺损时，应重新打印补充，操作人员在打印出的资料上注明此种情况并签字，经会计主管和系统管理人员签字认可后归档；

3、查阅已存档的会计核算资料应填写《档案查阅登记表》并经财务主管

批准后方可查阅，查阅时不得在会计档案上做任何记录、勾删和修改，更不能抽取单据；

4、对于存储在硬盘上的会计数据及其备份数据，不得做任何删除、修改

操作。

5、对于已存档的会计档案一律不得外借

档案保存期限

1、对打印出的会计档案，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执

行；

2、软盘形式的会计档案保管期限必须在五年以上。储存在硬盘中的会计

数据，可在两年后根据需要进行存毁。

制度的制订与执行

1、本制度由ＸＸ公司财务部制订，自颁布之日起开始执行。

ＸＸ公司财务部

ＸＸ年Ｘ

Ｘ月XX日

会计电算化档案管理制度答案 第2篇

会计电算化管理制度

为提高企业财会效率，进而提高企业的经济效益，严格执行财政部颁发的《会计电算化管理办法》，同时结合本单位的具体情况，特制定本制度。

一、有严格的操作管理制度

1、岗位责任制

在系统运行前，必须确定会计电算化岗位及职责，根据会计业务量要求和会计数据处理方式不同，可设以下岗位：

A、会计主管：

（1）负责组织开展单位会计电算化工作，包括制订会计电算化发展规划、配合计算机人员研制相关的系统开发、会计软件系统的日常应用、岗位监督、会计档案管理等。做为会计主管应具备会计和计算机知识。

（2）负责制订会计岗位责任制，并协调管理各岗位员工的工作。

（3）制订会计电算化的各项管理制度。

（4）负责整个系统正常运行、应用软件资源的调配、系统故障及时处理。

B、系统操作员：

（1）负责会计核算所需数据，如：记帐凭证、往来帐、银行帐、报表、材料单、工资单等。

（2）打印输出各种帐簿、报表等。

（3）做好数据备份工作。

C、凭证审核员：

（1）对手工计算编制的计帐凭证审核。

（2）负责计帐、结帐工作。

（3）负责报表的编制工作。

（4）做好数据的备份工作。

D、会计档案：

（1）负责有关系统软盘、数据软盘的存档，各种帐、证、表的保管。

2、操作管理制度：

（1）操作员应经过系统培训后才能上岗。

（2）应经会计主管批准才能上岗，且只能在主管批准的权限内工作。

（3）严格按系统说明完成每一步工作。

（4）若出现故障情况，应报告领导一同分析原因；若出现系统引起的故障，应及时通知销售商派人进行维护。

（5）应至少一个月备份一次数据，以防数据丢失。

（6）外来软盘不得在有会计软件的机器上运行，以防感染病毒。

3、机房管理制度：

（1）未经许可的无关人员不得随意使用财会专用机。严禁在机器上玩游戏。

（2）不得带电拔插头，以免损坏机器、设备。

（3）严禁使用外来软盘，必要时要先杀毒后再使用。

（4）严格按顺序开启机器，长时间离开应关闭机器，下班必须关闭电源。

（5）应保持计算机清洁。

（6）计算机出现故障，应由专人维修，未经许可不得擅自拆开。

4、有严格的硬件、软件维护制度：

若硬件出现故障，应及时通知销售商派人维护，切勿自己拆开。

软件维护包括：

（1）对会计软件的日常维护，包括：科目的升级、常见错误排除、数据恢复、调整打印机参数等。

（2）维护人员不得擅自改变原有软件的程序。

（3）财会人员因正常操作失误而引起的错误，应由财会人员改正，不得由维护人员通过维护修改，如打开凭证库、帐簿库等文件进行修改。

（4）加强对硬件、软件的维护，是提高效率的关键。

5、有会计档案管理制度：

会计电算化的档案管理，大部分内容同手工一样，应特别加强以下方面的管理：

（1）会计电算化软件的文档资料的保存。

（2）定期备份核算数据软件的保管。

（3）帐簿中的日记帐、银行帐每天打印，帐页打印输出装订成册；总帐每月打印，年终装订成册。

（4）全年会计结束，备份两份完整软盘分别保存。

（5）所有会计档案必须造册登记，以备查用。

会计档案管理

第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第二条 必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三条 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

(三)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第四条 每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

移交公司档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条 公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第六条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

第七条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第八条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

(一)由公司档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第十一条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十二条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十三条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十四条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第十五条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交按手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

第十六条 会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

第十七条 预算、计划，制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十一条 本办法由公司负责解释，自 年 月 日起执行。

附表一：企业和共他组织会计档案保管期限表

企业和其他组织会计档案保管期限表

序号 档案名称 保管期限 备 往

一 会计凭证类原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年

二 会计账薄类总账 15年 包括日记总账…明细账 15年日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。固定资产卡片 15年 固定资产报废清理后保管5年。辅助账簿 15年

三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告。月、季度财务报告 3年 包括文字分析

财务报告（决算）永久 包括文字分析

四 其他类

会计移交清册 15年

会计档案保管清册 永久

会计档案销毁清册 永久

银行余额调节表 5年

电算化会计档案管理 第3篇

电算化会计档案, 是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据, 以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

二、电算化会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作, 单位必须加强对会计档案管理工作的领导, 建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度, 并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定:

1. 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作, 要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理, 由专人负责。

2. 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作, 重要会计档案应准备双份, 存放在两个不同的地点。

3. 采用磁性介质保存会计档案, 要定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于磁性介质损坏, 而使会计档案丢失。

4. 通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料, 以及会计软件程序, 视同会计档案保管, 保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的问题

1. 电算化会计档案本身性质带来的问题

电算化会计档案需在一定的系统内才可视, 因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存, 导致在电算化软件升级后, 不同版本下的会计数据不能被调用;《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案, 并对保存期限作了规定, 但目前由于一些单位受条件限制, 没有配备激光打印机或喷墨打印机, 还在使用老的针式打印机, 致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准, 建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份, 未实行备用盘与存储盘分离存放, 导致电子数据因此损坏或丢失。

会计电算化工作是一种无纸化工作, 所产生的数据均存在计算机的硬盘上, 实际工作中常有以下几种不当情况发生:一是部分操作人员未养成每天备份的习惯, 机器一但出现故障, 则部分帐务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查, 一旦发生问题就无法进行补救。三是习惯性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷, 在数据恢复上易出现麻烦。

2. 会计档案管理制度不完善

准确、真实和安全是会计档案的生命所在, 是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述, 反映经济活动的质的变化, 要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下, 由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上, 在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改, 就很难辨别出经济业务的“原貌”, 会计信息的真实性就难以保证;再者, 电算化条件下, 会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上, 未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件, 复制、伪造、销毁一些重要的会计数据, 会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见, 由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等, 因此, 防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。

3. 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

众所周知, 电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题, 但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训, 然后就去操作系统, 在一定层面上而言, 会计人员仅学会了操作, 而管理与维护对他们而言就非常陌生, 由此导致的结果与损失也非同小可。一般会计人员业务经验丰富, 但计算机专业知识却很匮乏, 难以胜任用计算机处理会计业务工作。他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外, 对微机的软硬件知识了解甚少, 一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时, 就束手无策, 即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训, 但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢, 而且在上机时经常出现误操作, 一旦出错, 可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流, 使系统数据丢失, 严重的导致系统崩溃。

四、电算化会计档案管理问题形成的原因

1. 对会计电算化本身理解的偏差

我国电算化事业起步较晚, 人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算, 仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手, 根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性, 使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时, 在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够, 更不用说建立企业内部局域网, 以及注册自己的网站, 根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。

2. 尚未引起有关部门的重视

不论是档案管理部门还是档案形成部门, 对归档工作重视不够, 档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导, 造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况, 严重妨碍了电子文件、数据的归档。

3. 缺乏明确的规章制度

由于没有完善的、针对电子文件的制度规范, 电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法, 只归档纸质文件, 而且是将原来用手工记录的账簿、报表, 改成了用计算机打印出来的账簿、报表。从而只突出强调了会计业务工作, 忽视了会计档案管理, 没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中, 也没有配备专人管理会计档案。

4. 电算化会计软件升级快

由于会计电算化软件近年来频繁更换和升级, 原相关的会计软件和文档资料也容易出现不相兼容的情况, 如果处理不当这部分会计资料不仅得不到有效的保管和发挥应有作用, 同时也不符合内部控制制度的要求。

五、如何改善电算化下的会计档案管理

1. 完善电算化下会计档案管理各项制度

会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后, 会计档案增加了新的内容。因此, 在电算档案管理制度中, 对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是:

(1) 建立电算化会计档案的归档制度

首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书, 以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等, 存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序, 都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前, 应妥善保管并保留副本, 记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出, 并按照有关税务、审计等管理部门的要求, 及时打印输出有关账簿、报表。

(2) 建立电算化会计档案的保管制度

与手工方式一致, 电算化方式生成的证、账、表等会计档案, 应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合, 确认合法的会计档案内容, 根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等, 建立电算化会计档案保管制度。一般情况下, 企业每一至两年应对会计档案进行一次大的清理, 发现纸质档案有损坏要进行修补, 而对磁性介质档案每年应进行一次复制, 以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。每年年终决算后, 将会计信息记录在一次性刻写光盘上。这样不仅光盘有效保存期限长 (超过十五年) , 完全能够满足一般会计账薄保管的需要而且一次刻录后, 光盘不再能重复擦写, 可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。

(3) 建立严格的借用手续制度

要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度, 电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人, 会计数据磁盘不得带出财务 (档案) 室, 财务人员因工作需要查阅会计档案时, 必须按规定顺序及时归还原处, 若要查阅入库档案, 必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时, 必须经本单位领导批准证明, 经财务经理同意, 方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时, 应持有单位介绍信, 经财务经理同意后, 方能由档案管理人员接待查阅, 并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时, 还应该认真检查, 防止感染病毒。

2. 提高会计部门人员素质, 完善人员配置结构

由于电算化会计, 不仅仅是要实现传统会计的功能, 更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能, 所以必须相应增加专业人才, 加强对电子档案的管理, 为提供更有效的会计信息打好基础;同时电算化软件维护及系统安全的要求较高, 这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才, 维护日常运作, 开发更合理、高效的软件。

会计系统是由人来操作的, 一个系统是否安全, 不但取决于系统本身, 更应该注意操作使用人员的素质, 未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身, 对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质, 必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准, 培养或聘用一批高级技术人才, 推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识, 培养复合型人才, 为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

同时, 要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划, 要注重实效, 不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员, 应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员, 应尽量聘用社会上的计算机专业人员, 毕竟, 计算机系统维护是一项专业性很强的工作, 对这些计算机专业人员只要简单的会计培训, 就可以收到良好的效果。

3. 重视理论研究, 提高思想重视程度

电算化会计档案管理的理论基本问题研究透彻了, 会计软件的研制就有了明确的方向和目标, 才能更符合实际工作的要求, 更好地服务于会计工作, 以实现会计电算化的效益原则。

实现会计电算化的企业单位, 有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性, 并督促有关制度的建立。

与此同时加大会计法规实施力度, 强化企业负责人的第一负责人意识, 增强法纪观念, 做到有法必依, 执法必严, 违法必究, 从而使会计违规违法行为无立足之地。

六、结论

电算化会计档案作为会计档案的一部分, 它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础, 那么电算化会计档案就是电算化独特的个性, 它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向, 因此要充分发挥电算化会计的强大功能, 必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

参考文献

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[3]郭利萍:电算化会计档案制度的建立[M].2002

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[6]马玉昆:浅谈会计档案的管理[M].2002

[7]张晶:实行会计电算化后的会计档案管理之我见[M].2002

会计电算化档案管理探讨 第4篇

关键词：会计电算化；会计档案；档案管理

会计电算化与档案管理之间是相互联系、密不可分的。会计电算化拓宽了会计档案管理的范围，提高了会计档案管理的效率与水平。同时，会计档案管理也针对会计电算化提出了新的要求，并且产生了许多新的问题，这应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视，切实加强电算化会计档案的管理工作。

一、会计电算化档案管理的现状

1.会计档案管理制度不完善。会计已进入电算化时代，网络技术应用领域的拓宽使会计电算化档案管理出现许多新的特征，过去纸质的档案管理制度在内容、方法及管理目标上都显得较为狭隘，好多单位没有及时地修订本单位的会计档案管理制度，没有明确相关的档案管理职责，以致影响了会计电子档案的整理和应用，从而使电算化档案管理出现简单化、形式化的现象。

2.企业自身的内部控制不完善。在电算化下，由于会计人员操作流程不规范、职责不清等原因，经常造成会计档案在不知觉的情况下被修改，导致会计人员舞蔽事件时有发生。例如会计档案的任意篡改、业务数据的任意修改和删除、程序的无故破坏等，都使得电算化会计档案的管理工作受到人为的破坏，甚至严重影响了企业会计报表的真实性、可靠性和完整性。

3.电算化会计资料保存不完整。一方面，在电算化下，有些单位对于所有的电算化会计资料并没有完整地进行保存。会计档案的管理，是指对存储在计算机硬盘中的会计数据以及其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的全部的会计数据。另一方面，由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阔。

4.会计电算化专业人才缺乏。会计电算化不仅涉及会计方而的知识，还包括了计算机和管理等多方面的专业知识。老的财务人员不能适应会计电算化發展的需要，而新的财务人员又没有足够的实际经验应对日益复杂的账务处理，财会人员只能对日常的会计核算进行处理，对计算机进行维护、开发和利用及如何提高会计管理水平则无能为力。因而导致用户在选择会计软件时，只注重会计软件仿真程度，不注重软件在会计管理方面的功能与现行会计法规相违背的功能存在。

二、加强和完善会计电算化档案管理的措施

1.领导应重视会计电算化档案的管理。领导重视是提高企业会计电算化档案管理工作的重要前提和关键保证，只有建立和落实各级会计电算化档案管理工作责任制，职责明确，在“软件”和“硬件”设施方面都加强监督，才能使电算化会计档案收集、归档、保管等工作得到顺利落实。

2.企业应制定一套切实可行的档案制度。为了更好地管理会计电算化档案，使其发挥更大的作用，企业必须制定一套切实可行的档案制度。此制度应包括存档手续，分类管理办法，使用审批手续，保存期限及销毁手续等内容，以使对会计电算化档案实施制度化管理。别处，我们还必须对整个计算机系统的安全性、稳定性做些工作，如计算机病毒的防范等。

3.企业应确保档案的真实性、可靠性和完整性。企业应实行纸质档案和电子档案双重保管。一方面，应定期将会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等数据用统一纸质打印并装订成册进行存档，由专人负责向档案室移交。在交接时要认真清点，保证归档数量准确，确保电算化会计档案真实、完整。另一方面，应定期将会计电子档案拷贝并且加密后进行保存。

4.企业应确保档案的安全管理。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，因此，对这些档案进行保存时应根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时取双备份的形式进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，尽量使用存储量大、优质的光盘备份会计数据。

5.企业应健全约束机制、合理设岗。会计工作内容繁杂，只有科学地进行岗位分工，使之规范化、科学化，并落实岗位责任制，才能使整个会计系统高效、协调地运作。同时，企业应健全约束机制，防止有些会计人员图省事，违犯操作规定，从而导致会计档案原始资料不真实等情况的发生。

6.企业应培养电算化会计档案专业管理人才。针对会计电算档案管理的特殊性，企业应培养既有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识，又要精通信息技术，能够熟练应用会计电算化软件，这就要求在人才培养上下功夫，有针对性地加强“会计一计算机—档案管理”的复合型人才的培养，为电算化会计档案的规范、安全、科学管理提供人才保障。

2会计电算化档案管理制度 第5篇

为了加强电算化会计档案管理，确保会计档案的安全，特制定本规定：

(一)单位应严格按照《会计档案管理办法》的规定，专人管理电算化会计档案。

(二)单位的会计档案包括存储在磁盘(硬盘和软盘)上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表。

存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式,未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并由操作使用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上,其中会计科目和 汇总数据(包括和月度汇总数据)必须永久保存,明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。

(三)必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的,每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作,如

要对磁盘会计数据进行加工,必须使用备份罗盘的副本,不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

(四)必须妥善保管好会计数据的备份软盘,备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封,或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。

（五）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在两个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度,没有做过备份的硬盘数据不得

清理删除。

(六)磁盘会计档案的管理工作,包括数据备份,数据恢复和清理硬盘等,由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。

朝阳区卫生局财审科

会计电算化档案管理的要求 第6篇

3、计算机风险：系统故障风险、内部人员道德风险、系统关联方风险、社会道德风险、计算机病毒。防范方法：学习国家关于计算机安全的相关法律。掌握安全技术。建立健全的计算机系统内部控制与管理制度。加强病毒的防范。

4、会计电算化的作用：提高了会计数据的处理实时效性和准确性，提高了会计人员的劳动强度，提高了工作效率。提高经营管理水平，使财务会计管理由时候管理向事中控制和事先预测转变，为管理信息打下基础。推动会计技术、理论创新和观念更新，促进会计工作的进一步发展。

5、广义会计电算化的内容：会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培养，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。

6、计算机网络及其功能：计算机网路是现代计算机技术与通信技术相结合的产物，它是以硬件资源、软件资源共享和信息传递为目的，在统一的网络协议控制下，将地理位置分散的许多独立的计算机系统连接在一起所形成的网络。它的只要功能有资源共享、信息传递、分布处理。

7、账务处理模块系统初始化内容：设置操作员的权限、设置会计科目、设置辅助核算项目、设置外币币种汇率、录入科目、期初余额并失算平衡、设置凭证类别。日常账务处理的内容：录入记账凭证、凭证审核、记账凭证查询打

印、凭证汇总、记账、账簿查询。编制会计报表的流程：新建报表、定义报表格式、定义报表公式、录入关键字、生成报表数据、报表审核查询。

8、计算机的特点：高速运算能力、高度的精确性、超强的记忆能力、自动执行程序。

9、编制会计电算化的基本流程：编制记账凭证、审核凭证、记账、结账并编制会计报表。

10、工资核算模块的初始设置：部门及人员的设置、工资项目设置、工资计算定义公式、工资原始数据输入、工资转账关系定义。日常业务处理：录入变动的基础工资数据、输入变动的工资数据、工资计算、工资汇总、计算所得税进行扣缴处理、工资分配和转账、工资报表查询和输出。

11、固定资产模块初始设置：固定资产编码设置、使用部门设置、固定资产折旧率残值设置、固定资产折旧和转账关系定义。日常使用操作：变动资料输入、计提折旧、帐表输出。

12、应收应付账款初始设置：间往来单位档案、付款定义条件、初始数据录入。日常使用操作：收款单据的录入、付款单据的输出、往来业务核销、生成打印应收应付账款警示表、账龄分析、应收应付账款查询打印。

13、实现电算化后、保证计算机安全的对策：对社会来说、需要不断加强和完善法律的威慑作用、安全技术产品；对企业来说、则需要不断提高企业内部管理与控制的有效性、主要是：不断完善计算机安全立法、不断创新计算机安全技术、不断加强计算机系统内部控制与管理。

14、计算机代替手工记账必须健全的内部管理制度包括:岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度。

15、会计核算模块划分的意义：有助于合理组织和使用会计核算软件功能模块所需用的信息、存取方便的高校会计数据库、提高会计核算软件的整体效率；有助于提高整个软件系统的可靠性；有助于会计核算软件适应性和实用性的提高。

16、电算化会计岗位：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案保管。基本岗位：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案保管。软件操作与电算主管、审核记账、电算维护、电算审查为不相容职务。

17、凭证错误如何修改：已填制的未审核的由制单人直接修改；已审核的先取消审核再由制单人修改；已记账的采用红字冲销和补充登记法修改，或者先取消记账再取消审核由制单人直接修改；已结账的先取消结账再取消记账再取消审核再由制单人修改。

18、财政部制定并发布的：会计电算化管理办法、会计电算化软件基本功能规范、会计电算化工作规范、会计基础工作规范、会计档案管理办法。

19、结账前系统自动完成的检查工作：检查本月是否全部记账、有未记账的不能结账；月末结转必须全部生成并记账、否则本月不能结账；检查上月是否结账、未结账的本月不能记账；核对总账与明细辅助账、有不一致的不能结账；损益类账户是否全部结转、否则本月不能结账；如与其他子系统结合使用、其他子系统是否结账、否则不能结账；结账前要进行数据备份、结账后不能录入本月凭证、并终止各账户记账工作。

20、如何防范计算机病毒：不随便使用外来软盘和其他介质、不用费原始系统盘引导系统、做好系统备份工作、接受网上传送的数据要先检查再使用、定期对计算机进行病毒检查、如果发现计算机感染病毒应该立即将计算机从网上撤下以防病毒蔓延。

21、会计核算软件必须提供的提示（对记账凭证的控制功能）：正在输入的记帐凭证编号是否与已输入的机内记帐凭证编号重复；以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；正在输入的记帐凭证中的会计科

目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予提示并拒绝执行；正在输入的记帐凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行；正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应提示并拒绝执行。

22、电算主管如何正确实施方案：制定系统实施计划、配备计算机硬件和软件系统、配置财务软件、培训电算化管理人员、建立会计电算化管理制度、实施计算机记账代替手工记账。如何选购财务软件：合法性、安全性、正确性、可扩充行、方便性、售后服务的可靠性和软件公司的实力。

浅谈电算化会计档案的管理的论文 第7篇

一、电算化会计档案的内容

(1)纸质会计档案。指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表，财务分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

(2)非纸质会计档案。指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。

(3)计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化;计算机操作系统及网络操作系统型号;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

二、电算化会计档案的生成与管理

(一)纸制会计档案生成与管理

1.会计凭证的生成方式

(1)由原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，打印输出生成的记账凭证视同手工填制的会计凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

(2)手工事先作好会计凭证，计算机录入会计凭证，然后进行处理，在这种情况下，保存手工会计凭证与纸质凭证皆可。

无论采用哪种方法，会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，应先经过检查和预处理，审核原始凭证的合法性、正确性。凭证输入计算机后要进行复核，复核输入内容与原件是否一致，防止有意无意的错误。复核人员与输入人员不允许同为一人。对于复核后发现有错的凭证可允许修改，但修改后必须再次复核。复核人员的姓名必须在机内随凭证永久记录，以明确责任。系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿，而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管(兼任会计电算化主管)签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。

打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计电算化工作规范》和《会计档案管理办法》有关规定立卷归档保管。

2.会计账簿和报表的生成与管理

对电算化后的会计账簿和报表的打印和保管，《会计电算化工作规范》有明文规定，即应当打印出书面形式，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。

(1)现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。

(2)总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据单位的实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。

(3)单位的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生，通常每月月末进行。单位在向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样要由有关会计人员签章。

(二)非纸质会计档案生成与管理

存储计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)，是在会计电算化情况下新的会计档案形式。这种会计档案只能以电子数据状态保存，而通过会计数据备份的方式生成。目前，大多数会计电算化软件均支持计算机硬盘、软盘及移动存储设备(移动硬盘、光盘、磁带机)备份。备份次数应视单位的会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。数据资料备份要有专人负责，建立相应的责任制。数据资料备份包括对计算机内的会计信息的日备份、月备份和年备份。对于计算机内的凭证及总分类账、明细分类账、报表等重要数据最好采用ab备份法进行数据备份，杀毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火灾等意外情况而造成计算机故障和存储设备损坏而丢失数据。各种备份光盘设备均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找。

对于归档保存的会计数据备份时最好以只读形式保存，这样可以防止无意或人为的改动，保证会计档案的`真实性以及日后会计数据恢复时会计信息的正确性。

(三)计算机系统档案的管理

会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。保管期限截止至该系统停止使用或有重大更改之后的5年。

三、电算化会计档案保管的几点措施

(1)完善制度，规范管理。建立健全法规和制度是管理电算化会计档案的保障。在《会计档案管理办法》的基础上，不断完善本单位会计电算化档案管理制度，如制定细化的《电算化会计档案岗位责任制》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等，在实际工作中以制度约束行为，以制度规范管理。

(2)建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度。实行会计电算化后，会计岗位的设置也要发生相应的改变，根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。在单位中应设置会计电算化档案管理员，专门负责会计档案的整理归档，且该管理员不能由出纳人员兼任。电算化档案管理员的岗位职责有：在规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单;按规定保管存档的各种会计电算化档案;负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经会计电算化主管和单位负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续;定期对磁或光介质的会计档案进行检查、杀毒工作。

(3)加强防范，确保档案安全。单位的会计档案是单位的重要资料，不得随意观看。因此应用会计系统的计算机不应直接连接互联网，如果单位实行会计网络化管理，一定做好内部网与互联网的物理隔离，确保会计数据不受外部的影响，保证会计档案的安全。对此，可采取的措施包括：在单位内部设置防火墙;安装信息网关和安全路由器;设计授权和身份认证系统;进行信息加密;加强安全监测预警系统的实时监控等。

(4)提高会计档案管理人员的业务素质 。会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，针对目前各单位档案管理机构中，缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才，不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，因此单位领导应重视会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务素质，使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。

[1]中华人民共和国财政部会计司.会计基础工作规范培训教材[m].北京：经济科学出版社，.

[2]梅盛才.企业电算化会计档案管理刍议[j].财会月刊，2003(7b).

[3]房波.浅议加强和完善电算化会计档案管理[j].科技与管理，2008，10(2).

谈电算化会计档案的管理 第8篇

笔者经过几年的会计电算化实践与理论研究,认真总结了电算化会计下档案管理的新特点,针对目前会计电算化现实工作中会计档案管理存在的共性问题进行初步探讨。

1 电算化会计档案的新特点

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。实行会计电算化后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的会计数据与文件,财务人员的日常工作以及历年会计资料的调阅大都可以在计算机上完成,随之而来赋予了会计档案许多新的特点:

1.1 会计档案具有了更广泛的内涵

根据财政部、国家档案局财会字[1998]32号文件,1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,不仅要电子会计数据,而且应当保存打印出的纸质会计档案,在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体,即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

1.2 会计档案载体依赖系统环境

传统的会计档案不需要软、硬件的支持,具有直观可视性,而电算化下的电子会计档案存储在磁性介质中,必须在特定的计算机硬件与软件系统环境支持下才可以使用。

1.3 会计档案较传统会计档案易于修改

在会计电算化条件下,由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,若被修改,就很难辨别出经济业务的“原貌”,会计信息的真实性就难以保证。因此,会计信息的完整性、安全性受到挑战。由于这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性,加之,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响,因此对档案的安全性要求也就更高,在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高。

1.4 电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储形式且对存放条件要求更高

电算化会计档案的保存,受到载体本身的质量、温度湿度、磁场因素等存放环境、存储信息有效期等因素的影响较大,易受破坏。

1.5 电算化会计档案的管理对会计人员的素质与系统安全操作提出了新需要

电算化会计档案管理要求从事这项工作的人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识;而对系统安全性的要求,则更因为网络与计算机本身的原因而提高,同时也对个人安全操作使用提出了新的要求。

2 电算化会计档案存在的问题

2.1 会计档案不完整

有的财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。

2.2 会计档案管理制度不完善

由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

再者,有的单位将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上后认为万事大吉了,对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理,从而造成会计信息的丢失。

2.3 由于会计电算化软件的更新换代较快,在不同版本下的会计数据结构有可能不同

许多单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存,造成会计电算化档案不能被调阅,不能充分发挥电算化会计档案的作用。

2.4 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

众所周知,电算化下的档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。

2.5 对会计电算化本身理解的偏差

许多企业的会计人员,仅仅将电算化看成自动运算做账的工具,而忘记了它本身所包含的管理会计分析、预测、决策等功能,从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。

2.6 尚未引起有关部门的重视

不论是档案管理部门还是档案形成部门,对归档工作重视不够,档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导,造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况,严重妨碍了电子文件、数据的归档。

3 如何做好电算化会计档案管理工作

针对电算化会计档案目前存在的问题,笔者根据多年的实践经验,对如何做好电算化会计档案管理工作略谈几点建议:

3.1 要注意对会计档案中电算化文档的管理

在保管好纸质档案的同时,要求特别注意电算化档案的管理 。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份,即对所有的会计数据进行双备份。每份要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地点,以防止意外事故发生造成整个会计电算化系统崩溃,无法恢复。

3.2 健全电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的保管制度。

根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度:按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片档案应保存在远离磁场的位置,注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。

(2)建立严格的借用手续制度。

查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。

(3)建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。

必须加强对档案管理的权限控制,并通过操作日志进行监控。普通数据可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。

3.3 注意电算化档案与对应的财务软件版本的一致性

由于在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误,给工作带来不必要的麻烦。因此,电算化会计档案除保存各版本的备份财务数据外,还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,包括财务软件的系统名称、版本、编程语言;数据库系统类型;软件销售商名称、电话、联系方式以及与其相配套的各种说明书和使用手册。

3.4 提高会计部门人员素质,完善人员配置结构

电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新要求。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识;而对系统安全性的要求,则更因为网络与计算机本身的原因而提高,同时也对个人安全操作使用提出了新的要求。所以必须相应增加专业人才,加强对电子档案的管理。

3.5 相关部门要提高思想重视程度

实现会计电算化的单位,有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性,并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的单位,对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验,因此,应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质,把磁性介质档案资料的管理落到实处。

加强会计电算化档案管理 第9篇

1.会计电算化档案的特点

一是，会计电算化档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

二是，会计电算化档案较传统会计档案有更多的存储形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面主要以硬盘或光盘的形式存在，包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。

三是，会计电算化档案必须借助于一定的环境才能展现在使用者的面前，且使用时方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。

四是，会计电算化档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。

2.会计电算化档案的保管

会计电算化档案管理作为企业一项基础工作，应由会计电算化档案管理员专人具体负责，且不能由出纳人员兼管。其岗位职责有：①按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；②负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；③负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。

3.会计电算化档案的管理

一是，适应会计电算化系统向网络化方向发展的要求。随着计算机网络技术的大规模应用和发展，以及会计核算业务量的增大、业务种类的繁多、对会计信息资料的分析与研究的深入，计算机单机处理的方式难以完成现有会计核算工作。同时，网络技术的迅速发展及应用领域的不断拓宽，也使会计电算化系统出现许多新的特征。为此就提出了一个挑战性的课题，即会计电算化系统必然向网络化方向发展。

二是，做好管理的基础工作，尤其是会计基础管理工作。会计基础工作主要指会计制度是否健全、核算程序是否规范、基础数据是否准确、完整等，同时这也是搞好会计电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有良好的基础工作，电算化工作的开展将遇到重重困难。

三是，提高会计人员计算机操作业务素质。会计电算化促进了会计工作职能的转变，对会计人员的知识结构和素质要求较高。同时会计电算化使会计工作的效率提高和会计人员劳动强度降低，会计人员有更多的时间参与企业的经营管理，将促进会计工作职能发生转变。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，使他们用掌握的国际先进技术和精通的信息技术，推动会计电算化由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

四是，在企业中，财务部门的信息化属于起步较早的部门，积累的数据比较多。特别是一些中小企业，这些数据都分散在服务器和个人电脑中，由于用户过于分散及管理工作过于琐碎，疏忽了对这些机器上的数据管理，给数据的长久保存带来很大困难。制定会计人员培训计划。加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，并要注重实效。

4.会计电算化档案的管理应注意的问题

一是，要注意对电算化会计档案中软件文档的管理。

这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

二是，要注意对电算化会计档案存储介质和保管的管理。

电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏。在管理时应注意如下问题：（1）在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；（2）对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；（3）对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；（4）对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；（5）对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；（6）需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

三是，要是注意对电算化会计档案数据防范的管理。

进入网络以后，会计信息的安全性又受到了更大的挑战，主要表现在电脑黑客、病毒、一些网络管理不善和硬件自身的损毁等问题上。在会计领域中电脑黑客主要是指竞争对手和专门窃取商业秘密的机构。它们通过捕获、查卡、信息轰炸、电子邮件轰炸、违反义务条款等方式非法侵入网络，窃取数据或破坏数据。

因此，电算化网络系统必须要有相应的防范措施。电脑病毒除了通过软盘、光盘、磁带等途径进行传播外，还大量通过网络环境进行传播。在网络环境下，电脑病毒隐蔽性更强、破坏性更大、传播速度更快，不仅能对会计数据进行毁灭性地破坏，甚至破坏电脑硬件。