企业档案管理系统功能设计

企业档案管理系统功能设计（精选8篇）

企业档案管理系统功能设计 第1篇

企业档案管理系统功能设计

一、企业档案管理功能

(1)记录了职工的基本信息，了解职工的基本情况，对企业的日常管理有很大的帮助，同时也可以通过这些对职工采取针对性的措施；

(2)浏览功能，使用户能看到所有职工的信息，了解自己所需要的情况，互相了解，从而有利于交流；

(3)备份/还原数据库，保证信息的不流失；

(4)对档案档案的浏览和查询；

(5)管理使用本地数据库，更快更好的进系统维护。

二、企业档案管理系统内容和功能设计

企业档案管理系统提供的主要功能如下。

(1)本企业档案管理系统录入职工的基本信息，如民族类型、职工类别、文化程度、政治面貌、部门类别等等很多设置；

(2)员工提示信息，包括员工生日和员工合同，是企业更加人性化；

(3)备忘记录，能是日常流程更顺利；

(4)数据库的使用，存有备份，避免数据流失带来的不必要的麻烦；

(5)系统管理，使用正确的用户名和密码才能进入下一个界面。建立内容和功能清单

1)内容

主要包括基本信息管理主页，包含职工的名族类别、职工类别、文化程度、政治面貌、部门类别、工资类别、职务类别、职称类别、奖惩类别、记事本类别以及员工生日和员工合同提示；档案管理页面，备忘记录页面，数据库页面，管理工具页面，系统管理页面等可视化页面。

2)功能清单

主要有主界面、用户登录系统、公共模块、系统管理入口、查看，修改个人信息等。

三、企业档案管理系统信息结构设计

确定导行栏目

导行栏目是网站主要功能的体现，合理的划分和安排栏目，将网站的主题明确的显示出来，并且尽量方便访问者的浏览和查询。

四、企业档案管理系统构架的详细介绍

(1)用户登录

用户在登陆之后才能对该系统进行浏览、修改等操作。

(2)企业档案信息的改变

企业档案管理系统中信息发生变化时，必须先登陆，然后再进行对应的操作，使信息的变化及时反映在系统中，保证系统运行结果的正确性。

企业档案管理系统功能设计 第2篇

——余杭区闲林镇村级档案管理工作现状及对策

[内容摘要]村级档案管理工作作为我镇农业农村档案工作的基础性工作，反映了我镇农村的真实面貌，是党委政府制定农业和农村思路，是我镇农业和农村工作全面与可持续发展的信息资源，是农民群众维护自身权益的重要凭证。做好村级档案管理工作，对于我镇促进农村物质文明、政治文明、精神文明建设和社会稳定，建设“和谐闲林”，加强农村基层组织建设，规范村务管理等方面具有特别重要的意义。因此，笔者通过调查，阐述了我镇村级档案管理的现状，分析其存在的问题其原因，并提出了加强领导、加大宣传、完善软硬件设施和制度等几方面的对策。

[关键词]村级档案 管理 制度 [Abstract] [Keywords]

村级档案管理工作作为我镇农业农村档案工作的基础性工作，反映了我镇农村的真实面貌，是我们党委政府制定农业和农村思路，是我镇农业和农村工作全面与可持续发展的信息资源，是农民群众维护自身权益的重要凭证。做好村级档案管理工作，对于我镇促进农村物质文明、政治文明、精神文明建设和社会稳定，建设“和谐闲林”，加强农村基层组织建设，规范村务管理等方面具有特别重要的意义。

村级档案管理是一项专业性、服务性、机要性、基层性的工作，它具有“养兵千日，用兵一时”的特点，为了实现档案的本身价值，我镇加强了村级档案管理工作，坚持科学发展观为指导，提高认识，加大投入，强化软硬设施建设，建立健全制度，更好为领导、为群众、为基层服务。

一、我镇村级档案管理工作的现状

今年以来，我镇的村级档案工作在区档案局的业务指导下，镇党委、政府的 高度重视下，村干部的积极努力下，到目前为止，全镇10个行政村都已通过区档案局的考核验收，标志着我镇初步建立起“村档村建、村档镇管”的新机制。

在具体工作中主要做到“五抓”：

（一）抓组织机构。成立了由镇党委副书记任组长的村级档案工作指导小组，并指定一名熟悉档案工作的镇机关干部专门指导村档案工作，同时，各村也相应成立了由村党支部书记任组长的村档案工作领导小组，配备了政治、文化、业务素质好，责任心强，与职能任务相适应的专职（或兼职）档案员，使档案工作层层有人负责，村村有人管理，形成了上下齐抓共管的工作局面。

（二）抓硬件建设。各村有档案库房，购置适应需要的档案专用装具，并有良好防盗、防火、防潮、防鼠、防虫的设施，确保档案的完整与安全。根据实际，坚持因地制宜，不搞“一刀切”，比如：对于村级经济发展较好的村，硬件统一要求，并且率先经区验收合格，对条件比较落后的村，先做到有档案装具和必要的“六防”设备，然后通过帮助指导逐步实现了规范化。

（三）抓业务培训。我镇组织了各村的档案员参加区级档案管理培训班，并到萧山实地参观萧山的村级档案建设，邀请区档案局业务科的同志到我镇讲课，进行系统的业务培训，同时我们还对行政村的主要领导在专门会议上，强调村级档案管理的有关法律法规知识，使干部了解并掌握档案知识，注重档案管理，重视档案管理。

（四）抓岗位考核。我镇把村级档案建设工作列入议事日程，建章立制，落实责任，对档案工作的考核与村干部，联村干部岗位考核挂钩，确保了该项工作的顺利开展，对考核验收合格的村给予一定资金的奖励。

（五）抓规范管理。根据余杭区村级档案达标验收考核标准，我镇结合实际，制定了立卷档案制度、档案保管制度、保密制度、档案利用制度、村级档案员职责、村级档案鉴定、销毁制度等，在业务上提出了可操作的具体要求，使各村能按要求整理出较为规范的档案实体，同时我镇还转发了《余杭区村级档案工作目标管理标准》、《余杭区村级档案管理办法》等文件，使村级档案工作有章可循。我镇10个行政村都已通过了区档案局的验收，已全面完成村级建档任务。

二、我镇村级档案管理工作存在的问题及其原因 我镇村级档案管理工作主要存在如下问题：

（一）对村级档案工作服务的认识不足，村档案员存在着畏难情绪，认为不好意思向村干部要材料。

（二）村与村之间发展不平衡，经济条件好与经济条件差的档案工作存在着很大差异。

（三）村级档案现存档案与农民需求不相适应，系统、实用的档案材料很少。

（四）利用档案服务的方式、方法有待于进一步创新等。问题存在的原因主要是：

（一）档案意识淡薄。多数村干部不仅没有把档案工作摆在应有的位置，而且没有充分认识到档案工作的重要作用，觉得“档案袋里不出政绩”，不建立村级档案村级照样能发展；

（二）档案缺乏专业管理。一部分行政村历年形成的档案没有进行系统整理，有的甚至零乱分散地保管在历任村干部家里，谁经手，谁保管，一人一只箱，一年一包帐，档案基础工作非常薄弱；

（三）档案人员素质不适应。基本是村干部兼职档案工作，但很多都没有专业的档案管理知识，有些还忙于其它村务，而忽视了对村级档案的管理；

（四）档案失散严重。由于村级档案，尤其是撤并的村级档案，缺乏对文件材料的收集整理，致使档案大量失散。

三、加强我镇村级档案管理工作的对策

要将村级档案管理事业发展的有关内容，列入本村经济发展的计划，科学分析存在的突出问题和主要困难，以求真务实的精神，奋斗目标、主要任务及措施。各村要在评估本村原有工作的基础上，按照突出重点，有所为、有所不为的原则，认真分析研究本村面临的重点问题，研究提出解决问题的思路和政策措施。

（一）加强领导，统筹安排，建立和健全村级档案工作体系

村级档案工作由镇党委、政府统一领导，涉农部门参加，档案行政管理部门依法组织协调和指导服务。镇党委、政府要切实履行和发挥在村级档案管理工作中的职责和领导核心作用，对本区域的农业和农村档案工作实行工作目标管理，对考核优秀单位要进行表彰，对不合格单要进行通报批评，以此监督农业和农村档案工作政策的落实，促进农业和农村档案工作的发展。档案行政管理部门和相 3 关涉农部门要加强对做好农业和农村档案工作的协调和配合，明确分工，落实责任，通力合作，建立行之有效的规章制度，完善农业和农村档案管理和服务机制；密切关注农村改革发展趋势，深入调查研究，找准切入点，落实档案工作为“三农”服务的各项具体措施；加强业务指导和执法监督力度，建议由镇党政办公室和驻村干部、镇档案员等有关人员组成检查组，每年对各村档案组织一次重新定级检查，通报检查结果。在村委换届时应由驻村干部负责对村级档案文件清理归档工作进行监督和管理，督促上一届的村委把文件材料及时整理归档后，移交给下一届村委保管；做好镇、村级档案人员的培训工作，组织档案员到档案工作优秀村参观学习，解放思想，开阔眼界，努力建设一支爱岗敬业、忠于职守的农村基层档案队伍。

（二）加强《档案法》宣传，提高全社会的档案意识

档案工作是村委会工作的一个重要组成部分，随着社会的发展，档案工作越来越显示出它独特的价值。这就要求我们加大对档案工作的宣传力度，深入开展《档案法》宣传活动，使人人都能形成共识，提高档案意识，真正形成依法治档的社会氛围。各村干部应树立档案意识，要把工作活动中形成的书面材料及时交给档案员统一归档保管，切不能把活动中的材料作为私人财产占为己有。

（三）明确任务，突出重点，进一步做好农业和农村档案工作

1．加强村务公开、民主管理档案工作。为认真贯彻《中共中央办公厅、国务院办公厅关于健全和完善村务公开和民主管理制度的意见》(中办发[2004]17号)精神,区委、区政府研究制定了《余杭区村务工作规则》。各村要建立村民委员会工作记录簿、村民代表会议和村民会议记录簿、村民委员会基本情况登记册等并妥善管理，使档案工作在维护农村群众的物质利益和民主权利中发挥更大的作用。

2．加强农业和农村经济结构调整档案工作。重点加强对粮食生产、畜牧业生产、农业产业化经营、农业基础设施、农业科技、农村富余劳动力转移、农产品质量安全、农村税费改革等方面的档案管理，开展多种形式的有效服务，促进农村经济社会的全面发展。

3．做好村级财务会计档案工作。实行“村会计委托代理”后，村会计服务中心要根据会计制度的要求，负责会计档案的收集和整理，并建立会计档案室 4（柜），集中统一保管至少2年的会计档案。

（四）加强村级档案管理的软硬件设施，为提高服务功能打实基础 1．档案事业发展关键在于人，要牢固树立人才资源是第一资源的思想，建立健全有利于优秀人才脱颖而出，充分施展才能的用人机制，提高档案人员爱岗敬业、钻研业务的积极性、创造性。鼓励档案员参加学历教育，进一步提高其科学文化素质。组织村级档案管理法律法规、业务知识、行业标准等培训，增强法制观念和服务意识，提高其档案工作水平。

2．加大经费投入，狠抓硬件建设。在实现村村都设置专门的档案库房，配置档案柜的基础上，更新相关的档案用具，使档案基础设施建设更加齐备。

（五）建立和完善制度，保障村级档案管理工作有序进行

1．健全文件材料立卷归档制度，规范立卷归档程序。档案资源承载着历史，档案资源建设是档案事业赖以生存与发展的基础，要从有利于档案事业发展、有利于服务党委、政府决策、有利于维护人民的利益出发，切实把档案资源建设工作抓紧抓实。凡是反映本村工作活动，具有查考保存价值的各种文件材料，都应归档保存，任何单位和个人不得据为已有或擅自销毁。

2．制定切实可行的档案借阅制度，加强档案保密性。要对档案查阅人、时间、目的等情况完整记录。归档前在公文制作中必须注意解决好规范化、标准化问题，为档案工作实现规范化、标准化管理打下基础。

（六）抓好服务关，进一步开发和利用好村级档案

建档管档的最终目的是为了开发利用。只有通过档案信息资源的开发利用，其价值和作用才能得到充分体现，潜在的效益才能得以发挥。为了让村级档案信息资源成为农民生产、生活的第一需要，建议采取以下三项措施：一是指导各村建立并利用电子阅览室，将现行公开红头文件，使每个村有个“政策超市”，使村民不出村就能查阅自己所需的文件；二是向农户发放《如何利用进行文件和本村档案》读本，方便农查阅；三是有针对性地开展编研工作，根据各村情况，指导他们从实际出发，编研一些《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇集》、《村史》等有实用价值的资料。

四、结束语

在农业和农村经济发展的新阶段，村级档案工作必须始终服务于农业和农村 5 经济发展、农民收入增加这个中心。我镇要深入研究新阶段农业和农村档案工作中的新情况、新问题，拓宽发展思路，创新工作方法，把握好农业和农村经济发展的机遇期，紧扣农村经济的战略性调整、农业科技创新、精神文明建设、基层民主政权建设以及农民群众最关心的直接利益问题开展服务，努力开创我镇村级档案工作的新局面。

[参考文献] [1]《档案管理基础》，王秀文，高等敎育出版社2000年6月

[2]《抓好村级档案工作之我见》，李金海，《浙江档案》2001年第1期 [3]《强化村级建档，推动服务“三农”》,德梅，《兰台世界》2004年第11期 [4]《关于村级组织档案管理工作的思考》，余伟，《中国民政》2005年第4期 [5]《强化村级建档，建设和谐乡村》，徐建锋，《档案与建设》2005年第9期 [6]《加强村级档案工作，服务农村各项建设》，施国芬、顾江峰，《档案与建设》2005年第9期

[7]《服务与发展是村级档案工作的核心和主题》，张俭世、付林虎，《陕西档案》2006年第2期

[8]《村级档案管理工作的调查与思考》，胡昌秀，《乡镇经济》2001年第8期 [9]《村级档案工作存在问题、原因及对策》，高峰、董涤修，《档案与建设》2001年第1期

[10]《麟游县村级建工作现状、问题及对策》，田万明、张俭世、王宏信，《论文选登记》，2004年

[11]《行政村档案工作的现状与对策》，李迎花，《论文选登记》，2004年 [12]《浅述加强村级档案管理》，鄢辉尧，《湖北档案》2002年第11期 [13]《村级档案工作现状与思考》，郑娟娟，《浙江档案》2000年第8期

企业档案管理系统功能设计 第3篇

一、测绘档案管理业务流程分析

其中测绘档案成果数据的归档包括:中心内部形成的数据归档 (即“内部归档”) 、福建测绘地理信息局范围内的数据归档 (即“外部归档”) 和中心收集的测绘生产使用的资料等归档过程;测绘成果的提供使用包括:国民经济建设各部门索取 (即“局外”) 、福建测绘地理信息局各生产单位索取 (即“局内”) 和中心内部各部门使用 (即“内部”) 三个过程。

根据福建地信中心具体的业务需求, 可将系统功能需求分为以下几个方面:一是测绘档案的题录和编辑。设计向导式界面, 提供灵活、多样的题录和编辑功能, 实现对测绘档案信息录入和编辑管理, 以及误码控制、数据刻录和档号的自动编制等功能, 为测绘档案的标准化和信息化提供工具平台。二是测绘档案的查询和浏览。基于GIS开发“按图索骥”的图形 / 图像搜索引擎、二次联想式查询, 并通过对属性值设计的管理数据模型, 完成统计和稽查, 为相关业务部门提供直观便捷的图属一体化平台, 实现测绘档案的快速查询、浏览、统计和分析。三是测绘档案的分发和服务。针对福建地信中心的测绘档案分发服务业务 (包括地形图、大地成果、4D数据、影像等) , 基于GIS开发测绘档案的信息查询、档案数据选择、调档、图单打印、统计分析、档案借阅等功能, 将各类档案的分发服务与后台互动操作集约到一起, 为日常业务开展提供方便易用的工具平台。四是测绘档案的存储与备份。福建地信中心根据档案管理需要, 采购了智能光盘库设备, 由于该设备是面向普通文书档案通用设备, 因此需要结合测绘档案的特点进行定制, 实现测绘档案的存储、调档、读取、备份等一系列功能。五是测绘档案目录网上发布。基于Web GIS、网络技术等手段, 将各类测绘档案成果在福建地信中心的网站上发布, 使其成为社会公众和同业部门的网上交流、业务咨询服务和信息反馈的窗口, 一方面为社会公众提供及时、便捷的测绘服务;同时也便于加强同业馆际交流、扩大不同部门间的项目合作渠道和信息交流。六是客户信息登记。开发客户信息的录入、编辑、查询等功能, 实现对客户信息的统一管理和更新维护, 并为测绘档案的分发提供基础信息。

二、系统总体架构

本系统基于测绘档案信息属性数据库和ARCSDE建立的测绘档案成果空间数据库, 采用ArcE ngine和Arc GIS Server, 以C/S+ B/S混合架构开发福建省测绘档案管理信息系统 (其中查询浏览子系统、客户信息登记子系统、分发借阅子系统、档案录入子系统、系统管理子系统和存储备份与归档子系统采用C/S架构, 目录信息发布子系统采用B/S架构) , 为福建地信中心的测绘档案成果的存储、管理、查询统计分析和分发服务提供一体化平台。总体架构图如下:

作为一个大型的测绘档案管理系统, 本系统由后台数据层、核心业务层、公众服务层三个层次组成。在三个层次中, 后台数据层是系统运行的基础, 运用现代最新存储技术、存储理念将各类测绘档案成果安全、高效地进行存储和备份;核心业务层是根据中心业务流程对测绘档案成果进行归档、查询、调用、借阅、分发、统计 ; 公众服务层是对外的接口, 为社会公众提供测绘信息的目录查询检索。

三、数据库设计

“三分技术、七分管理、十二分数据”是数据库建设的国际公认格言, 由此可见数据及数据库建设在系统建设中的重要性。数据库设计的好坏直接影响系统的性能。根据福建地信中心的业务需求, 应在内外网物理隔离环境中分别实现测绘档案的档案管理和档案信息发布, 因此数据库也分内外网分别进行设计。基于内网的福建测绘档案数据库设计为两个子库:档案题录信息数据库和空间数据库。福建地信中心馆藏各类档案题录信息数据以关系型数据表存储在档案题录信息数据库中, 同时为了直观地对档案成果数据进行管理, 将道路、水系、居民地、各级比例尺的结合表、其他档案成果范围等矢量数据存储在空间数据库中, 该空间数据库设计为Arc GIS的空间数据库 (Geodatabase) , 通过SQLSERVER2000和Arc SDE实现, 其数学基础如下:坐标系:大地坐标系;参考椭球:1975年国际椭球体;高程基准:1985国家高程基准;单位:度。两个子库之间通过档号进行关联。另外, 对于测绘档案数据实体 (譬如4D数据、影像数据等) 不在数据库中存储, 而是以文件方式存储于磁盘阵列 (在线) 、光盘库 (近线) 、磁带库 (离线) 中, 其位置信息存储在档案题录信息数据库中, 实现关联一体化管理。数据库总体结构如下:

基于外网的福建测绘档案信息目录数据库是在内网数据库的基础上进行数据抽取形成的, 其中档案题录信息存储在关系型数据库中, 抽取出的空间数据直接以文件数据库方式存储, 在ArcM ap中进行地图文档配置后通过Arc GIS SERVER进行服务发布, 包括背景空间数据 (包括境界、河流、公路、居民地等) 、结合表数据 (分纸质地形图、4D数据、大地成果等类型测绘档案的多尺度结合表) 、其他空间范围数据 (包括航空影像、遥感影像等测绘档案的空间范围) 、测绘档案目录信息 (与空间数据相对应的测绘档案目录属性信息) 。

四、系统功能总体设计

(一) 子系统划分原则。要使系统容易扩充, 就要使它的结构清楚, 所以, 把系统分成若干个符合一定要求的子系统 (或模块) 是很有必要的。子系统 (或模块) 的设计是独立进行的, 设计过程中需要不断地吸取用户调查提供的信息, 并且将他们与目前生产实践的需要及未来发展的可能结合起来, 不断进行修改, 最大限度地满足需求。

子系统是采用结构化设计方法进行系统总体设计的一个重要概念, 因此, 在系统总体设计中, 一项主要的工作就是确定子系统结构及其所承担的任务。系统由以下七个互相独立的子系统共同实现, 每个子系统按照其内部功能的相对独立性又划分为若干个模块, 每个模块执行一系列相互关联的具体功能。

(二) 查询浏览子系统。基于GIS开发“按图索骥”的图形/ 图像搜索引擎、二次联想式查询, 并通过对属性值设计的管理数据模型, 完成统计和稽查, 为相关业务部门提供直观便捷的图属一体化平台, 实现测绘档案的快速查询、浏览、统计和分析。

(三) 客户信息登记子系统。开发客户信息的录入、编辑、查询等功能, 实现对客户信息的统一管理和更新维护, 并为测绘档案的分发提供基础信息。

(四) 分发借阅子系统。针对福建地信中心的测绘档案分发服务业务 (包括地形图、大地成果、4D数据、影像等) , 基于GIS开发测绘档案的信息查询、档案数据选择、调档、图单打印、统计分析、档案借阅等功能, 将各类档案的分发服务与后台互动操作集约到一起。

(五) 档案录入子系统。设计向导式界面, 提供灵活、多样的题录和编辑功能, 实现对测绘档案信息录入和编辑管理, 以及误码控制、数据刻录和档号的自动编制等功能。

(六) 系统管理子系统。为了保障各项业务开展的独立性, 需要实现角色创建、权限分配和用户角色关联等功能, 为不同业务权限的用户设置权限范围。

(七) 存储备份与归档子系统。基于智能光盘库设备, 结合测绘档案的特点进行定制, 实现测绘档案的存储、调档、读取、备份等一系列功能。

(八) 目录信息发布子系统。基于Web GIS、网络技术等手段, 将各类测绘档案成果在福建地信中心的网站上发布, 使其成为社会公众和同业部门的网上交流、业务咨询服务和信息反馈的窗口, 一方面为社会公众提供及时、便捷的测绘服务;同时也便于加强同业馆际交流、扩大不同部门间的项目合作渠道和信息交流。

五、结束语

20世纪90年代以来, 我国的测绘事业取得了蓬勃的发展, 各种新技术、新产品不断出现, 测绘生产完成了从模拟技术体系向数字化生产技术体系的跨越, 正向着测绘技术信息化方向迅猛发展。因此, 加强测绘档案规范管理, 开展测绘档案信息化建设, 提升测绘科技档案管理的整体水平, 势在必行, 并成为测绘事业整体持续发展的重要组成部分。

摘要：本文基于国内测绘档案管理信息化建设的现实需要, 结合福建省制图院测绘档案管理信息系统建设的案例实际, 对测绘档案管理信息系统的设计与开发进行了深入探讨。

关键词：测绘资料,档案,管理,应用

参考文献

[1]周桥.分布式军事测绘资料管理系统研究[D], 硕士学位论文.解放军信息工程大学, 2003:9~17

[2]张正样.基于Arc Objects的地理信息系统二次开发与实现[D], 硕士学位论文.东北师范大学, 2003:13~24

企业档案管理系统功能设计 第4篇

关键词：智慧档案；档案管理系统；档案知识库

智慧城市的出现给档案管理带来挑战的同时也带来了契机，如果档案利用可以融入移动设备中，突破传统档案服务的时间和地点的限制的话，档案信息资源的利用效率将会大大提高。智慧档案管理系统是建设智慧档案馆的重点。

1 智慧档案管理系统的层次

智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。

档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。

2 智慧档案管理系统的资源

智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。

2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。

2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。

2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3 智慧档案管理系统功能设计分析

根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展性服务，其中扩展性服务体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。

3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。

3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。

3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。

3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。

档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。

3.5 档案知识推荐。智慧档案系统应该具备个人档案信息定制功能，或者通过用户认证界面以后的个人主页，或者是手机客户端APP软件来实现，以方便用户随时随地查阅是否有新的适合自己的档案资源。推荐方式：（1）档案知识库的统计，可以将热点词条、最新词条对用户进行推荐。热点词条可以通过点击、下载的统计量进行推介，最新词条可以通过发布日期进行推介。（2）知识目录定制功能：档案系统可以按照分类的标准制定知识目录，根据用户自己的选择显示在互联网个人主页或者APP软件中，供用户第一时间选择。（3）解禁档案的推送：解禁档案的推送可以通过解禁专题或知识目录定制功能进行推送。解禁档案一般来说都是有一定机密性的，解禁初期还是有很大的利用价值的，这样可以最大限度地发挥档案的社会价值，尤其是纸质档案，如果不进行推送，可能一直不会被利用。

3.6 用户评介与互操作服务。用户评介与互操作服务是指用户与系统、系统与系统之间的交互功能。一是用户帮助系统：这里面应该包含系统的使用说明、常见问题的解决办法、用户对系统的提问等内容，系统可以将用户的提问并带详细答案自动地收入到帮助系统，作为检索帮助供新用户使用。二是用户个人档案的上传，用户对档案的批注及使用反馈等信息的上传。三是与其他单位档案系统的关联检索，不一定需要提供全文，能提供题目和获取方式即可。这就要求档案系统应该建立开放的接口可以与其他档案系统互联。

参考文献：

[1]张晓林.机构知识库的政策、功能和支撑机制分析[J].图书情报工作，2008（1）：23～27，19.

[2]符春伟.档案管理系统的分析与设计[D].厦门大学，2014.

[3]张振.基于NET的档案管理系统的设计与实现[J].黑龙江档案，2015（1）：51.

[4]王清飞，刘琳.数字资源长期保存策略研究[J].江西图书馆学刊，2008（3）：33～35.

[5]曾娜.网络档案信息资源组织研究[J].档案学通讯，2010（1）：45～49.

企业档案管理系统功能设计 第5篇

马帅章、桑毓域（天津师范大学）

方昀（天津市档案局）

摘要：电子政务环境下，传统纸质文件的归档移交模式与体制已经不再适应新形势下电子公文的管理活动。本文尝试结合国内外电子文件管理标准和管理模式的相关经验，解析电子公文报送系统的基本概念与结构，对报送系统面临的复杂因素和实现的多元性目标进行分析，并从电子政府公文向档案部门移交报送流程出发，构建电子公文报送系统的功能需求分析模型及技术功能要求，旨在为电子公文报送系统研究和系统开发提供理论借鉴，也为电子文件中心和数字档案馆建设提供一些参考。

关键词：电子公文 报送系统 归档

Research on the functions for the system of Electronic document submitting

Ma Shuaizhang，Sang Yuyu（Management school of Tianjin Normal University，Tianjin 300387）Fang Yun（Archives Bureau of Tianjin，Tianjin 300191）

Abstract：Under the circumstance of E-government, the transferring module and management system on the traditional paper records cannot adapt to the management activities of electronic document in new time.With the related international standards and practical experiences within and out of our country, this paper not only introduces the basic concept and structure on system of electronic document submitting，but analyzes the complex conditions the system faces and the multi purposes which the system can bring.Meantime, in this paper the author tries to create the basic module of the basic functional requirements and technological function requirements which based on the considering of the electronic document processing from the electronic government to related archival institutions.The whole paper is to give theory references for the research of electronic document submitting and system development.Another purpose is to present some references for the construction of the Records Center and the Digital Archives.Keywords：Electronic document ；System of submitting；Filing

电子政务环境下，电子公文作为政务流程办公办事的载体，其流转、处理以及最后的归档保存关系到电子政务活动的顺利开展和有效运行。与纸质档案相比，由于电子文件自身许多新特点导致电子文件管理与传统纸质档案管理之间管理条件的限制与矛盾比较突出。从管理实践的角度可以看出传统文件归档移交机制已经难以适应电子公文的办理环境和现实条件。因而电子公文报送系统的设计和新的功能定位走进我们的视线。

一、电子公文报送系统的概念及结构分析

电子公文报送系统是对电子公文归档以及电子公文移交环节相结合的统称。随着各项政务性活动的完结，电子公文完成了公文流转的现实效用。归档环节的设置，为电子公文归档整理与报送移交之间搭建了桥梁。从电子公文归档整理环节至电子公文向档案馆的移交报送，该过程完成了电子公文从形成机关到保管单位的过渡。

从理论上讲，电子公文报送系统主要由电子公文归档环节与移交报送环节组成。根据当

前文档一体化的管理实际，我们在分析电子公文报送系统功能时要充分考虑电子公文流转这一前端控制过程，报送收尾阶段需考虑电子文件中心（数字档案馆）的接收需求。“归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要

①向前延伸，从文件生命周期的‘前端’就开始控制文件归档活动”。整体的系统设计理念会有助于系统最后的顺利运行。法国档案学者C．诺加雷指出：“档案工作者要考虑他们在文

②件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”前端控制观点得到很多电子文件研究者的认同。

二、电子公文报送系统面临的复杂因素和实现多元性目标的分析

（一）电子公文报送系统分析面临的复杂因素分析

作为整个报送系统的核心应用对象，公文一般具有法定性、规范性等特征。同时电子公文还有一些技术性特点：如电子公文信息的非人工识读性、对系统的依赖性、电子信息与特定载体之间的可分离性、信息存储的高内存高密度性等。

此外，我们设计架构电子公文报送系统的功能体系时还需关注以下几个问题： ①保持电子公文信息的原始记录和原始凭证问题、电子公文格式规范问题等； ②组织和管理问题；

③电子公文的法定归属和权责问题；

④系统设计原则：全程性、前端控制性等。

（二）电子公文报送系统的多元性系统目标的分析

从电子公文的移交和报送系统的传输单元来看，文件、文件夹以及数据库三级保管层需要各自采取专门保管技术措施。

从电子公文的管理模式看，在设计报送系统功能时需要考虑电子公文的形成背景和部门人员对公文的操作和控制的行为，以保障电子公文管理不影响电子公文的原始性。

从电子公文的载体看，系统设计功能目标要从技术上保证公文载体的稳定性，进而确保电子公文内容的稳定。

从电子公文的内容上分析，报送系统应该对电子公文内容的秘密等级、访问权限、可读取性等全程监测。“电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、③迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性”。技术上需要做周密的计划和实施才能实现该目标。

三、电子公文报送系统的功能需求分析

（一）总体功能需求分析

报送系统的总体功能分析需要站在整个系统的角度，并且需要贯穿整个系统流程进行宏观的功能定位和把握。

1、应报送电子公文范围的划定 参照我国《电子文件归档与管理规范》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等标准，根据地区实际确定捕获范围和制定捕获标准。在报送系统的接口需要设计电子公文的捕获范围数据对照和电子设备验证操作端口，按照相应的类别进行归档、移交报送。

2、电子公文报送的格式要求

系统数据管理标准应与国际标准接轨，并且要与我国电子公文形成系统兼容，这样才能确保数据的有效衔接。GB/T15489-1—2009中元数据的定义为“描述文件的背景、结构及其

管理过程的数据。”在元数据的选择上控制电子公文的报送格式规范和管理标准能够有效保持整个系统的格式统一。

3、电子公文报送的管理和权限

按照系统的功能要求和系统运行具体阶段的划分，报送系统参与人员需做出实际的系统操作控制并注意保密意识培养和全程跟踪的谨慎态度。同时，关于电子公文的实体归属和权限应该依照相关规定执行。

（二）分阶段详细功能需求分析

1、报送前

当前我国政府机构办公系统产生的电子公文有很多问题，例如电子公文的格式标准不规范统一、电子公文的质量参差不齐等。在系统的开发阶段需要将这些问题嵌入系统功能设计中。以下是基本功能构想：

 报送前审查：首先需要形成一个数据统计表，将立档单位准备移交报送的电子公文做一个初步的统计和目录备份。对归档的电子公文做初步的审查，包括是否齐全、是否合乎归档的格式要求等质量初审。系统设计可以利用系统对接的机会将此功能实现，起过滤作用；  格式规范转化：国家正在制定长期保存的电子文件格式，电子公文在归档报送前应将各种电子公文格式统一转换成国家规定的电子文件格式。需要注意的是格式转换前后公文内容必须保持一致。转换前原文备份可以暂时留存于立档单位，备以查考；  统一封装技术：统一的封装技术需要将同一份文件的不同组成部分进行绑定，以防数据传输过程中出现错乱；电子公文的说明文件、操作日志和公文格式修改记录等需要同时封装；封装后需要数字签名，立档单位与接收部门利用CA或通过加密的电子公务邮件进行报送手续的办理；  统计并留下保留系统数据：封装后需要将封装的电子公文进行二次统计，以系统文件的形式一式三份，一份立档单位留存，一份留在系统内部便于系统数据交换时的对照，另一份送至接收单位，提供质量检查的目录。

2、报送时

 报送时机的确定：立档单位做好报送前准备工作后，封装与数据的上传时机便可进行选择；

 系统对接：系统对接注意接口问题以及数据上传与打包功能；  集成化的传输技术：集成化的条件下批量数据的传输，足够的网络技术和集成化设备支持是基础；  网络应用：电子政务平台下，政务网与电子公文报送接收的档案部门之间的网络架构需要注意网络的传输速度、网络的安全保障以及网络传输数据的保密性等；  安全保障技术：封装、保密、防火墙的设置；从电子公文的物理层安全控制、系统层安全控制、应用层安全控制以及数据层安全控制进行安全防控；  传输中的封装管理：传输中需要进行相关操作需要及时报请系统管理人员，取得批准后方可进行慎重的修改与更换活动，且需要记录操作日志。

3、报送后

 电子公文封装拆包与复查：电子公文传输到档案部门后需要首先进行封装包拆除，进行质量的检查，参照相关的标准和报送前的电子公文统计目录进行；非规范性电子公文（包括不需要报送的以及不合乎规范的）可以进行适当回流，且数据往返传输时必须采取封装技术；

 电子公文的集中管理和存储：通过“安检”的电子公文可以直接导入电子公文数据

库中，等待下一步的操作；非在线传输的电子公文应该与在线传输的电子公文进行系统整合，形成新的电子公文目录，并及时反馈给立档单位进行备案；  开放条件的设定：在报送末端设立基本保管期限审核接口，传输过程一结束就应将符合开放条件的电子公文进行标识，与政务公开网进行直接的衔接；同时将开放电子公文的文件信息和备份传入集中管理的数据库；

 编研工作基础架构：在报送系统设计时将档案的编研要求和编研的需求考虑进去，对电子公文采取适当的转换和整理为编研工作做基础性准备。

在功能设计全程需要全面保障系统一些最基本的技术要求的实现。首先安全保密性功能是做好电子公文保密的关键，电子公文真实完整性和可读性要求也是实现系统功能的基本保证；其次还要从技术上满足整个系统的集成化、兼容性技术支持和可扩展性要求的条件。

电子公文报送系统的功能模型需要来源于实践管理的经验。如何安全、高效、易行的实现电子公文的报送过程是整个系统功能设计的焦点。实践中我们还需要不断摸索电子公文报送系统功能，在实践中对系统进行功能的改造和技术的创新。

注释：

①王强，李振生.以归档为契机的文件、档案一体化管理战略研究[J].山西档案 2004（5）.②蔡利剑.电子文件的前端控制[J].中国科技博览2010（5）.③冯惠玲 主编.《电子文件管理教程》，2001年中国人民大学出版社，2001年8月第一版.参考文献与标准规范：

企业档案管理系统功能设计 第6篇

作者

（单位）

摘要：主要阐述了如何利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发人事档案管理系统，介绍了人事档案管理系统数据库的建立和系统的各项功能及各项功能的实现方法。该系统由主画面和子画面组成，界面美观，操作简单，能大大提高工作效率，适用于企事业单位的人事档案管理。

关键词：数据库；管理；人事档案

1前言

随着信息技术的发展，人事档案的信息化管理已经是企业必然的选择，特别是Internet 以及企业网站的日益普及，各级人员希望能够迅速、快捷地查询档案资料，这就要求人事档案管理系统要具有网上查询的功能。随着人事变动的增加，人事档案数据日益庞大，人事档案管理系统的复杂度也随之提高，要求达到使用高效、安全存储的目的。

为配合企业信息化进程，采用实用型关系数据库V-FOXPROW编写了人事档案管理系统，改系统具有良好的图形用户界面，操作方便，简单易学，它能更好地实现人事档案的微机化管理，减轻人们负担，提高工作效率。

2档案管理系统的功能设置

本系统开发以高内聚、低耦合为基本设计原理，并以自顶向下逐步求精的数据结构流程模式进行问题的分解，结合档案管理系统中业务流、数据流、人机边界、数据接口等将档案系统进行自然语言的流程设计。

根据档案管理的要求和我中心的实际情况，对本系统的运行平台作出如下要求：本系统的客户端程序要求运行在Windows98或以上的Windows操作系统平台上，数据库服务器也采用Windows平台，客户端程序与数据库服务器的连接模式采用Client/Server(C/S)模式，客户端软件与数据库系统进行直接通讯处理。因本系统中数据处理流程相对简单，数据传输要求较高，因此本系统采用结构简单的单层数据处理方法，所有数据处理流程均在服务器端

完成，从而不涉及中间件的数据处理。客户端软件要求不限制同时在线的操作用户数量。

2.1 用户及操作人员权限设置

本系统的用户分管理员和普通用户。管理员的职责是负责对使用用户、数据表式、数据显示格式的设置、修改，以及数据库备份和数据库还原工作。普通用户由于工作职责不同拥有不同的使用权限；档案资料的增加及修改权、档案库的查询统计权、档案报表和各类证明材料的打印权，以及人事代理管理权，各种权限可以进行组合分配。用户在使用档案管理系统时要求根据相应的用户名称及该用户的密码进行登录，登录后系统将根据当前用户所获得的权限分配相应的功能权限。

2.2 查询统计功能

查询统计功能要求有多种较智能化的查询统计方式，在系统中要求将查询统计分类为单项查询、综合查询、单项统计、综合统计四项，单项查询及单项统计是针对档案项目中某一项进行的全匹配或部分匹配的查询统计；综合查询及综合统计则是根据档案库中所有项目进行的全方位智能化查询统计，其查询统计的方式有完全匹配(即等于)、大于、小于、包含(模糊方式)、范围等，可根据不同的条件进行组合条件查询。

2.3 打印功能

打印功能主要是嵌入在查询统计功能中，要求实现查询统计结果的打印、档案保管证明、工作简历(工龄)证明以及调档函的打印，此外还要能实现常用的档案报表和档案清单的打印。系统的实现环境和总体方案设计

人事档案管理系统是在IBM微机上的WINDOWSXP操作系统下，利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发而成的。该系统根据人事档案管理要求，分为人事档案数据库和数据库管理两部分。人事档案数据库根据需要建立34项基本内容，每一项有一个名称、数据的类型和最大长度。一个人员的34项内容构成一个记录。其中数据的类型有：字符型、数字型、日期型、备注型。数据库管理部分按照对数据库的操作不同，分为主画面模块和功能模块。

主画面模块用来完成会员档案管理系统的数据录入、修改和功能设置。整个程序的工作是在主画面模块的控制下，根据用户的要求，选择不同的功能模块来完成对数据库指定的操作。功能模块包括∶姓名查询模块、电话查询模块、前插记录模块、后插记录模块、增加记录模块、删除记录模块、打印记录模块、导向记录模块及综合查询模块，用来完成档案建立

和维护、档案查询、档案输出等系统功能。本系统程序采用模块化设计，有利于扩充程序的功能，以满足用户的各种要求。系统编程调试及运行情况

根据总体方案要求，利用V-FOXPROW提供的开发系统，编写出人事档案管理系统软件。由于该系统为模块化设计，因此采取调试的方法是:单个模块调试→各功能模块与主画面模块相结合调试→整个系统调试。调试正常后，利用开发软件提供的项目管理器及编译功能完成程序的编译，形成XX.EXE执行文件。

该系统软件经调试后，在不同类型的微机上(带有WINDOWS中文版操作系统)安装使用，运行正常。本软件除完成主要功能的程序设计外，还完成了一些辅助功能的设计。如:进入系统需要输入保密口令；检查是否有重记录功能；采取一些保护措施，即使用户操作上有错误，系统也能正常运行，并给出一些提示，帮助你完成任务；系统程序中设计了“序号”自动增减功能，可以大大方便用户，免除了在增减记录和插入记录时修改序号带来的麻烦，提高工作效率；设计中还考虑到画面前后的一致性，在没有查询到记录和打印输出完记录后，仍回到原来的记录；综合查询部分能够对人员的任意情况进行查询、排序、组合，可同时输入26个条件进行查询。所有这些，给用户的使用带来很大方便。使用效果

通过调查和用户反映，该人事档案管理系统运行正常，可靠性强，效果良好。

(1)采用计算机对工会会员档案进行管理，打破了传统式的会员档案管理模式，可以达到高水平的信息存储、查询、打印，它不仅节省人力，使人们从繁琐枯燥的劳动中解放出来，大大提高工作效率，而且可以减少人为的差错，能正确、及时地提供人员档案资料。

(2)传统卡片式管理，会员个人资料项目固定，且内容较少，而工会会员档案管理系统可根据需要，灵活添加所需内容，且项目数量增多，可以包含会员基本情况，使得会员档案管理更具有灵活性和实用性。同时，工会会员档案的调转非常容易。

(3)为科学决策某项工作提供依据。由于各种查询、统计和打印的便捷性、准确性，使该系统成为许多工作不可缺少的助手，为工作的科学决策和顺利进行奠定了基础。

(4)提高了人们使用现代化工具的意识，带动了其它工作的微机化管理，同时也为今后的人员档案信息共享提供了有力的保证。

5结语

通过以上数据表与数据库及应用模块的设计，我们完成了人事档案管理系统的设计，该系统不仅可以提高工作效率和档案管理的准确性，而且非档案管理人员也可以通过内部网随时了解自己的情况，为今后数字化档案管理系统的整体建设奠定了基础。

参考文献

[1]晶辰工作室编.VISUAL FOXPRO6.0操作指南[M].北京：人民邮电出版社，1998

[2]张之超编.VISUAL FOXPRO6.0开发指南[M].北京：人民邮电出版社，1999

[3]孙伟.人事档案管理系统的设计[J].中国科技信息，2005，(06)

09企业文件档案管理系统 第7篇

【项目背景】

对于企业而言，文档是重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。于是开发企业文档管理系统成为一种可能。

【功能需求】

企业文件档案管理系统的基本功能主要包含：文档集中存储、简单存储、文件搜索（全文搜索、高级搜索、搜索筛选等）、标签组功能（分组标签，方便文档查找和分类）、收藏夹功能（方便文档收藏和查找）、文档日常操作（新建、复制、移动、修改、删除等操作）、文档在线查看、基于浏览器的在线word编辑、文档排它性修改(锁定与解锁)、图纸在线预览、自动生成PDF、流媒体播放技术（支持对音频、视频文件的播放）、文档批量上传下载、文档多版本管理、消息订阅、消息邮件、文档共享、文档审批流程、文件生命周期管理等。

【技术功能需求】

企业原辅材料管理系统功能设计 第8篇

随着物资品种的增加和管理水平的提升, 常州宝菱重工机械有限公司 (以下简称“宝菱重工”) 对物流管理的要求也越来越高, 原物流系统已无法继续满足公司物流中心的管理现状。宝菱重工以原有物流系统为原型, 通过梳理管理流程、分析管理需求, 提出了解决方案。

1 系统目标

(1) 全环节的信息输入管理, 实现物流环节物资管理的信息化和无纸化办公, 提高信息反馈速度, 降低工作强度, 提高工作效率;

(2) 具备完整的信息处理功能, 满足财务关于原材料成本归集、材料库龄结构分析等各项存货管理的需求, 降低存货管理的风险;

(3) 实现生产计划的进度核销, 协同生产计划辅助管理;实现动态库存查询, 有效提高信息的使用效率。

2 系统设计

2.1 系统角色

本系统定义了4种业务角色:系统管理员、保管员、核算员、数据查询人员。

(1) 系统管理员主要任务是为保管员、核算员分配物资品种的管理权限、分配仓库管理权限、维护系统基本数据等。

(2) 保管员在物资品种及仓库的授权范围内, 负责每日进出单据的信息输入及库房盘点。

(3) 核算员在物资类号的授权范围内, 负责核对保管员输入单据的正确性、库房盘点、月度物资分析及物资月度结转。

(4) 数据查询人员主要指其它部门的人员对物流数据的访问及使用。

2.2 系统模块

物流原辅材料管理系统从功能上可以划分为:物流权限管理、基本数据维护、原辅材料收发管理、统计查询功能、其它辅助功能, 结构如图1所示。

2.3 模块功能

2.3.1 权限管理

(1) 保管员权限:

分配保管员物资品种及管理仓库的权限;

(2) 核算员权限:

分配核算员物资类别的权限。

2.3.2 基本数据维护

基础数据维护内容包括物流库房、物资科目、物资品种、供应商代码设置等基础数据维护。

(1) 物流库房:

物流库房登记。其作用是当保管员输入入库单时, 物资只能存放在保管员授权的仓库内。

(2) 物资科目:

构建物资类别树、建立物资帐套、为物资类别设置核算员。物资类别树如图2所示。为了解决数据量过于庞大、系统响应速度慢的问题, 本次系统设计采用帐套管理的办法, 一个帐套对应一个物资类别, 建立一套物理数据表;在建立物资帐套时系统按当前日期生成一个会计期间。

(3) 物资品种:

登记管理公司所有物资品种的编码及物资信息。

(4) 供应商、部门代码设置:

通过设置代码, 快速搜索供应商和材料领用部门, 提高数据录入速度。采购供应商, 使用资材系统评定合格的合格供方;公司组织机构, 使用人事系统设置的部门机构;临时供应商, 由物流管理员负责维护。

(5) 日记账整理:

当库存因不可预见原因出现错误时, 使用本功能可以进行数据修复。

2.3.3 原辅材料收发管理

原辅材料收发管理是系统的核心功能, 包括入库管理和出库管理。入库管理分资材采购入库、委外加工入库、盘盈3种类型;出库管理分生产领料、产品投料、委外加工出库、调剂销售、盘亏5种类型, 其中产品投料部分又划分为产品投料登记和投料实施两个过程。本模块的数据流程图见图3, 各模块主要功能如下:

(1) 材料出库应根据材料的先进先出原则生成出库单价和库存的扣减。

(2) 实现产品投料功能与生产管理接口。根据生产投料计划登记材料投料信息, 并将信息同步更新到项目入库表中;物流收到分厂投料信息反馈后, 根据投料登记信息实施材料出库, 并将信息同步更新到项目出库表中。

(3) 材料的入库出库应按会计期间进行区分。在当前会计期间内保管员可直接删除出入库记录;非当前会计期间的记录, 只能通过红冲进行库存恢复。红冲操作是指对整张单据进行红冲。

(4) 产品投料、委外加工出库应具备钢材利用率的维护功能。

2.3.4 统计查询功能

系统查询功能分3个级别:仓库保管员级的查询、核算员级的查询、综合查询。

(1) 仓库保管员级的查询, 仅向仓库保管员开放, 用于查询该保管员所管理物资的入库、出库、库存情况及统计分析报表。

(2) 核算员级的查询, 仅向核算员开放, 用于查询核算员所管理物资类别的入库、出库、库存情况及统计分析报表, 也可按物资类别下物资品种的保管员进行查询。

(3) 综合查询, 为其它部门提供物资数据的查询访问及分析报表。

2.3.5 其他辅助功能

(1) 月度结转:

按物资类别进行库存月度结转, 并产生新的会计期间。

(2) 原辅材料数据导入:

提供固定电子表模板, 按模板格式进行物资品种信息维护及前期库存整理, 然后通过本功能将相关数据导入系统。

3 数据库设计

本系统根据物资类别建立物资帐套, 每个帐套有材料入库表、材料出库表、材料进出对应关系、材料日记账目表、材料投料登记表、材料投料BOM明细表组成。其中材料进出对应关系表主要管理材料入库与出库记录多对多的对应关系;材料日记账目表是材料入库与出库记录的流水账, 为了加快系统的查询速度, 采用数据冗余的办法, 在进行材料入库与出库操作时, 同步更新此表。数据表的关系如图4所示。

4 系统测试

为了提高系统数据处理的正确性, 系统测试伴随着系统开发过程展开。

4.1 单元测试

在开发完一个功能模块后设计测试用例进行白盒测试。主要是对模块接口、局部数据结构、重要的执行路径、出错处理、边界条件等方面进行测试。

4.2 集成测试

采用增量式集成测试, 就是将通过单元测试的功能模块按系统结构组合起来进行测试。

4.3 系统测试

系统开发完毕完成所有软件、硬件配置及内部测试工作后, 在物流中心进行软件试运行, 通过使用发现漏洞和不足之处, 对系统做进一步完善。

4.4 系统特点

(1) 系统运行稳定、安全可靠;

(2) 系统最大限度地实现了易安装性、易维护性和易操作性;

(3) 数据保密性强, 用户对应不同的权限级别;

(4) 功能结合公司物流管理流程, 贴合实际、操作简单、信息查询灵活、方便、快捷、准确;

(5) 多元化的数据输出格式。

5 结束语

物流原辅材料管理系统通过对公司物流职能管理范围内物资从入库、出库、对外销售及物资盘点等管理业务进行全方位控制和管理, 同时结合公司对物流环节存货管理、材料成本管理及计划管理的需求, 集成了公司资材管理系统、生产管理系统等信息化系统, 通过信息共享的方式, 从而有效体现了物流环节作为公司采购环节和生产环节之间承上启下的作用, 实现了物资信息流和物资资金流的有效整合, 充分满足了公司关于物流管理的基本需求。

参考文献