档案调研报告范文

档案调研报告范文（精选8篇）

档案调研报告 第1篇

以下提供一篇调研报告给大家参考！

作为区（县）级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的，那么，近几年来其档案利用的现状又如何呢？笔者试图以所在**区档案馆近几年来的档案利用现状为例，作一分析，通过分析、思考，提出问题，并以期解决问题。

一、本馆基本状况

本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。馆藏档案从20xx年的3万余卷（件）增加到2007年5.6万余卷（件），馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表：

表一 20xx年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表

表二 20xx年区档案馆馆藏档案结构比例一览表

从以上二表的比较中可以看出，馆藏档案的数量以年平均9.95%增加；其中文书档案所占比例下降，专门档案和科技档案所占比例均有所上升。馆藏结构发生变化，得到改善，趋于合理。特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案，即一部分民生档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。见本馆从20xx至20xx年档案利用状况综合统计表。

表三

区档案馆20xx至20xx年档案利用状况综合统计表

分析此表可以看出：

1、每年利用档案人数以年平均约8%递增上升。说明馆藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提。

2、调阅卷数相对于利用人数却减少下降，说明了二点：一是档案信息化正在不断发挥作用。本馆在20xx年底建成了馆藏档案文件级目录约80万条的数据库，到20xx年底增加至93万条。因此，检索速度及查准率都有所加快和提高，减少了档案案卷的调用与翻阅查找，保护了档案。二是公民利用档案需求在随着社会的发展变化而增加，但其所需档案的查到率还不高。

3、关系到人民群众生活的档案，即民生档案，其利用需求在不断增加。表中的“其他利用”一项包括招工名册（包括干部职工调动）、知青下放（包括学历证明）、婚姻登记、独生子女、房产权属、房产管理档案、建筑执照等。

4、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计档案、名人档案等的利用。从整个利用情况看：涉及到个人待遇、身份证明的招工名册、婚姻登记、学历、独生子女登记、建筑执照等内容的档案利用率较高，而以学术研究、经济建设、宣传教育为利用目的的档案利用率较低。当然民生档案的的概念是近几来提出的，还没有准确的定义。但从一个侧面反映出一个问题，即所谓的民生档案是与广大人民群众生活的方方面面的切身利益息息相关，密不可分的。

二、档案利用中出现的的问题

随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化，对档案利用的要求也日益提高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战，档案利用工作中不可避免会出现种种问题。现将本馆档案利用中出现的问题一一提出。

1、公民利用档案的权利与档案利用限制的关系

根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第十九条及《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）第二十二条规定公民有查阅开放和未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的。在具体的接待利用档案中，如何把握对未开放档案的提供利用与限(！)制利用的关系，是有一定的难度的。如本馆接收了区建设局1964年至1993年形成的建筑执照档案，对于这部分档案的提供利用，工作人员会遇到二个问题：

一、是否作为开放档案来提供利用？因为按照《档案法》第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”。

二、是否作为部分限制利用档案？因为在接收时，档案形成部门并未对不宜开放的部分提出限制。因此在档案提供利用的具体操作中，工作人员难以把握；作为公民其自由利用的需求没有满足而失望或不满。这种情况同样出现在房产档案及拆迁档案的提供利用过程中。

2、档案利用的方式

按照《实施办法》第二十二条“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用档案，采用阅览、复制的这二项方式不存在问题，只要公民符合利用条件即可。而采用摘录方式提供利用档案，在具体操作中也存在一定的难度和风险。仍以建筑执照档案为例。该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操作；二是采用何种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满足公民的需要，档案形成部门也容易自行掌握。而这二个问题是由专业档案的特性所决定的，其档案形成部门对专业档案提供利用方式及提供利用程度、范围掌握的准确度、方便度肯定比较高。对于区级综合档案馆在提供这些专业档案时难免会遇到种种问题。如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证明，那么在一张“建房申请表”上，有许多公章、签字、简易建筑图、标注的各种数据等档案信息，遇到这种情况，采用复制方式出证，可以保证档案证明的真实性。但却不能满足利用者的需求。

3、档案利用中的出证问题

在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证明；但对未查到档案是否也应该按其要求开具未查到证明呢？这在《档案法》及《实施办法》中并未明确规定。

但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而编制的一种书面证明材料.制发档案证明是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一”，以及由**师范大学出版社出版的《档案信息化工作实用手册》中“档案工作基础术语”，解释档案证明:“档案馆发给查询者的一种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载，以及该文件的存放地点”。那么，如果按照这种说法，如有单位或公民个人要求档案馆为其开具未查到档案证明是应该开具这种证明的。

但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢？近年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明,在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证明。这种现象的出现，有人的因素。但出证制度不健全，特别是出证程序不完善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。

因为依据所查到的档案开具证明是由档案固有属性及其价值决定的。档案证明应该是依据档案的记载出具的凭证性文件。而没有查到档案被要求开具证明，则似乎有些不妥。但在本馆的档案利用中却经常会遇到这种情况。如有些单位来档案馆查询单位职工的招工通知书，如未查到，则会要求档案馆为其开具未查到证明。有些个人来馆查阅有无婚姻关系，经查而未查到，也会要求出具无婚姻登记档案证明。这让接待人员很为难。但又没依据性文件说服利用者，因而引起利用者的不满。

4、档案提前进馆与方便利用的问题

《中华人民共和国婚姻法》(20XX年修正)第十七条“夫妻在婚姻关系存续期间所得的下列财产，归夫妻共同所有”，第十八条“有下列情形之一的，为夫妻一方的财产：

（一）一方的婚前财产”，法律规定让人们认识到确定婚前财产的重要性。而当今社会人们的生活中会不断地涉及到婚姻状况的证明问题。如本馆的婚姻登记档案接收从五十年代形成之初到20XX年12月31日止已全部进馆。那么凡是户口在本区范围内的到法定婚龄的公民，如果需要开具婚姻状况证明，则至少要到两个地方，即先到档案馆查证有无婚姻登记档案（结婚或离婚或未婚），再到婚姻登记处查阅20XX年12月31日以后的婚姻登记档案。这确实造成利用档案的不便，而产生怨言。还有一些户口迁进迁出的公民，其户口所在地的时间段不一定全在本区内，但其会要求本馆为其出具未查到婚姻登记档案证明，这也在一定程度上让查档人员为难。

三、对档案利用现状的几点思考

以上所述，是本馆档案利用工作之现状，也许是个案。但经笔者与同级同类档案馆的沟通、交流与探讨，了解到这种现状有一定的代表性，具有共性。区（县）级档案馆中或多或少地出现上述档案利用中问题。而目前一方面广大公民利用档案的需求在日益增长，另一方面相关的法律法规存在着某些缺失或不配套，以及档案工作标准化程度不够高，都制约着公民利用档案的权力不能全部实现。那么就区（县）级档案馆而言，如何严格实施法律法规，保障可以利用的档案能够最大限度地为广大公民所用，以满足公民不断增长的、多方面的、多层次的利用档案的需要呢？笔者针对区（县）级档案馆档案利用的现状做了以下几点思考：

1、要加强对于档案利用理论的研究，建立完善配套的档案利用制度。既要简化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有法规可依，这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员，都是公平合理的，双方的权利和义务都能得到保证。

2、对于档案馆来说，要做好档案利用的各项基础工作。一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的档案确实能够被利用；二是对于档案的接收进馆，在按照档案法规进行的前提下，要与档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、利用方式以及是否提前或推迟进馆等达成协议；三是对于一些专业性较强的档案,且在形成部门提供利用更方便(既对档案形成部门而言,又考虑到利用者的方便),则应该根据实际情况,确定这类档案是否有必要接收进馆或确定适当的进馆时间。

3、提高档案利用工作的标准化、规范化程度。对于不断增长的档案利用需求及不断扩大的档案利用范围，档案工作人员能够根据利用者的不同需要，便于操作，能够合法合理地满足各种档案利用需求。

档案调研报告 第2篇

一、开展民生档案工作的重要性

中共中央总书记在中央党校省部级干部进修班上发表了重要讲话，在讲话中再一次强调了要关注民生问题。同年12月，国家档案局制发了《关于加强民生档案工作的意见》，向全国档案界发出号召：要把做好民生档案工作作为档案部门贯彻十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓，要努力建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保档案齐全完整，要着力建立服务人民群众的档案利用体系，要加强领导，统筹兼顾，与有关部门共同做好民生档案工作，让档案工作服务民生、服务人民群众，真正做到民生所想，就是档案工作之所向;民生所需，就是档案工作之所趋。

二、民生档案工作目前存在的问题。

一是全社会对民生档案工作的认识不平衡，没有引起完全的重视;二是档案基础设施滞后，特别是基层档案室，对档案的保护保管经费投入不足，体现在设施设备老化、配套不齐，没有做好档案保管通风隔光、消毒等必要的工作，很难以适应档案事业发展的需要，只讲完成任务不讲究档案的质量，无法体现档案的利用价值;三是档案干部队伍不稳定，没有专门的档案工作者，业务水平不高，流动性大，很难适应新时期对档案工作的要求;四是民生档案的成果还没有得到充分开发利用，实现档案成果共享还存在一定差距。

三、加强民生档案工作的措施

(一)抓思想认识，拓展服务民生的渠道。近年来，人们对档案工作越来越重视，档案工作在促进经济发展、社会稳定等方面发挥着越来越重要的作用。但是，面对民生档案工作这个概念很模糊，对民生档案工作的开展没有引起重视，根据国家档案局关于加强民生档案工作的意见，档案工作服务民生、服务人民群众，是档案工作者在新的历史时期的重要任务，从贯彻落实党的十七大精神的高度，将档案工作主动融入到关注民生，服务民生的各个领域，把惠及百姓的方针政策作为开展民生档案工作的突破口，抓紧、抓实、抓好，使民生档案工作深入人心，切切实实地为人民群众解决一些问题。增强认识，树立多渠道服务民生的理念，营造开展民生档案工作的良好氛围，突出民生档案在档案资源体系建设中的重要地位，为我市档案事业的可持续发展注入新的活力。

(二)积极开展民生档案调研工作。紧紧围绕人民群众的切身利益，及时对散存在各行各业的关于民生问题的相关资料收集齐全，扎实开展民生档案的调研和严格归档工作。将民生文件材料是否纳入归档范围，作为审核的重点内容之一，确保民生档案及时建档，有效管理。

(三)健全民生档案管理的法规。一是要制定办法，采取有力措施，把相关单位的民生档案工作纳入档案行政执法检查范围，制定考核办法，严格奖惩，对不合符规范和没有按要求整理的，通报并限期纠正;二是以强化行政职能为契机，加强档案法制化建设，构建民生档案法制监管和利用体系，严防丢失、损坏和泄密等安全事件发生，确保民生档案安全有效，推动民生档案工作逐步走上法制化轨道。

(四)建立覆盖人民群众档案资源体系，确保民生档案齐全完整

1、要积极开展民生档案建档工作。民生档案大多是在社会管理中形成的专门档案。档案局要统筹规划，加强监督，本着“以改善民生为重点的社会建设开展到哪里，民生档案工作就延伸到哪里”的原则，从源头抓起，积极指导建立民生档案。各民生档案管理部门和单位要抓好民生档案的收集工作，确保各个行业、部门形成的民生档案及时建档、有效管理、齐全完整，不流失、不散落，为服务民生提供真实可靠的信息来源。

2、要突出民生档案建设重点。以强化民生档案建设为中心，指导建立不同种类的民生档案，随着社会主义新农村建设、西部大开发等各项惠民政策的不断深入开展，涉及到群众的方方面面，特别是直接与老百姓打交道，直接为人民群众解难事，办实事的乡、镇及综合服务部门，一是抓新农村建设档案，将基层组织建设、计划生育档案、土地承包合同档案、农村养老保险档案、新型合作医疗保险档案和失地农民档案为管理重点。二是切实抓好与群众自身利益密切相关社会保险档案、就业人员档案、失业人员档案、房地产档案、婚姻档案、城市拆迁档案、公证档案、环境监测档案、学籍档案和企业职工档案等重点民生档案的建设，明确责任，规范管理。三是抓好社区档案，建立完善社区人口管理档案、困难家庭和低保对象档案、再就业档案、居民健康保健档案、特殊群体档案及社会救助等方面的档案建设和管理。

3、要建立健全民生档案管理制度。各部门要采取相应的办法措施，将各类民生档案的管理纳入档案基础业务建设范畴，建立完备的民生档案管理制度。进一步规范民生档案归档机制，完善归档范围、归档时间和归档要求等制度，报区档案局审核。

4、建立适应民生需求的档案资源体系。要加强档案馆民生档案资源建设。档案馆要以民生需求为导向，积极调整馆藏收集范围，不断整合各类民生档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系，对分散在各个领域的与民生有关的档案进行整合，将具有参考价值的民生档案按照有关规定移交区档案馆，为服务民生准备充足的档案资源。

关于民生档案工作情况的调研报告 第3篇

关键词：民生档案,婚姻档案,资源建设

为了解情况, 发现问题, 更好地贯彻落实《国家档案局关于加强民生档案工作的意见》, 进一步推进延边州民生档案工作, 根据档案局的安排, 我们调研组于10月上中旬, 对延吉、汪清、安图、和龙及其7个县市直单位和延边州劳动和社会保障局、延边州民政局、延边州卫生局、延边州就业服务局、州社会保险局五个延边州直有关部门及其4个所属单位开展民生档案工作的情况进行了调查研究。调研采用实地察看、听取汇报、座谈讨论等方式进行, 对延边州民生档案工作情况有了总体的把握, 达到了预期的目的。通过调研我们发现, 县市和延边州直有关部门的民生档案工作都有一定的基础, 总体上是比较好的, 同时也存在一些不容勿视的问题, 需要我们进一步加以组织推进。

一、民生档案工作的基本情况

这次调研所涉及的县市和州直部门开展民生档案工作的具体情况不尽相同, 但总体情况较好。归纳起来, 县市和部门开展民生档案工作的基本情况如下:

(一) 组织领导体系比较健全

多数县市和延边州直有关部门对民生档案工作比较重视, 将其纳入了工作日程, 有相应的领导分管这项工作, 落实了主管科室和管理人员, 建立健全了民生档案管理网络, 相关科室及其工作人员积极配合和支持民生档案工作, 较好地解决了在民生档案工作中面临的实际困难和问题。档案行政管理部门开展了一定的业务指导工作, 帮助有关部门和单位解决一些业务问题。全州民生档案工作的组织领导体系是比较健全的, 业务工作人员配合开展民生档案工作的意识比较强, 为更好地推进民生档案工作提供了重要的前提和保证。比如, 安图县民政局一位副局长分管民生档案工作, 安排低保科及其有关人员管理城乡低保档案, 保证了民生档案工作的有序开展。

(二) 收集整理情况比较好

从我们现场察看的13个单位的情况看, 这些单位对民生档案收集比较齐全, 卷内文件材料排列有序, 分类编号基本可行, 基本达到了规范化要求。比如, 安图县民政局城乡低保档案管理人员全面收集有关低保对象的审批材料, 包括低保对象基本情况登记表、享受低保待遇审批表、兑现低保待遇登记表等, 在此基础上, 抽调专人有序地排列卷内文件材料, 进行系统的整理编号, 装入档案盒, 并上柜保管。我们察看的13个单位大多如此, 没有发现收集不全、整理随意、存放散乱等不良现象, 基本保证了民生档案的齐全完整和有序安全保管。

(三) 保管和工作条件得到明显改善

从我们所调查的情况看, 州直和县市直部门和单位对民生档案工作的投入力度大都比较大, 大都安排符合要求的档案工作用房, 好多单位都投入10万或20万元左右, 配置了档案密集架, 大大改善了民生档案的保管条件。在调研组实地察看的13个单位中, 除3个单位外, 其他10个单位都是密集架。多数单位使用了比较规范的档案盒、档案卷皮等档案用品。延吉市房产局先后投入100多万元资金, 为房屋产权证办理各工作流程的每1个岗位都配备了数码照相机等档案文件材料录入设备, 为实现房屋产权档案形成与业务工作融合在一起提供了必要的条件。其他单位也大都配备了相应的设施和设备。

(四) 信息化有了较大发展

除个别单位外, 多数单位都加大投入, 积极推进了民生档案信息化, 将民生档案的目录和内容全文录入计算机, 实现了民生档案的计算机检索和提供利用。延吉市国土资源局投入40多万元, 请专业公司帮助全文录入土地管理档案, 仅用不到半年时间, 就完成了200万页土地地籍档案的全文扫描录入工作, 实现了土地档案管理的信息化。延吉市和汪清县的婚姻登记档案、和龙市的新型农村合作医疗档案、龙井市的社会保险档案、延边州劳动和社会保障局的基本医疗保险档案、延边第二人民医院和妇幼保健院的病历档案, 都基本实现了档案目录和全文的数字化, 大大提高了管理和利用效率。

(五) 积极开展提供利用工作

这些单位的档案部门在积极改善民生档案保管条件和手段、做好档案基础业务建设的同时, 积极开展档案提供利用工作, 建立专门的查阅室、编制手工检索目录和机读目录, 积极为群众查阅利用民生档案提供服务, 产生了良好的社会效益。多数单位不仅对本单位开展有关民生的业务工作搞好服务, 而且积极主动地承担对社会的查档服务, 拓展了部门和单位档案室的服务功能, 促进了民生问题的解决, 帮助很多群众解决大量涉及切身利益的实际困难和问题。房产、婚姻登记、社会保险等部门和单位的档案室都在这方面起到了较好的作用。今年年初以来, 我们所察看的4个县市档案馆共接待查阅民生档案人员2900多人次, 提供利用民生档案3200多卷次, 7个基层部门和单位档案室提供利用档案数量则比这个数字大得多。

通过调研我们发现, 民生档案有四个比较明显的特点。一是种类多、分布广。全州民生档案大体在50种左右, 比较常见的有近30种, 分布在全州各地及20多个不同的行业和部门。从纵向看, 县市直部门和单位最为集中。二是新的门类比较多。有不少档案是近年来才产生的, 如低保档案、新型农村合作医疗档案、居民健康档案等。随着社会的发展和民生建设的不断推进, 新的民生档案还会产生。三是与业务工作联系比较紧密。民生档案都是在事关民生的日常业务工作中产生的, 在日常处理这些民生业务和办理民生事务时需要随时随地查考民生档案。四是查用量大, 利用范围广。无论是民生档案产生单位的业务人员还是广大群众, 每天都在大量地查阅利用民生档案, 而且有的民生档案可以用在很多方面, 比如婚姻档案就能用于有关办理出国手续、贷款、民事诉讼等多个方面。

在调研过程中, 我们还对县市和部门如何进一步推进民生档案工作提出了一些意见和要求。

二、工作中存在的主要问题

通过调研我们发现, 在延边州民生档案工作中成绩是主要的, 但也存在如下一些不容忽视的问题。

(一) 档案馆民生档案资源建设有待进一步推进

民生档案主要产生于县市及其以下的部门和单位, 加强民生档案资源体系和利用体系建设, 重点在县市。但从调研的情况看, 目前县市档案馆只有婚姻、知青、招工等极少量的民生档案, 绝大多数民生档案还在各有关部门和单位自行保存和管理, 接收进馆难度很大, 两个体系建设还受到很大的制约, 满足不了社会和群众的需要。

(二) 民生档案工作业务建设有待进一步加强

多数单位的民生档案没有上级主管部门和档案行政管理部门联合制发的民生档案管理规范性文件, 民生档案的归档范围、分类要求、编号方法等都没有可资遵循的规章和办法, 进行业务建设和监督检查也都缺少必要的依据, 致使一些单位民生档案管理中存在着分类不科学、编号不系统、检索工具不配套等问题, 亟待研究解决。

(三) 对民生档案的业务指导还不到位

县市档案行政管理部门偏重于对县市直部门和单位的文书档案进行业务指导, 对民生档案的业务指导明显不够, 有的县市档案部门业务指导人员对开展民生档案业务指导工作有畏难情绪, 致使一些单位的民生档案工作处于自发的状态, 有些业务问题没有得到及时解决, 没有形成整体有序推进的应有态势。

三、对下一步推进民生档案工作的意见和建议

(一) 起草并出台实施关于加强民生档案工作的意见

建议结合延边州实际, 研究起草关于加强民生档案工作的意见, 对民生档案工作的组织领导、业务建设、信息化建设、开发利用等方面提出明确的要求, 有利于形成推进民生档案工作的整体态势, 更好地发挥档案和档案部门在解决民生问题方面的职能作用。

(二) 加强对民生档案工作的业务研究和指导

民生档案具有涉及面广、种类多、数量大、业务新等特点, 加强对民生档案工作的业务指导刻不容缓。建议延边州和县市档案行政管理部门更好地承担起这一职责, 加强对民生档案工作业务的学习和研究, 尽快解决在工作中面临的资源建设难等实际困难和问题。

(三) 加强对民生档案有关人员的业务培训

档案调研报告 第4篇

档案保护设施是建立档案安全体系的物质保障，档案保护设施的使用情况是档案安全风险评估的重要内容。为了对馆（室）藏实体档案的日常管理与保护情况进行风险评估，向有关部门及时作出风险提示和安全警告，以便及时化解各种风险隐患，确保馆藏实体档案的安全与完整，笔者开展了河南省档案馆（室）档案保护设施及使用情况调查。

2 研究方法

2.1 研究对象。河南省36个档案管理单位的档案工作者，共回收34份，其中有效问卷30份，有效率为83.33%。

2.2 研究工具。采用自编《档案安全保护设施设备配置及使用情况调查问卷》，问卷从制度落实、设施设备条件、安全评估三个方面，设置9个问题38问。

3 调查结果

在收回有效调查问卷的30个单位中，档案室做到办公、查档、库房三分开的26个，占86.67%。档案库房面积均大于10平方米，其中：10平方米～30平方米的5个，占16.67%；30平方米～50平方米的3个，占10%；50平方米～100平方米的3个，占10%；大于100平方米的19个，占63.33%；档案库房室内空间高度2米～2.5米的1个，占3.33%；2.5米～3米的11个，占36.67%；3米～3.5米的14个，占46.67%；大于3.5米的4个，占13.33%。使用木质文件柜的2个，占6.67%；铁质文件柜的14个，占46.67%；五节档案柜的18个，占60%；密集架的20个，占66.67%；防磁柜的9个，占30%；其他的2个，占6.67%；单一使用一种档案柜的12个，占40%；使用两种以上档案柜的18个，占60%。

30个单位中，安装防盗报警装置的有19个，占63.33%；没有安装的11个，占36.67%。有29个单位使用了消防灭火设施，占到了96.67%。其中使用人工灭火器的23个，占76.67%；自动灭火器的7个，占23.33%；自动喷淋的14个，占46.67%；高压水雾的1个，占3.33%；气体的4个，占13.33%；其他的1个，占3.33%。在29个使用消防灭火设置的单位中，同时使用两种以上不同消防灭火设施的有17个单位，占58.62%；单独使用一种消防灭火设施的有12个单位，占41.38%。在同时使用两种以上不同消防灭火设施的17个单位中，使用3种消防灭火设施的有4个，占23.53%；使用2种消防灭火设施的有13个，占76.47%。

30个单位中，有29个单位实施了库房室内温湿度调节，占96.67%。其中，档案库房室内温湿度调节使用自然方法的8个，占26.67%；使用“空调+去湿机”的14个，占46.67%；使用有去湿功能空调的2个，占6.67%；使用楼宇中央空调的8个，占26.67%。在使用库房室内温湿度调节设施单位中，同时使用两种以上的有3个单位，均为使用两种库房室内温湿度调节设施。工作时进入库房所做的第一件事是关闭报警器的为0个，不是关闭报警器的30个，占100%；离开库房关门前要做的最后一件事是开启报警器的也为0个，不是开启报警器的30个，占100%。

被调查者对本单位档案保护设施的防护效能非常满意的6个，占20%；比较满意的15个，占50%；满意的6个，占20%；不满意的3个，占10%。

表1：调查情况统计表

4 问题分析

4.1 制度落实方面。从制度落实方面来看，整体情况较好。其中，消防灭火设施配备情况最好，有96.67%的单位配备使用了消防灭火设施，其中有58.62%的单位使用两种以上消防灭火设施。“三分开”制度落实较好，有86.67%做到了办公、查档、库房“三分开”。防盗报警装置设置不尽如人意，有63.33%的单位安装了防盗报警装置，不足总数的2/3。从调查信息看，所有参加调查的人员，进入和离开库房所做的第一件事不是开关报警器，经过事后访谈得知，这一答案是答题人员误解所致。实际工作中，许多单位防盗报警装置覆盖整个馆室区域，工作人员一般首次进入或最后离开馆室区域时开关报警器，而进入或离开库房时不需再操作报警装置。报警装置的规范操作和使用仍需引起各单位的高度重视。

4.2 设施设备方面。（1）库房面积普遍较大。被调查的30个单位中，库房面积超过100平方米的单位占到了六成多，大多数单位档案库房面积较大。（2）库房相对高度较高，3米与3米以上的库房超过六成，这样的高度对于使用柜体超过2.5米的密集架提供了方便，易于集成化装备的使用。（3）档案柜架的质地基本为铁质，混合使用是主要方式。调查显示，木质文件柜已近被淘汰，铁质柜的使用率几乎已达100%，成为档案柜架的主体。防磁柜等专用载体档案柜占到了30%。混合使用多种档案柜与单一使用一种档案柜单位的比为“6︰4”，混合使用成为主要应用方式。混合使用多种档案柜的单位中，同时使用两种不同档案柜的有7个单位，占到38.89%，比例最高；单一使用一种档案柜的12个单位使用的均为铁质柜。（4）防盗报警装置不足七成，基本安防条件尚有差距，不容乐观。虽有一些单位所在楼宇安装了安全监控设施，但档案室作为安全防范重点部门，不安装防盗报警装置仍然是重要的安全风险与安全隐患。（5）消防装置配置齐全，重置率高，自动化程度较高。30个单位中，几乎全部使用了消防装置，配置率超过了96%。同时配置两种以上不同消防灭火设施的单位占六成，多种消防设施的使用在提高档案馆室安全防火能力的同时，对档案人员消防设施操作技能提出了更高的要求。调查显示，自动消防设施的配置率几近七成，其中有1/5的单位配置的是纯自动消防设施，自动消防设施的配置大大提高了消防自动化与现代化水平，但也可能会产生麻痹大意思想。（6）室内温湿度以设备调节为主，混合调节为辅，人工调节尚存。30个单位中，大都使用设备调节室内温湿度方式，使用“空调+去湿机”有去湿功能空调和楼宇中央空调的共计24个，占到80%。楼宇空调设备在调节室内温湿度中所占比例已经超过1/4，随着机关办公条件改善，这一比例还会不断上升，会成为档案室调节室内温湿度主要方式。提高了档案室温湿度调节自动化程度，也减弱了人工调节主动干预程度，值得关注。

4.3 自我安全评估方面。满意度高达90%，不满意的仅占10%。这样的主观评估与客观条件是否相符，我们通过调查数据进行分析。

4.3.1 不满意者所在单位的制度落实情况与设施设备条件。有3个单位同志对档案保护设施防护效能不满意。其中有2个未落实“三分开”，2个未安装防盗报警装置，3个单位全部使用手动消防设备，2个使用自然通风调节温湿度方法。空间条件受限，自动化安防设施设备配置率低是导致不满意的主要因素。

4.3.2 满意者所在单位的制度落实情况与设施设备条件。6个单位的同志对本单位档案保护设施的防护效能非常满意。6个单位中有5个落实了“三分开”；5个安装了防盗报警装置；3个单位使用自动与手动混合消防设备，1个单位使用自动消防设备，2个单位使用手动消防设备；1个使用自然通风调节温湿度，1个使用楼宇空调调节温湿度，4个单位使用空调+去湿机调节温湿度。空间环境宽敞，自动化安防设施设备配置率高是对单位安防效能非常满意的主要因素。是否能够实行“三分开”，消防设施与温湿度调节是否实现了自动化，并不是档案安全的决定性因素，只要管理措施到位，有一些相关的设施，并且使用得当，一样可以保障档案安全。但8个没有安装防盗报警装置的单位中有6个，对本单位档案室的安防效能表示满意，要么是一种盲目乐观，要么是对安全防护设施设备的重要性不甚了解。

4.3.3 消防灭火设施设备与空间高度及密集架的相互作用关系。首先是喷淋、自动灭火、高压水雾、气体设施，多采用的是房顶向下喷射的灭火方式，是否能够达到消防设施的要求就成了一个必须重视的问题。按照相关标准喷淋喷射装置必须与保护物品有45厘米以上的距离。如果在空间高度3米以下并有楼宇空调（空调风道需30厘米～50厘米）的室内使用密集架，使用喷淋喷射装置就无法满足相关标准要求，使喷淋喷射装置达不到设计要求，在档案库房遇险时将无法真正发挥作用，反而增加了风险。30个单位中，有11个单位档案库房的高度在3米以下，其中有4个使用的是密集架，这4个单位中又有2个使用喷淋灭火方式。有14个单位档案库房的高度在3米～3.5米，其中有5个单位使用的是楼宇中央空调，5个单位中有4个在使用密集架的同时采用的是喷淋灭火方式。就是说有1/5的单位存在消防设施可能无效的风险。这占到了使用密集架单位（20个）的30%，使用喷淋灭火方式单位（14个）的42.86%，使用楼宇集中空调单位（8个）的50%，这种情况应当引起我们的关注。其次，在密集架密封效果良好的前提下，一旦遇险，气体灭火只能使室内呈无氧状态，而无法使密集架内空气呈无氧状态，无法确保灭火效果。在使用密集架的20个单位中有3个使用的是气体灭火装置，可能存在上述问题。如果是自动喷淋或高压水雾又无法进入密封效果良好的密集架，达不到灭火的目的。在使用密集架的20个单位中有11个使用的是自动喷淋或高压水雾装置，可能存在上述问题。最后，密集架高度较高，身高较低的工作人员在库房遇险时无法将上层的档案快速转移。由于调查没有涉及档案工作人员个人信息，这里无法给出有说服力的数据。

企业档案工作调研报告 第5篇

加强档案工作 服务企业发展

企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它反映了企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。建立健全档案工作对企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。日前，市档案局在全局开展了以深化企业档案、民生档案和“三农”档案工作为重点的调研活动。对部分企业，特别是一些省重点工程的企业档案工作进行了调研。

一、企业档案工作存在问题

1、企业档案工作水平参差不齐。无论是国有企业，还是非公有制企业都是如此。国有企业中档案工作重视的企业，如市供电局的档案工作已达国家二级标准，市烟草公司、市建设银行等银行系统的档案工作都已达省级标准，但也有少数国有企业，并且是涉及民生的企业，档案工作还不是很健全，各种档案资料都散存在个人手中，没有实行统一保管。非公有制企业的档案工作更是水平不一。

2、企业档案管理标准已严重滞后。现在我们的国有企业档案管理仍然还在沿用改革开放后恢复时期制定的一些法规、规章、标准。虽然XX年国家档案局、国家计委、国 家经贸委联合制定了《企业档案管理规定》，XX年国家档案局、发改委、全国工商联共同出台了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》，但是针对企业的具体工作规范和标准近几年都没有。从档案工作来讲，企业根据自己的情况，应该制定适合自己业务的一些规定，但大多企业还是按老标准。非公企业更是如此，企业档案工作无章可循，国家没有出台关于非公有制企业档案工作的标准，也就参照原有国有、集体企业的标准，因此，企业的档案管理工作较为严重滞后。

3、企业档案人员档案业务水平普遍较低。企业的档案管理人员一般都是身兼数职，平时主要还是以其他工作为主，档案工作都是兼职完成。因此，档案人员对档案工作大多不是很熟悉，特别是非公企业的档案人员基本上都没有经过专门的档案业务培训，对档案工作的了解只是靠自学。平时工作只是把每年档案资料收集好，放在一起，分类不科学，整理也不规范。特别是近年来，企业档案工作业务培训也比较少，包括上级档案业务部门都未开办培训班，因此，企业档案人员的档案工作的业务水平已远远落后。

4、企业的档案工作已不适应企业快速发展需要。随着我国加入世界贸易组织，企业活动的范围逐步扩大，企业要更加全面、更加深入地参与国际竞争，这就需要比以往更多的信息。但我们现在企业收集范围比较狭窄，一些企业的重 要资料，如知识产权、法律事务等方面都疏于归档。另外，随着企业信息化建设加速，对企业电子文件的管理提出了一个非常严峻的问题。但目前我市企业基本未开展档案信息化建设。因此，企业的档案工作已跟不上企业发展的步伐。

存在以上问题的原因，一方面有我们档案行政管理部门的责任，在宏观监督上滞后。近年来，档案部门只是对国有企业做好监督指导，忽视和放松了对非公企业档案工作的调查研究和监督指导，认为非公企业都是独立法人，不受行政干预，档案部门无权过问，也无精力过问。另一方面，企业对档案和档案工作重视还不够，认为档案和档案工作可有可无，无关重要，档案意识还相当淡薄。

二、加强企业档案工作的对策

1、主动介入，做好对企业档案工作服务。《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。档案法律法规明确规定了企业在档案事务中的权利和义务，企业理所当然地应该管好企业档案，档案行政管理部门也应按照属地管理的原则，依法监督和指导企业的档案工作，包括非公企业，这不是干预企业的生产经营的自主权，而是履行《档案法》赋予的工作职责，要与工商联等部门加强沟通与协调，要加强宣传，加强对企业档案人员的业务培训，正确引导，相互配合，共同督促、帮助企业建立和加强档案工作。

2、不求形式，注重企业档案工作实效。企业建立档案，其目的一是保存历史，二是为企业的生产经营以及维护企业的合法权益服务。它既不是为了应付检查，更不是为了达标升级，而是自身的发展所需要。因此，企业建档，要从企业的实际出发，包括人员的安排、制度的建立、材料的形成、积累和整理归档，都不能搞形式主义、花架子，要便于保管和提供利用。方法上可先行选择有代表性的企业进行试点，摸索总结经验再全面铺开，以典型引路。步骤上可以分“两步走”，即先建档、后规范。初期主要是建章立制，做好档案材料的收集、保存、积累。随着企业的扩大，因势利导，再逐步整改，使企业档案工作走上标准化、规范化的轨道。

3、注重收集，适应企业发展需要。目前一些企业对文件材料的收集，基本还是按照过去制定的范围来归档，现在企业的活动范围不断扩大，形成的文件种类不断增加，已经远远超过了那个时期的范围。如厂务公开、电子商务、检验检疫、知识产权、合同、商业秘密、外向型企业倾销反倾销、补贴反补贴等等方面的文件材料，另外还有关于企业法律事务、信用方面的档案。特别要强调的是，要加强知识产权档案的收集，为维护企业利益做好服务。

档案调研情况报告1 第6篇

档案调研自查情况报告

为了深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，加大档案执法力度，强化依法治档工作，根据天市档法［2011］12号文件要求，最近我院对本单位档案工作进行了一次全面自检，现将自检具体情况报告如下：

一、加强领导，健全机构

我院档案管理工作经历了一个从无到有，从不完善到完善，从不规范到规范化管理的过程，逐步健全了档案管理体制。加强对档案人员的政治业务培训，不断提高其自身素质，明确档案管理工作的目的意义，提高管理水平。

二、全面检查，突出重点

我院保存自1980年以来的各类档案，我院所有卷宗均按照市档案局的统一要求，进行分类鉴定整理，管理有序，在对过去档案进行检查整理的基础上，严格按照省档案局制定的甘肃省归档文件整理规则实施细则，及国家标准《建设工程文件归档整理规范》进行检查整理，从而使我院的档案管理工作上了一个新台阶。

二、建立健全制度加强制度建设，近年来，我院认真贯彻执行《甘肃省档案管理条例》，现结合自身实际情况，制定了各科室的工作职责，加大了对档案调阅工作的管理，做到调阅档案由分管领导亲自审批。通过建立健全工作职责和档案管理制度，把我院档案管理工作推上规范化的管理轨道。通过对广大干部职工的宣传教育也大大增强了大家的档案意识和自觉遵守档案工作制度的自觉性。

为了档案的规范化管理，我院在原有基础上挤出部分资金，购置了扫图仪，把设计图完整科学的保存下来，并且在地下室添置了档案柜，极大限度地改善了档案保管条件，为档案的管理、利用提供了良好的物质基础。

我院档案管理工作始终坚持高标准严要求，近年来，坚持不懈地做好以下几方面的工作：在档案部门的指导下，文书、会计、科技、人事材料均按照新的归档要求进行整理。认真落实八防措施，定期进行安全检查，发现问题及时处理；严格按规章办理借阅手续，填写利用档案登记簿，建立了利用效果登记簿。

三、档案工作的努力方向

目前多数企业的档案工作远远落后于现代化发展水平。档案工作的好坏仅以文件材料收集得是否齐全完整为准，归档的案卷不进行整理、编目和排架管理，不进行企业档案分类或分类不科学、不适用，整个档案业务就必将发生管理混乱，直接影响到档案信息的开发利用。

我院在档案管理工作中做了一些扎实有效的基础性工作，取得了一定的成绩，但与档案工作业务规范化要求还有不少差距。我们将进一步加强领导，提高档案人员素质，加强档案建设。加大《中华人民共和国档案法》的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用，确保档案工作的顺利开展；抓好档案人员的政治业务培训工作，进一步提高我们的档案管理水平和实际工作能力，及时解决工作中存在的问题；继续做好每年的资料收集、整理、组卷、建档、保管和开发利用工作，开创档案管理工作的新局面。在今后工作中，我院将继续加强对档案工作的管理，进一步采取积极有效的措施，搞好档案工作规范化、制度化建设，以便更好地为我院的发展，发挥有效的作用。

天水市建筑勘察设计院

数字档案馆调研报告 第7篇

1.1 部门职能

高等学校档案是高校社会实践活动的真实历史记录，也是衡量高教事业持续发展的重要标志，它记载过去，服务现在，昭启未来。高等院校作为人才聚集地和知识传播地，其各类档案尤其是教学、科研、党政管理等档案的科学价值和开发利用价值是社会信息资源中的重要组成部分。通过档案，可以再现历史的面貌和发展变化的轨迹，为领导决策和日后各项工作的发展提供依据。

近年来在档案工作人员的努力下,我校档案工作有了长足的进步和发展。高校档案的收集、整理、传递、开发利用也成为高校发展一项重要工作,使档案成为教育教学、学科建设、日常管理等的基础和依据。为了使档案工作更好地为高校科研、教学、管理服务, 确保各门类档案的完整、准确、系统，要完善档案管理,严格把好档案收集、整理、归档关，把好案卷质量关，采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量效率，又可为实现管理的现代化打下坚定的基础。

作为学校内部行政管理的重要部门, 档案馆具有双重性, 作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能，要“对所属单位的档案工作进行监督和指导”,同时作为业务部门,还要“负责保管本机关的档案”,具有“保管”的职责。

1.2 部门工作特点

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是科研管理的重要组成部分等。

档案作为一种文献，是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成部分。随着档案工作的发展，社会对档案需求的提高，现代档案管理工作已经不仅仅是对档案的简单保管，而是采用各种新技术、新方法来开发和利用档案信息资源，以满足社会的需要。档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点，又使得档案管理活动区别于图书、情报等其它文献信息工作，主要表现在以下四个方面[1]：

第一，档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史记录，是随着人们的实践活动逐步积累起来的，档案大多数是“孤本”，不能随意复制，尤其是历史档案，能够流传至今的很少。因此，档案较之于一般的图书资料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不得不重视对它的保护，这样无形中就降低了他的利用率。

第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，档案管理方式也有不少差异。档案室管理阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性；档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个社会各项工作服务。

第三，档案管理活动对档案形成者的依附性。档案是在其形成者过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。档案对形成者的依附性，使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这在某种程度上限制了档案管理活动的范围。

第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一部分档案涉及到学校的政治、经济与技术机密。所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，过了这段封闭期后才能有选择地向社会开放，档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。本部门工作现状和存在的主要问题

2.1主要工作成绩

自2007年12月14日成立以来，贵州财经学院档案馆立足国家标准和本校的实际情况，致力于档案管理信息化建设，积极推进档案收集、整理方式的改革，在全校推广应用档案管理信息系统，并投入力量积极开展档案数据库和网站建设，以期使档案检索利用更加贴近学校发展需要、贴近教职员工研究查考的需要。馆内目前设有馆长室、综合档案科、干部档案科、保密室及3间库房，占地面积近1000平方米，现有工作人员共8人，其中硕士研究生学历1人，大学本科学历6人，大专学历1人，另有退休返聘人员1人。综合档案馆馆藏档案包括文书、教学、科研、基建、声像、学报、设备、财会八大类。

2008年12月31日，在学校领导的重视和关怀下，经过档案馆工作人员的努力，我校试卷保密室获得贵州省国家统一考试试卷保密室合格证，是继贵州大学、贵州师范大学之后的贵州省第三家获得试卷保密室合格证的高校。

2009年1月9日，在省直机关保密工作第十一协作组、省直国家安全工作第三协作组 2008总结表彰暨移交工作会议上，我校荣获了省教育厅、第十一协作组组长单位贵阳中医学院颁发的“2008先进单位”称号。我校院办副主任、档案馆副馆长黄竹慧、档案馆工作人员朱青荣获贵州省直机关工作保密论文征文竞赛一等奖；我校部分档案工作者分获二等奖、优秀奖。

2009年4月8日，经贵州省档案局决定，贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开，中共贵州省委组织部部务委员尹新黔、贵州省档案局局长王传福以及贵州省档案局经科处、贵州省教育厅、贵州省直单位档案协作组第十二组各成员单位院校档案工作人员参加了本次会议。这既是对我校档案工作发展的一种肯定，同时也是对我校档案事业继续稳步推进的一种鼓励，是我们转变发展观念、调整发展思路、总结经验教训、妥善解决问题的契机。

2.2省内外高校同类部门工作经验借鉴

2.2.1 本部门与省内高校同类部门对比分析

贵州省内高校目前仅有三家设立档案馆，分别是贵州大学档案馆、贵州师范大学档案馆和我校档案馆。

贵州大学档案馆成立于2004年11月，即原贵州大学和原贵州工业大学合并时，由两校的干部人事档案室、综合档案室合并组建而成。贵州大学档案馆为正处级建制单位，下设办公室、人事档案科、综合档案科。现有在编工作人员11人，其学历结构是：大学本科学历5人，大专学历6人；职称结构是：副高职称1人，中级职称8人，初级职称1人。全馆总面积977平方米，馆藏有人事档案9339卷、综合档案（含党群、行政、教学、科研、财会、基建、出版、外事、实物等类档案）29878卷，配置有复印机、打印机、传真机、扫描仪、档案装订机、数码相机、刻录机、空调等设备。

1991年初，贵州师范大学根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》的规定，理顺了领导体制，成立了综合档案室，隶属校长办公室领导，由校长分管。除原有的党政管理类档案外，综合档案室集中统一管理了学校党政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像等九大类档案。2005年初学校成立档案馆，在原有综合档案的基础上，将人事档案并入档案馆集中统一管理。2004年初，省政府决定将贵州省理工职业学校并入我校。根据教育部有关规定，档案馆接收了该校的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。档案馆现有专职档案工作人员7人，其中本科学历6人，大专学历1人；副高级职称1人，中级职称2人，初级职称3人。档案馆现有办公室、档案库房、阅览室，面积近1000平方米，有适应工作需要的规范的各种档案装具，另配有服务器电脑、扫描仪、打印机、照片打印机、数码相机、复印机、装订机、吸尘器等现代化管理设备。

根据以上情况分析，贵州师范大学档案馆和我校情况比较接近，我校也接收了贵州省计划管理干部学院的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。从档案馆机构设立来看，我校设立较为齐全，但缺少公开阅览室，档案的利用开发受到一定局限。

2.2.2 本部门与省外先进院校同类部门对比分析

我们选取了位于经济发达地区的上海财经大学档案馆作为参照，进行对比分析。

上海财经大学综合档案室成立于1984年12月，2002年12月建立校档案馆，内设收集科、管理科、编研科和人事档案室。现有在编人员11人，其中正高职称1人、副高职称1人、中级职称6人。2000年建成学校专用档案楼，建筑面积1350平方米，配备了计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、投影仪等设备；其中库房520平方米，库内安装有354节密集架、8组24台空调机及防火、防盗、去湿等现代化设施。1978年复校以来的档案均按《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行分类、编号、编目、排架，共分为党群、行政、教学、科研、校产、基建、设备、出版、外事、财会、人物、声像、字画等十三大类。档案馆从2001年开始使用计算机辅助档案管理系统，2005年开始引进“南大之星”档案管理系统，并于2007年在全校推广使用，目前全校所有院（系、所）、部门均已使用档案管理软件进行归档工作，为实现档案管理信息化迈出了重要一步。除计算机检索外，档案馆编制了案卷目录、专题目录、部门移交目录等检索工具；编制了专业技术职务任职资格通知汇编、干部任免通知汇编、学校基础数据统计资料汇编、校级发文汇编；编写了文书档案、学籍档案的查阅指南；建立了学生档案查询、出国人员检索表等辅助数据库。从以上情况分析，作为国内设立较早的财经类高校档案馆之一的上海财经大学档案馆，无论是从档案馆的功能、档案馆管理的档案种类，还是档案馆开发利用的程度，都远远领先。尤其是对于电子文件的管理和应用，应该是我校今后一段时期努力的重点和方向。

2.3 存在主要问题

2.3.1 重管理轻宣传

近年来，随着我校档案馆建设的稳步推进以及贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开,档案管理工作的重要性日益突显,档案的价值已愈来愈被人们重视和认可。档案管理规章制度不断健全,基础设施逐步得到完善,高校档案管理制度化、现代化已达到一定水平。但与此同时，却也忽略了档案宣传工作的开展。这里所说的档案宣传,除了《中华人民共和国档案法》的宣传之外,主要是指对馆藏档案内容的宣传。由于高校档案部门不注意馆藏内容的宣传,使大多数师生员工不知道档案部门究竟有些什么东西,因此不能结合工作需要去档案室查找有关材料。人们不知道档案馆里有什么,能不能为自己所用,怎么用等等,致使大多数教职工始终对档案馆望而却步,认为那是神秘、不可接近的地方,当然更没有什么自己需要的东西,导致档案利用者较少,利用率较低。

2.3.2重收集轻鉴定

档案收集活动是档案工作的起点,没有档案收集就没有档案,更谈不上档案的开发利用。由于我校档案馆新近成立，为了搞好档案收集工作,我校档案部门制定了各种规章制度，指定了各单位、各部门提交档案的规范格式并定期对了各单位、各部门的专兼职档案员进行业务指导。我校档案馆馆藏正日益丰富，归档率也逐月递增。但我们在关注档案数量的同时却忽略了档案质量的控制,忽略了档案价值鉴定工作的开展,也就是说忽略了档案的“优化”,其结果是给档案整理编目工作增加了负担,浪费了人力、物力和库房空间,也影响了那些真正具有价值的档案被及时有效地利用。

2.3.3重整理轻编研

档案整理工作是整个档案工作中最为耗时费力的一个环节。档案人员要对文件材料进行分类整理、组卷,要注意保持文件之间的有机联系,分类正确,问题突出,要拟写案卷标题,最后还要“三孔一线”将案卷装订的结实美观。遇有卷内纸张大小不一的,还要裁裁剪剪,补补贴贴,有时为了强调整齐,甚至把有用的文件内容也切掉了。过于繁琐的整理工作流程,耗费了档案人员大量的时间、精力,却无暇顾及档案编研工作,缺乏高质量的编研材料,导致档案利用工作始终停留在你来我查,只能提供单一的原件或复印件的低层次水平上。

2.3.4重部门轻个人

只重视为校内单位、各部门提供档案利用服务,忽略了对个体档案用户的宣传和服务。以本校档案利用登记为例,90%的借阅利用都是部门工作查考以及学校编史修志之用,而极少有个人用户查阅与己有关的诸如工资改革、职务任免、职称聘任、体制改革等文件,即使偶有一二,也是半遮半掩,试试探探,不知自己到底有无权利查阅。过去，由于档案部门过于强调档案工作的政治性和机要性,把档案工作神秘化,实行自我封闭,把工作对象和工作内容限制在党政机关或红头文件上,使得大部分教职员工对档案有一种神秘感,认为档案馆就是保管人事档案的地方,不可涉足、分不清人事档案和文书档案的界线。在他们的印象中,档案馆只是校方的档案保管和服务机构,个人无权利用。狭隘的服务面使馆藏档案得不到充分的开发利用,并最终成为阻碍档案馆发展的瓶颈。

2.3.5重查借阅登记,轻利用效果反馈。

查借阅登记是档案提供利用必做的功课。在档案利用服务中,档案人员往往很注重借阅情况登记,但在档案提供利用之后,利用效果如何,利用者是否达到目的,对利用服务是否满意,或者对服务态度、服务方式及需求的档案内容有无意见、建议等等,却往往不加考虑,无从知晓。也就是说,服务方与利用方缺乏沟通,利用方的需求和意愿服务方无从了解,必然导致工作的盲目性,在利用工作中暴露出来的问题得不到及时解决,不能最大限度满足利用者需求。影响本部门工作的“十二五”环境因素变化分析

3.1 宏观环境分析

当前,高校也受到市场经济大潮的冲击,内外环境的鲜明对比,与社会其他行业人员经济收入和物质分配差距的拉大,打破了档案人员的心理平衡,影响到他们的思想情绪和工作积极性,从而产生了悲观情绪。因此,一部分同志为了实现自己的价值“跳槽”了,造成了档案部门队伍不稳定的状况,这是造成高校档案利用率低下的原因之一。

同时，计算机技术、通讯技术的发展及办公自动化的广泛应用,使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。信息化技术在档案方面的应用,使电子文件在信息采集、管理及利用各方面与传统纸质档案有很大的不同,从而带来管理模式、运作程序、技术方法等诸方面的变革。数字档案馆、网站的建设,网上提供利用已成为档案现代化建设发展的方向，这给档案馆今后的发展带来严峻挑战。

3.2 微观环境分析

档案产生于不同的地点，由各单位、各部门的档案员整理和管理，在完成档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列业务环节中，其中包括了档号设置、着录规则、实体排架、档案保护等各项工作的实践性操作。由于档案实体保管在物理条件上的分散性以及各单位、各部门习惯于各自管理模式的差异性所致，要改变原有做法并统一按一个全宗的标准管理，工作难度之大不言而喻。本部门“十二五”期间工作的指导思想、发展目标和具体思路 4.1 总体思路

档案馆“十二五”期间工作的总体思路是：全面贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，紧紧围绕学校中心工作，深入学习实践科学发展观。突出创新发展和服务师生主题，继续推进档案信息化建设、资源建设、法制建设、环境建设、队伍建设，抓好馆室基础业务规范化建设、档案信息资源的整合、档案规范化管理等。

一是全面推进馆室基础业务精细化管理。在档案馆基础业务精细化管理探索实践的基础上，进一步总结完善，带动全校档案业务标准化、规范化建设和科学管理水平的普遍提高。

二是夯实馆室功能建设和基础业务建设。抓住我校“十二五规划” 的有利契机，争取学校领导支持，将档案事业发展、档案馆库建设列入学校工作计划，以创建为目标，大力推进档案馆功能建设和馆库基础业务工作。

三是全面提升档案信息化建设水平。制订2010-2015年档案信息化实施意见，同步启动数字档案馆与数字档案室建设，努力在电子文件与电子档案管理、数字档案馆建设和各类基础数据库建设上取得明显成效。同时，把档案信息安全作为重点，从设备、技术和制度等方面全面提高档案信息安全的保障能力。

四是切实加强档案业务的指导服务工作。加强各单位、各部门档案业务建设，提高各单位、各部门档案管理水平。

4.2 发展目标

档案是反映社会实践活动的原始的历史记录，是人类文明史的见证。档案，只有通过档案工作才能得以保存和流传后世，才能起到维护历史真实面貌的功能。在知识经济时代，档案作为一种知识资源，服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，档案工作被视为知识管理工作。作为档案信息搜集、整理、记忆、传播的基地，档案馆不仅可以向利用者提供文本服务，也可以进行超文本的信息服务，从而提高知识传播的效率和档案信息的利用率。

尽管我校档案馆刚刚成立，但在学校领导的关心和支持下，档案馆上下在档案馆副馆长的带领下，一直积极主动开发档案馆的信息资源，以适应知识经济的发展。档案馆“十二五”期间工作的发展目标是：紧紧围绕学校中心工作，坚持以“服务·创新”为主题，以人员素质和提高档案管理水平为根本,以档案数字化建设和档案资源建设为重点,努力把我校档案工作提高到一个新水平，为把我校建设成为西部地区高水平财经大学而努力。

4.3 重点任务

4.3.1加强敬业精神和职业道德教育

加强档案人员敬业精神和职业道德的教育，不断创新服务方式，改善服务手段,大力推行“五个一样”的服务，即：对来馆人员做到百姓领导一个样，生人熟人一个样，来人来函一个样，上班下班一个样，难查易查一个样。以周到、热情、细致、严谨的服务态度，为学校和社会提供优质、高效的服务，使档案馆成为领导的助手、师生的朋友。

4.3.2 启动贵州财经学院数字档案馆建设

建设档案馆网站，把档案馆网站建设成为档案工作者的家园，档案利用者的乐园，各级领导的智力源；起草《贵州财经学院数字档案馆建设方案》以及《贵州财经学院数字档案馆档案管理信息系统需求意见书》，配合学校确定数字档案馆档案管理信息系统；完成对文书档案和学生成绩等利用较高的档案的电子化。4.3.3 做好电子文件的规范化管理。

起草并下发《贵州财经学院电子文件归档与管理规范》。

4.3.4 健全学校档案工作网络。

进一步明确各单位档案负责人和兼职档案员，并做好业务培训工作,以保证档案工作的顺利进行。加强档案兼职队伍建设，积极向学校呼吁，兼职档案员可以参与档案系列职称的评定和考核。

4.3.5加强档案的收集和业务指导

督促有关单位将2009年以前的档案及时移交档案馆，确保档案完整入库。实现本部门“十二五”发展目标的对策措施

5.1 解放思想,更新观念,开拓前进

思想是行动的先导，我们必须深刻地认识到社会主义事业离不开档案，学校工作离不开档案，要坚定档案工作者的信心，深刻认识档案和档案工作的现状和特点，认识工作中的差距，解放思想，转变观念。把封闭保守、求稳怕险转变成改革开放、积极创新的观念；把坐等上门、按部就班的观念转变成为主动积极开发信息资源，千方百计为教育教学服务的观念；把档案行政管理仅仅看做业务指导的观念，转变成依法管理、宏观指导、全面服务的观念；把传统手工式管理的观念，转变成面向现代化、面向未来的观念；把不太重视经济效益的观念，转变成重视社会效益又重视经济效益的观念。

5.2 加强法制建设,实现依法治理

高校档案工作是办好高校的重要基础工作之一，是高校科学管理的重要组成部分。高校档案工作的好坏在一定程度上反映这所高校管理水平的高低，也直接影响着学校各项工作的开展。要搞好高校档案工作,就必须把档案工作纳入法制的轨道,加强档案工作的法制建设,健全和完善档案的法规体系,用法规引导、推进和保障高校档案工作的持续发展。《档案法》的颁布与实施,使档案工作的法制建设得以保障。只有通过法制监督,才能使高校档案工作逐步走上规范化、标准化、科学化、现代化的轨道,更好地促进高校档案的开发和利用。

5.3加强宣传,开展用户教育 这里所说的档案宣传,首先是指采取各种形式宣传《档案法》以及国家教委颁布的《高等学校档案管理办法》等法律法规,使广大师生员工能了解、关心和支持档案工作,争取领导对档案工作的重视和支持。其次,也是着重要强调的,就是加强自我宣传,开展档案用户教育。档案利用者要顺利获取档案,必须知道:一是何处有档案；二是这些档案都包括什么内容；三是如何能找到自己需要的档案。然而这三点在目前来讲多数利用者并不知晓。所以，档案馆必须重视做好自我宣传,向全院师生员工介绍馆藏档案内容、类别,介绍档案利用的规章制度和手续,介绍检索工具及使用方法等等。可采取在全院范围内举办档案检索与利用讲座,利用校园网与宣传栏等进行广泛宣传,使外界了解自己的工作性质、馆藏内容及所能提供的服务,这样才能激发各部门及个体用户对利用档案的愿望与热情,消除人们对档案工作的神秘感,引导更多的人利用档案。

5.4开展现行文件服务

通常档案给人们的印象就是“过时的文件”,开展现行文件利用服务,实际上就是档案利用工作的前移。所谓现行文件,就是指已经产生,正在进行运转、传递、执行的文件。一般来说现行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年递减。除了党和国家机密、法律规定,学校按规定需要保密的事项和科技、商业秘密,凡是涉及高校改革发展、建设的重大决策,事关师生员工民主权利、切身利益,群众关心的热点、焦点问题、政策规定,以及上级主管部门要求公开的事项如体制改革、房改、养老、医疗、灾情、疫情、突发事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查阅。服务方式一是可采用阅览服务,即设置阅文室,提供文件原件阅读及复制服务；二是依托高校局域网将可以开放的文件内容挂在网上,开展网络服务；三是咨询服务,即以现行文件及有关资料为依据,以解答问题的形式向利用者提供服务。

开展现行文件服务不仅拓展了档案馆的社会服务功能,提升了档案工作的社会影响力,而且可以有效提高档案利用率,促进档案工作的良性循环。开展现行文件服务必须高度重视安全与保密问题。

5.5加强队伍建设，提高档案工作人员的政治、业务素质

档案事业发展的关键在人,在档案管理过程中,人始终是最重要的,档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。稳定专兼职档案人员、提高其整体素质,是做好档案工作的基础。因此，要树立人才资源是第一资源的思想,在配备档案专职人员时,既要注重人员的素质,又要注重业务水平。

一是要注重档案人员的知识更新。通过办培训班等形式提高在职档案人员业务素质和知识水平，使其在掌握档案基础理论的基础上，进一步了解和掌握档案的现代化管理方法，不断扩大知识面，及时调整和完美自己的知识结构。要鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训，培训工作应加强针对性、实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。

二是要加强思想政治工作，帮助档案工作者树立事业心和责任感，培养奉献精神。不断提高档案专业阶伍的整体素质，从而使在职的档案人员从思想上和业务水平上适应学校教育教学工作的需要。同时，要积极引进各层次、各类型的人才，既注重引进具有丰富档案专业知识面实践经验、精通业务的中高级研究人才，又注重引进相关学科特别是理工科专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。

5.6加强馆藏建设,大力丰富、优化馆藏

首先,丰富馆藏,打好基础。丰富的馆藏是开展利用工作的前提,但这并不是片面强调档案越多越好,而是要求档案门类齐全,结构合理。当前各大高校档案馆普遍存在着“三多三少”现象,即低价值档案较多,公务性档案多,纸质档案多;价值大的档案少,特色档案少,非纸质档案少。档案部门在进行馆藏建设时要注意完善馆藏结构,从档案门类看,不仅要有党群、行政等公务性档案,还要有突出高校特色的教学档案、科研档案。从档案载体形式上看,不仅有纸质档案,还要有照片档案、声像档案、实物档案,另外还要顺应时代潮流,及早起步,加强对电子档案的收集和整理。

其次,在丰富馆藏的同时必须重视优化馆藏,即以最低限度的费用消耗保存最大限度的档案信息资源。开展档案价值鉴定,是优化馆藏的重要途径,各高校应高度重视,成立档案鉴定小组,保证有计划、有步骤地开展此项工作,把好文件材料的归档鉴定关及到期档案鉴定关,以达到优化馆藏,方便利用的目的。

经过大量的前期调研，笔者认为,丰富、优化馆藏应包括以下三个方面内容:

第一,增加馆藏数量。档案馆自开始运作以来，一直积极地接收各单位、各部门档案,征集档案史料,充实馆藏各类资料。

第二,提高馆藏质量。要“清源截流”地把好档案进馆关,同时丰富档案载体,使纸质、木质、磁带,甚至现代机读档案都具有。

第三,克服馆藏臃肿现象。大量重复的档案和无价值档案的存在,占据了档案馆库存有限的空间,使馆库无法最大限度地容纳有效档案的进馆。所以,消肿精档也是丰富馆藏的一个内容。

5.7加快推进档案信息数字化建设,以网络为依托开展档案利用工作

当今是信息时代,信息网络化消除了时空的限制,使人类在更大程度上实现了知识与信息的全社会共享。对于高校档案工作来讲,实现档案信息数字化、网络化更是势在必行。当前的首要任务就是进行档案信息数字化建设。一方面要积极开展电子档案的收集、保管和利用工作,另一方面对于库存的传统纸质档案进行必要的数字化处理,使之转换成可联机上网的数字信息。在纸质档案的数字化工作中,可以根据信息化建设的基础条件和分步实施的具体步骤,选择在两个不同层次上分别进行:一是档案目录信息的数字化,其目标是建立档案目录数据库;二是档案全文信息的数字化。

档案信息数字化是开展网络化服务的前提和基础。档案馆必须下大力气做好此项工作,夯实基础,实现档案管理、检索利用的现代化,并最终以此为依托,借助高校局域网开展网上档案查询服务,最大限度地为用户提供优质高效快捷的服务。但据《高等学校业务档案工作规范》，“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其它单位或个人需要利用时，应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅”。可见，高校档案的利用绝非完全的开放，利用过程中需要特别注意保密，如人事档案要高度重视人事档案的隐私问题，科研档案要注意个人成果的保护问题等。

5.8增强服务意识，热情周到地为教育教学提供服务

档案工作是项服务性的工作,服务态度的好坏直接关系到档案利用工作的好坏。要改变目前档案部门被动服务的状况,应努力实现三个转变。第一,在服务思想上,由过去为政治服务为主转向为经济建设服务为主；第二,在服务形式上,由过去“坐等调卷”的被动服务转向“面向社会,多方联系”的主动服务；第三,在服务工具上,由过去检索工具单一,不系统、不配套、平行重复,转向逐步建立一个形式统一,内容稳定,功能健全的检索体系,以满足不同角度,不同方面利用检索的需要。

做好高校档案工作,其目的就是为学校的各项工作服务,离开这一点,高校档案就变成死档案,档案工作就没有生命力。因此,我们应注意抓好高校档案的开发和利用工作,以便更好地为高校教育和教学服务。一是可以利用档案信息资源对学生开展爱国主义思想教育,以激励学生奋发向上的学习精神；二是可以利用教学档案总结教学经验,进行教学质量分析,提高教学水平；三是可以利用教师人事档案信息资源,为领导掌握教师各方面情况提供档案资料,为职务晋升和业务考评提供重要依据；四是可以利用学籍档案资源,满足社会和各方面对毕业生有关情况的了解,为毕业生工作后的提干,工资晋升以及出国提供原始的学历证明等。

档案利用是档案工作永恒的话题。信息时代的巨大变革,为档案利用工作带来了机遇,更带来了挑战。高校档案工作者必须抓住机遇,直面挑战,更新观念,走出“误区”,打破传统的档案管理和服务模式,积极探索,大胆实践,努力开创档案信息服务的新局面,更好地为高校党政管理、教学科研和公众服务。总之,要充分发挥高校档案的作用,就应进一步深化高校档案的改革,切实加强高校档案的开发利用,使其能更好地为高校的教育教学服务。

十二五是学校建设发展的关键时期，也是档案馆建设发展的关键时期。全体档案工作者一定要齐心协力，克难奋进，扎实工作，努力完成“十二五”规划的各项任务，为把我馆建设成为在国内财经院校同行中有重要影响的馆而奋斗。

[1] 周景伟，知识经济时代高校档案管理研究，大连理工大学硕士学位论文。

贵州财经学院 贵州财经学院档案馆

档案调研报告 第8篇

一、广东高校档案信息服务现状

问卷调查分两步进行，第一步是针对高校档案管理信息服务基础建设、机构建制、人员配备、资金投入、管理条件、年归档量等进行调查。2006年12月，对广东高校综合档案馆（室）发放了80份调查问卷，收回有效答卷52份；2007年12月，再对调查内容进一步核实。第二步是针对档案工作人员年龄、学历、职称及档案专业毕业从事档案管理工作的情况进行了调查，对广州地区的高校档案工作协作组及有关院校进行抽查，并通过实地考察和电话访谈，得出以下结果。

1. 基础建设情况。

从调查的结果看，52所高校综合档案馆 (室) 中，有35所高校设置了档案工作管理机构，占调查总数的67%，被调查高校都配有档案工作人员，有档案管理规章制度和资金投入，每年归档量都在100-500卷以上，档案数据都可通过档案管理系统使用计算机录入、储存及编辑打印。所调查的高校中，大部分高校根据社会利用和高校教学评估需要建立了多种档案编研项目，档案编研材料有《大事记》、《基础数据汇编》、《校史》、《科研成果汇编》、《精品课程汇编》、《专家、学者、名人录》、《校园风貌》画册等等。根据调查数据显示，有14所高校建立了档案管理局域网，16所高校档案管理系统是网络版，有35所高校档案管理系统是单机版。有7所高校建立了档案馆（室）主页，有1所高校能自行编写和维护网页，档案文件、目录等电子文档可通过网络传送归档，还能有针对性地通过网络向校园公布开放档案目录和部分原文。有4所高校档案室已完成本校历年来全部档案案卷级目录、文件级目录的录入储存任务。有5所高校开展了部分档案文件全文扫描工作。

2. 档案工作人员队伍状况。

从52份答卷中，得出以下结果。

从统计数据看，被调查的52所高校从事档案工作的人员共157人，其中约有79%的高校只配备1-3名档案工作人员，而档案专业毕业后从事档案工作的人员仅占10%；约有40%的新人是近年来招收的其他专业应届毕业生；约有50%的人是半路出家，上岗后才参加短期档案专业知识学习培训。计算机专业毕业的人员2人，约有70%以上人员参加过简单的计算机操作知识培训学习。广东高校档案馆（室）在岗人员的结构中有男女搭配的学校约占38%，而62%的高校都是清一色的女同志。

二、高校教学评估中档案信息服务存在的问题

1. 领导档案意识淡薄，档案管理服务滞后。

目前，多数广东高校综合档案馆（室）档案工作人员偏少，档案管理设施落后，要负责高校党群、行政、教学、科研等十几个门类档案文件的收集、整理、编目、上架、利用等，光基础工作都难以完成，因而对高校教学评估服务只能被动应付，不能主动提供。

2. 档案管理机构不健全，人员配备不合理。

从调查中发现：广东高校没有设立档案管理机构的约占32%；档案专业及科技人才匮乏，现有档案管理人员多是中途转行，其中有27%的高校只有一人，多数还身兼数职，无档案专职编制，而且变动频繁，不够稳定。

3. 档案资金投入不到位，档案管理基础设施落后。

从统计情况看，部分高校档案管理部门经费投入不足，档案基础设施简陋，离档案现代化管理要求还有很大差距。有的高校档案管理经费没有纳入部门预算，档案事业资金难以保证；部分高校投入不少建设项目，但对档案管理所需的硬件设施却投入较少；有的高校只注重教学、科研、基建项目的建设，而不注重档案馆（室）设备条件的改善。

4. 档案信息化建设缓慢，服务手段与需求相差甚远。

目前仍有些高校档案信息网络建设没有纳入高校办公自动化范畴, 有69%的高校档案馆 (室) 是单机操作, 只用于办公文字处理, 档案信息加工、存储仍处于低效率的手工操作阶段, 离档案信息网络建设、在线服务还有很大距离。已建立档案系统计算机网络的约占31%, 而这些网络建设形式不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差。有的设施条件差, 硬件不完备;有的原始数据数量不足, 功能不强;有的是馆 (室) 独立的档案信息孤岛, 不能与校园网链接。

三、实施档案信息服务高校教学评估的对策

1. 领导重视是关键。

实施档案信息服务高校教学评估，要加强《档案法》的宣传力度，增强全员档案意识，提高领导对档案和档案工作重要性的认识。高校教学评估的目的是“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”。档案是教学评估的基础和依据。如果没有档案作支撑材料，教学评估就无法完成。高校各级领导要重视档案工作，要以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，加强高校档案管理的使命感、责任感和紧迫感，把档案管理工作纳入高校总体规划，纳入各级领导的议事日程，从人力、物力、财力上确保高校档案管理服务工作得到保障。

2. 档案人员是根本。

实施档案信息服务高校教学评估, 要合理配备复合型档案专业、科技人才。高校档案管理和档案信息网络建设服务根本在人, 要发展离不开懂专业知识的科技人才。从调查情况看, 高校档案馆 (室) 在人才结构、知识结构及能力结构上存在严重问题, 人员配备是最突出的薄弱环节, 这不仅影响了高校档案管理和档案信息网络建设进程, 也导致高校档案开发利用和档案信息服务滞后。因此, 高校档案馆 (室) 要加强档案干部队伍建设, 科学、合理地配备人才, 既要有档案专业人员, 又要有能够驾驭现代化技术设备的科技人才, 建立一支素质高、业务精、作风好、能力强的团队, 是保证高校档案科学管理、有效利用、快捷服务的必要条件。

3. 经费投入是保证。

实施档案信息服务高校教学评估，要加大经费投入。高校档案馆（室）基础建设要与学校各项建设同步并进，跟上时代发展的需要，就要配备先进的管理软件和现代化技术设备，如配备适应工作需要的计算机、扫描仪、刻录机、数码相机等硬件设施。而要引进先进的档案管理软件，建设完善与校园网链接的档案馆（室）局域网，建立健全档案信息数据库，实现纸制文档与电子文档同步管理网络化，人工服务与网络在线服务双轨制，没有一定资金投入是不可能实现的。因此，经费是高校档案馆室建设和档案事业发展的根本保证。

4. 网络建设是保障。